În prezent, în Chișinău funcționează în jur de 2 000 de afaceri cu specific de alimentație publică. Asta înseamnă restaurante, cafenele, cantine etc. Deși acest sector a fost unul dintre cele mai afectate de pandemie, acum se pare că își recapătă pozițiile. Mai mult decât atât, alimentația publică trezește un interes tot mai sporit atât din partea consumatorilor, cât și din partea investitorilor. Anterior, ți-am povestit despre contabilitatea în afacerile din comerț și din domeniul producerii. Iar astăzi îți vom vorbi despre specificul contabilității pentru afacerile din domeniul alimentației publice.
Pentru început, trebuie să precizăm că nu orice afacere unde se vinde mâncare este o afacere din domeniul alimentației publice.
Alimentația publică este o sferă de activitate complexă, care îmbină în sine atât procesul de producție, cât și procesul de vânzare. Asta înseamnă că se ocupă, pe de o parte, de fabricarea sau producția preparatelor culinare și, pe de altă parte, de comercializarea acestor preparate.
Restaurantele, cafenelele, cantinele sunt afaceri din domeniul alimentației publice. Tot afaceri din domeniul alimentației publice sunt și barurile, cofetăriile, patiseriile și simigeriile.
Ion are în vânzare: ceai, cafea, suc, covrigei, ciocolate și croasante pe care le cumpără de la furnizori. Afacerea lui Ion nu este o afacere din domeniul alimentației publice. E o afacere din domeniul comerțului.
Ion are în vânzare: ceai, cafea, suc, covrigei, ciocolate și croasante de producție proprie. Asta înseamnă că afacerea lui Ion este una din domeniul alimentației publice. De ce? Pentru că Ion se ocupă și de producerea preparatelor culinare, și de comercializarea lor.
Important! O afacere din alimentația publică POATE să aibă în vânzare, pe lângă preparatele culinare de proprie producție, și alte produse precum: apă, sucuri, biscuiți, vinuri etc.
Apropo, afacerile din alimentația publică sunt foarte diverse. Și, mai nou, nu e neapărat nevoie să dețină un spațiu fizic pentru deservirea clienților. Ceea ce înseamnă că în această categorie se includ și localurile de tipul take away (nu există un spațiu unde clienții ar putea consuma preparatele culinare) sau așa-numitele „dark cuisine” (când există doar o bucătărie unde se pregătesc bucatele, care ulterior urmează a fi livrate spre consumator).
Adevărul e că toate afacerile, indiferent de domeniu, au nevoie de contabilitate. Odată ce vrei să activezi legal și transparent, trebuie să achiți impozite, respectiv, ai nevoie de un contabil care să te ajute cu asta.
Totodată, contabilitatea se ocupă de monitorizarea și sistematizarea informațiilor ce țin de veniturile și cheltuielile companiei. Drept urmare, te va ajuta cu tot ce ține de achiziționarea mărfurilor, depozitarea lor, evidența stocurilor etc.
Chiar dacă normele contabilității sunt unice pentru toate tipurile de activitate, acestea diferă atunci când e vorba de diferite ramuri. Drept urmare, și contabilitatea pentru afacerile din domeniul alimentației publice are particularitățile sale.
Citește și: Cunoaște contabilii DAD Accountant! @Anastasia
Contabilizarea intrărilor mărfurilor la depozit și evidența materiei prime necesare pentru producția preparatelor culinare
Pentru orice afacere din domeniul alimentației publice este esențial ca tot traseul parcurs de marfa pe care o comercializează să fie monitorizat și documentat. De regulă, circulația mărfurilor în afacerile din alimentația publică include următoarele etape:
Pentru că unitățile de alimentație publică lucrează cu volume mari de stocuri de mărfuri și materiale, uneori gestionarea acestora poate fi o problemă.
Pentru ca un restaurant, de exemplu, să activeze eficient, e important să se ducă evidența stocurilor. În primul rând, stocurile trebuie să fie suplinite la timp. Altfel, bucătarii nu vor avea din ce să gătească, iar restaurantul își va pierde clienții.
Nici prea multe mărfuri nu e bine. O cantitatea mai mare (decât e nevoie) de materie primă, generează cheltuieli în plus (pentru păstrarea materiei prime). Ori pierderi (dacă materia primă ajunge să se altereze și să fie aruncată). De aceea evidența stocurilor e un aspect esențial pentru orice afacere din domeniul alimentației publice.
Încă o componentă importantă în alimentația publică o reprezintă procesul de producere. Aici e nevoie de o monitorizare strictă a cantităților necesare de materie primă, a timpului de care e nevoie pentru prepararea unui fel sau altul etc.
Bucătarul trebuie să știe exact de câte kg de legume, carne, verdețuri și condimente are nevoie pentru a prepara, de exemplu, 10 porții de zeamă. Dacă acest calcul nu va fi corect, produsele se vor irosi sau clienții vor rămâne nemulțumiți. Totodată, pentru fiecare produs furnizat/pregătit este necesar să faci o fișă de producție sau de consum de materie primă, pe care să o iei în calcul în contabilitate.
Un alt aspect important pentru afacerile din domeniul alimentației publice ține de formarea prețului de vânzare. Acesta se constituie în baza prețurilor de achiziție a produselor (sau a materiei prime) plus adaosul comercial.
În afacerile din alimentația publică, prețul se stabilește ținându-se cont de sinecostul preparatelor culinare (costul materiilor prime folosite) și adaosul comercial (care trebuie să acopere cheltuielile de producție și vânzare și să genereze profit). Totodată, vei ține cont de puterea de cumpărare și vei analiza piața și prețurile concurenților. Dacă la concurenți prețurile sunt cu mult mai mici, iar calitatea produselor e aceeași, cel mai probabil, oamenii vor alege să cumpere de la ei.
Încă un aspect important pentru alimentația publică este vânzarea preparatelor culinare. La această etapă, trebuie să fii atent la decontarea fiecărei porții.
Să analizăm un exemplu! Ai cumpărat x kg de carne și ai preparat x kg de friptură. Din x kg de friptură au ieșit 20 de porții. Ai vândut tot, dar ai uitat să decontezi 2 porții. Aceste 2 porții nu pot, pur și simplu, „să dispară”. Și invers, nu poți să ai 25 de porții vândute, dacă inițial ai pregătit 20 de porții.
Dacă ai vândut toată marfa, ai rămas fără materie primă, dar nu ai încasat banii sau dacă ai încasat banii, dar ai rămas cu surplus de materie primă, înseamnă că fișa de producție nu este corectă. Când fișa de producție e elaborată corect, materia primă nu ar trebui să fii pe minus sau pe plus.
Dacă însă ai revizuit fișa de producție și ai constatat că nu există nicio eroare, ar trebui să ei în calcul o posibilă fraudă.
Citește și: Optimizarea fiscală în 2024 – ce soluții ai?
În alimentația publică (și nu numai), toate etapele de lucru sunt interdependente. Bucătarul va putea găti numai dacă stocurile vor fi suplinite la timp cu o cantitate suficientă de materie primă. Chelnerul va putea deservi clienții repede numai dacă bucătarul va prepara bucatele în timp util. Clienții vor deveni clienți fideli numai dacă vor fi deserviți bine și vor rămâne satisfăcuți de calitatea bucatelor. Aprovizionarea stocurilor depinde de cerere, de numărul clienților și a comenzilor etc.
Ca un restaurant să funcționeze ca la carte, toate aceste procese trebuie să fie bine puse la punct. În acest sens au fost concepute tot felul de softuri. Acestea le permit chelnerilor să monitorizeze comenzile per masă, se înregistrează timpul care a trecut din momentul înregistrării comenzii până când clienții au fost deserviți. Se fixează toate plățile (card sau numerar). Se poate afla astfel, când cererea e mai mare, ce preferințe au clienții, când e nevoie de suplinit stocurile, de cât timp e nevoie pentru a deservi o masă, pentru a pregăti un fel de mâncare, dacă e sau nu nevoie de a face rezervări etc.
Un exemplu de astfel de soft este softul iiko. Acesta conectează toate structurile afacerii într-un sistem unic de gestiune. Astfel, poți monitoriza: rezervările, managementul clienților, bucătăria și procesele de producere, productivitatea angajaților, stocurile, vânzările, livrările etc.
Contabilitatea afacerilor din domeniul alimentației publice e una complexă. Aceasta presupune prelucrarea unui volum mare de informații ce țin de evidența stocurilor, intrarea mărfurilor, achitările, circulația mărfurilor în unitate, stabilirea prețurilor, întocmirea rapoartelor financiare etc. Drept urmare, orice antreprenor din domeniu are nevoie de un contabil competent.
Aici, există câteva opțiuni. Poți angaja o persoană pe intern. Dar în acest caz îți asumi niște cheltuieli suplimentare (salariul contabilului, taxele adiacente, amenajarea unui loc de muncă, lucrări de mentenanță, procurarea gadgeturilor necesare și a softurilor contabile etc.) Totuși, aceasta opțiune e cea mai bună pentru cei care au o afacere mare, care realizează un număr mare de tranzacții, lucrează cu un volum considerabil de marfă și cu o varietate mare de produse culinare.
O altă opțiune e externalizarea. De exemplu, la DAD Accountant, găsești servicii de contabilitate în regim outsourcing. Asta înseamnă că o echipă de specialiști (contabil-șef, contabil, asistent contabil) se va ocupa de contabilitatea afacerii tale la distanță. Tot ce se va cere de la tine e să ne livrezi informațiile necesare în timp util. O astfel de colaborare se face în baza unui contract, iar prețul e personalizat (pentru că depinde de mai mulți factori).
O altă opțiune este să le combini pe primele două – colaborarea cu o companie de contabilitate și angajarea unei persoane in house (contabil sau operator), care să se ocupe de introducerea documentației primare și să elibereze facturi.
Vezi și: Pentru cine lucrează contabilitatea?
Dacă ai nevoie de servicii de contabilitate în regim outsourcing, contactează-ne și hai să stabilim o întâlnire. În cadrul întrevederii o să-ți oferim toate informațiile de care ai nevoie pentru a înțelege dacă serviciile noastr esunt potriivte pentru tine. Totuși, nu-ți vom spune prețul din start. Vom solicita niște informații, le vom analiza și vom reveni cu o ofertă personalizată pentru afacerea ta.
2022-06-28
Știai că pentru diferite tipuri de produse și servicii diferă cotele TVA care se aplică? Aceste cote pot fi în...
Mai mult
2022-05-31
Știai că 4 din 5 locuitori ai RM au un card de plată? Potrivit studiilor, numai în 2020, numărul plăților fără...
Mai mult
2021-11-16
În noul episod de DAD Podcast, l-am avut drept invitat pe Ștefan Chiricuță, Director Executiv la rețeaua de fast food...
Mai mult
Acasă 
