În ultimii ani, tot mai mulți antreprenori sunt tentați să-și deschidă o afacere în domeniul comerțului. Asta, în mare parte, pentru că acest sector al economiei este unul foarte dinamic și prezintă o varietate mare de direcții de dezvoltare. Iată de ce, ne-am gândit să venim cu un articol informativ în care să-ți vorbim despre specificul contabilității pentru afacerile din comerț.
Afacerile din comerț sunt acelea care se ocupă cu achiziționarea produselor și vânzarea lor cu un preț mai mare, în scopul obținerii unui profit. Cu alte cuvinte, dacă ai cumpărat niște mărfuri de la X și intenționezi să le vinzi lui Y, felicitări! activezi în domeniul comerțului.
Comerțul poate fi făcut cu amănuntul sau cu ridicata. Comerțul cu amănuntul e atunci când cumperi o cantitate de mărfuri relativ mică și o vinzi la bucată. De obicei, dacă faci comerț cu amănuntul, cumpărătorii tăi vor fi persoane fizice, care vor cumpăra pentru a-și satisface propriile necesități.
Ion are un magazin de produse alimentare în satul Viișoara. Pentru a aproviziona magazinul, Ion cumpără produse alimentare de la diferiți producători din R.M. De exemplu, cumpără pâine de la „Franzeluța”, bomboane de la „Bucuria” și lactate de la „Căsuța mea”. Apoi le vinde la bucată oamenilor din satul Viișoara pentru necesitățile lor.
Comerțul cu ridicata mai e numit și en-gros și e atunci când cumperi cantități mari de mărfuri cu scopul de a le vinde altor comercianți (persoane juridice) care, la rândul lor, vor vinde cu amănuntul.
Alex face comerț en-gros. El cumpără cereale în cantități mari de la liderii din sate, apoi le vinde magazinelor tot în cantități destul de mari. Magazinele, la rândul lor, vor vinde cereale în cantități mici cumpărătorilor locali.
Mai sunt și unități comerciale cu activitate mixtă (și cu ridicata, și cu amănuntul).
Contabilitatea se ocupă de monitorizarea și sistematizarea informațiilor ce țin de veniturile și cheltuielile unei companii. Drept urmare, e un aspect important pentru orice afacere, indiferent de domeniul de activitate. Iar comerțul nu este o excepție.
Dacă activezi în comerț, ai de-a face cu procese precum: achiziționarea mărfurilor, depozitarea acestora, evidența stocurilor, introducerea documentației primare, eliberarea facturilor, documentația ce ține de returnări etc. Iar asta înseamnă că, vrei, nu vrei, ai nevoie de contabilitate.
În primul rând, e esențial să documentezi tot traseul parcurs de marfa pe care o comercializezi. Începând cu achiziționarea acesteia și încheind cu predarea către cumpărătorul final. De regulă, circulația mărfurilor în unitățile comerciale include următoarele etape:
În prima etapă, cea de achiziționare a mărfurilor, e important sa înregistrezi toate mărfurile imediat ce acestea au ajuns la tine. Totodată, e important sa ai și documentația care sa confirme ca ai plătit pentru aceste mărfuri.
Uneori furnizorii îți pot cere să achiți în avans. Sunt cazuri când chiar tu poți fi cel care să solicite marfa în avans și să realizezi plata mai târziu. Sau poate sa fie așa că plătești imediat ce cumperi marfa.
Tot la această etapă, e important să monitorizezi momentul în care marfa îți este livrată. Adică, ajunge în depozitul tău. Acest lucru se poate întâmpla imediat. Uneori însă livrările pot să întârzie. Adică, tu ai achitat, dar furnizorii, din anumite motive, amână livrarea mărfii. În alte cazuri marfa poate fi livrată mai devreme. Ca să nu-ți scape nimic, e esențial să fii atent la aceste aspecte.
Atunci când aprovizionezi mărfurile, contabilitatea monitorizează următoarele aspecte. În primul rând, dacă momentul intrării mărfurilor în întreprindere coincide cu momentul în care aceste mărfuri au fost receptate și facturate.
În al doilea rând, contabilitatea va urmări momentul în care mărfurile au fost achitate. Poate fi vorba de o achitare în avans, de o achitare imediată sau poți achita mai târziu.
Pentru ca afacerea ta să funcționeze, trebuie să te asiguri că ai o cantitate suficientă de mărfuri ca să acoperi cererea fără a-ți înceta activitatea. Pentru asta, la depozitele unităților comerciale se creează stocuri. Dacă stocurile sunt insuficiente, acest fapt poate duce la sistarea activității. Dacă însă stocurile sunt prea mari, acest lucru poate genera cheltuieli suplimentare (cheltuieli legate de păstrarea mărfurilor).
În cea de-a doua etapă, stocarea, e important să monitorizezi cantitatea și tipul mărfurilor stocate. Astfel, vei ști când e nevoie de suplinit anumite stocuri și când ai suficientă marfă. Totodată, acest lucru te va ajuta sa eviți furturile sau alte situații neplăcute.
Acum, toate procesele de evidență a stocurilor pot fi automatizate. Pe piață exista o mulțime de softuri menite să ajute afacerile din comerț să simplifice procesele de muncă. Acestea te ajută să economisești timp, să monitorizezi fiecare produs, să faci mai ușor inventarierea. De obicei, în aceste softuri, fiecare produs are o denumire, i se acordă și un cod. Acest fapt simplifică mult procesul de evidență a stocurilor. Astfel, practic oricine dintre angajații tăi poate face asta (fie vânzătorul, fie un operator etc.)
Citește și: Servicii de contabilitate pentru afacerile din industria de producere
Aici vorbim despre toate mișcările mărfurilor în cadrul companiei. După achiziționarea produselor, acestea pot fi duse spre o altă filială pentru a fi depozitate acolo temporar. Această depozitare temporară implică anumite costuri – ambalarea, transportare, depozitare în sine.
Dacă de transportarea mărfii te ocupi de sine stătător, acest lucru presupune niște cheltuieli. Dacă însă apelezi la serviciile unei companii de livrare, asta va presupune cu totul alte cheltuieli.
Sunt și cazuri când, pentru a vinde o anumită marfă, e nevoie de o pregătire specială. De exemplu, e nevoie să o ambalezi și să investești în promovare. Toate aceste mișcări și toate tranzacțiile legate de ele trebuie să fie înregistrate și reflectate în documente.
Citește și: Planificarea financiară – ce metode alegi pentru afacerea ta
Cea de-a treia etapa – vânzarea, nu e mai puțin importantă. La această etapă, trebuie sa ai grijă să emiți documentația de ieșire a mărfurilor. În afacerile din comerț, e vorba de tot felul de bonuri, cecuri și alte acte însoțitoare ale produselor. Fiecare produs vândut trebuie scos din stoc. Astfel încât stocurile să reflecte situația de facto, situația reală.
Dacă ai o afacere cu un volum mare de tranzacții, va fi mai mult de lucru. Dacă sunt puține tranzacții, totul se rezolvă mai repede.
De obicei însă, afacerile care vând cu amănuntul, au o varietate mare de mărfuri și un număr considerabil de tranzacții. În astfel de cazuri, cel mai bine e să automatizezi procesele. După cum ți-am spus, există tot felul de programe menite să te ajute să duci evidența stocurilor și să înregistrezi fiecare tranzacție făcută.
Contabilitatea va monitoriza dacă momentul vânzării coincide cu momentul livrării. De asemenea, se va urmări și momentul în care s-a făcut plata pentru marfa vândută (în avans sau imediat).
În prezent, ai mai multe opțiuni pentru a duce evidența contabilă. Poți angaja un contabil in house care să se ocupe de asta. Sau poți încheia un contract de colaborare cu o firmă de contabilitate care prestează servicii în regim outsourcing. Ori poți combina aceste două variante. Să colaborezi cu o firmă de contabilitate, care să lucreze la distanță, și, totodată, să ai și o persoană pe loc, care introduce documentația primară, eliberează facturile, urmărește stocurile etc.
Fiecare dintre aceste variante are avantaje și dezavantaje. Pe de o parte e bine să ai un om alături, care în orice moment poate veni în biroul tău să-ți răspundă la întrebările pe care le ai. Pe de altă parte, e mult mai econom să colaborezi cu o firmă.
De exemplu, la DAD Accountant, îți punem la dispoziție o echipă. De la tine se cere să ne oferi informația solicitată, iar specialiștii noștri se ocupă de restul. Și faptul că muncim la distanță nu influențează în nici un fel comunicarea. Îți răspundem la toate întrebările legate de contabilitate și fiscalitate. Tu doar trebuie să întrebi.
Așa cum îți spuneam sunt avantaje și dezavantaje. Totuși, dacă ai o afacere mare, realizezi un număr mare de tranzacții, lucrezi cu un volum considerabil de marfă și cu o diversitate mare de produse, cel mai bine e să optezi fie pentru un contabil in house, fie să combini colaborarea cu o companie de contabilitate și angajarea unei persoane in house (contabil sau operator), care să introducă documentația primară și să elibereze facturi.
Dacă însă ai o afacere mică, cu puține tranzacții, poți opta liniștit pentru o colaborare cu o companie de contabilitate.
Indiferent de alegerea pe care o vei face, e esențial să știi – contabilitatea nu se va ocupa de toate procesele: introducerea documentației primare, eliberarea facturilor etc. Aceste lucruri nu intră în responsabilitățile contabilității. De aceea trebuie să te asiguri că ai o persoană responsabilă care se ocupă de acestea. Poate fi vânzătorul sau poți angaja un operator.
Contabilitatea e un partener, care îți asigură spatele, minimizând riscurile ca afacerea ta să se confrunte cu anumite probleme. Are grijă să achiți impozitele și taxele către stat, ca să nu fii penalizat. Dar pentru ca acest partener să funcționeze bine, e esențial să-i livrezi contabilității în timp util toate informațiile solicitate. Contabilul nu va veni în depozitul tău să verifice dacă ceea ce apare pe stoc (în documente), e și de facto în depozit. Aici, responsabilitatea îi revine administratorului.
Vrei să afli mai multe detalii despre particularitățile contabilității pentru afacerile din comerț? Contactează-ne!
Vizionează și: Studiu de caz – managementul financiar și afacerile din domeniul comerțului | DAD Expert
2023-05-11
Se știe deja că la 1 iulie 2023 va expira termenul de desfășurare a activității de comerț în baza patentei....
Mai mult
2022-12-27
Există impozite și taxe pe care trebuie să le achite orice antreprenor, indiferent de domeniul în care activează. Dar există...
Mai mult
2022-03-09
În acest episod de DAD Podcast îl avem invitat pe Ion Curmei, administratorul agenției de turism Panda Tur. Discutăm despre...
Mai mult
Acasă 
