De ce angajații tăi pleacă în primele 3 luni? - DAD Human Capital

De ce angajații tăi pleacă în primele 3 luni și cum inducția corectă rezolvă această problemă?

27.07.2020

Mulți angajatori consideră că procesul de acoperire a unei poziții vacante se finalizează în momentul în care noul angajat  se prezintă în prima zi la serviciu, ceea ce e total greșit.

Nu este suficient să aduci în organizație persoana cea mai talentată sau cu cele mai dezvoltate abilități profesionale, ci este esențial ca ea să se integreze în mediul de lucru din organizația ta.

Să formezi o echipa este doar începutul, să rămâi împreună este progresul, să lucrezi împreună este succesul. (Henry David Thoreau)

Un nou job reprezintă pentru noul angajat un factor de stres suplimentar, presupunând efortul de adaptare la o nouă organizație, o nouă echipă, un nou birou, noi contacte interne și externe, iar uneori chiar o nouă industrie sau un nou oraș. Un alt factor de stres e legat de faptul că noul angajat trebuie să dobândească o mulțime de cunoștințe într-un timp foarte scurt.

Un sistem greșit de inducție a noului angajat duce la creșterea considerabilă a ratei plecărilor din organizație în primele zile sau primele 3 luni de activitate în cadrul companiei.

Unu din zece angajaţi noi pleacă din companie în primele 30 de zile de la angajare.

Tot mai multe companii din Republica Moldova se confruntă cu problema fluctuației, în special cele care neglijează procesul de inducție a noilor angajați.

După un proces dificil de recrutare, care implică resurse financiare, umane și de timp, angajatul pe care l-ai găsit și care îți pare aproape ideal, poate să dispară în câteva zile. Iar ciclul ar fi următor: suni candidații, îi programezi la interviu, iar din 10 vin 5 sau 6. Şi din acei 5 sau 6 care vin la interviu, angajezi doar unul. Iar din tot acest proces de recrutare, din totalul celor noi angajaţi, 10% dispar în primele 30 de zile.

În acest articol, vom prezenta ce este un proces de integrare, de ce este indicat să îl implementați în organizația ta, cum să faci acest lucru și care sunt pașii exacți de punere în acțiune.

Ce presupune inducția angajaților sau onboarding-ul?

  • Cunoaşterea companiei şi a departamentului: 
    valorile, viziunea, misiunea, istoria, stuctura, cultura organizaţională, obiectivele companiei şi ale departamentului din care face parte noul angajat.
  •  Cunoaşterea rolului şi a cerinţelor postului (cele formale îi sunt cunoscute în urma procesului de recrutare, dar mai ales cele informale):
    KPI / indicatori de performanţă, programul de evaluare a performanţelor, obiectivele. Fără clarificarea acestor aspecte ne putem aştepta oricând la neperformanţă sau chiar la neproductivitate (angajatul nu are o claritate a rolului, a sarcinilor şi a proceselor prin care trebuie să îşi îndeplinească task-urile).
  •  Cunoașterea planului individual de carieră:
    organigrama, ierarhia posturilor, cerințele și beneficiile ascensiunii în post, planul de training-uri și dezvoltare.
  •  Cunoaşterea politicilor şi a procedurilor (îndeosebi legale obligatorii!):
    regulamente de ordine interioară, securitatea și sănătatea în muncă, acordarea diferitelor tipuri de concedii, plata orelor suplimentare, sistemul de beneficii.
  •  Cunoaşterea diferitelor aspecte administrative: 
    program de lucru, programul pauzelor, dacă există flexibilitate, utilizarea anumitor echipamente, rezervarea sălilor de meeting, dress-code (dacă există), utilizarea anumitor resurse/consumabile.

Multe dintre companile din Republica Moldova nu au implimentat un sistem de inducție a noilor angajați, neconștientizând beneficiile pe care le poate aduce. Altele, deși au început dezvoltarea unor proceduri de onboarding, mai au multe de îmbunătățit. Presupun că ați auzit feedback-uri de genul: ,,Am ajuns în prima zi la muncă și am așteptat 3 ore până mi-a fost instalat laptopul” sau ,,Am început stagierea urmărind colegii cum lucrează, fiind nevoit să aștept 2 zile ca să mi se procure laptop”.

Un program bine pus la punct de integrare oferă următoarele avantaje:

  • Reduce fluctuaţia de personal;
  • Asigură noilor angajaţi toate informaţiile necesare și facilitează astfel,  procesul de adaptare;
  • Reprezintă o introducere organizată şi firească în tradiţiile şi valorile companiei;
  • Oferă o bună înţelegere a sistemului de comunicare în cadrul companiei;
  • Oferă claritate mai mare a responsabilităților fiecărui angajat;
  • Sporeşte performanţele în muncă;
  • Crește nivelul de angajament în rândul angajaților;
  • Reduce nivelul de stres a noilor angajați;
  • Face angajații mai motivați și mai fericiți.

Un sistem eficient de inducție nu neapărat trebuie să fie, ,,scump”, dar trebuie să fie ,,diferit”.

Majoritatea angajatorilor vor rezultate de la noii angajați chiar din primele zile sau săptămâni, dar totodată vor să nu fie deranjați de noii membri ai echipei. Dar oare ce ar trebui să-i oferim noi noului angajat?

În continuare vă prezentăm care sunt etapele de integrare a noilor angajați.

Un manager sau un specialist HR organizat va avea mereu o listă pe care să o urmeze, în orice procedură. Așadar, să vedem ce activități trebuie realizate, ca parte a procesului de integrare a noilor angajați:

Înainte de prima zi de muncă a noului angajat

  • Pregătește spațiul de lucru – biroul fizic, mobilă, laptop, telefonul de serviciu, accese în sistem, materiale de birotică;
  • Pregătește toate documentele necesare de a fi semnate (contractul de muncă, fișa postului, lista actelor necesare pentru dosarul personal, actele aferente SSM);
  • Discută cu managerul direct, pentru a te asigura că totul este pregătit pentru noul membru al echipei sale;
  • Conferă accesele necesare și creează conturile de care va avea nevoie, de exemplu cont de e-mail, la softurile sau platformele interne.

Cu câteva zile înainte de data începerii contractului cu noul angajat, îți recomandăm să îi expediezi un e-mail.

Conținutul acestui mesaj va cuprinde scopul și agenda primei zile de muncă. Acest e-mail nu trebuie să fie foarte lung, sau dificil de înțeles, însă trebuie să fie prietenos.

Mesajul trebuie să conțină detalii concrete care vor ajuta noul angajat să fie mai bine pregătit pentru prima zi de lucru.

De exemplu:
E-mail de ”Bun Venit” în companie

Subiect: Bun venit (Numele noului angajat) în echipa noastră

Dragă (Numele noului angajat):

Ne bucurăm să te primim în echipa noastră, de aceea îți urăm bun venit!
Cu siguranță experiența, cunoștințele și abilitățile tale vor maximiza eficiența departamentului nostru.
Te așteptăm la sediul companiei pe data de 3 August, la ora 09:00. Codul nostru vestimentar este business casual, așa că vino cu ceva confortabil, dar totodată prezentabil! Te vei întâlni cu ,,Elena” la recepție. Ea îți va oferi badge-ul de acces, după care te va conduce către noul departament din care vei face parte, unde te voi întâlni.

Iată cum va arată agenda primei tale zile de muncă la noi:
09:00 Întâlnire cu noii colegi și prezentarea noului tău birou;
10:00 Discuții cu Ana, managerul nostru HR despre descrierea jobului și stabilirea obiectivelor tale de orientare, învățare și contribuție în cadrul companiei;
11:00 Cunoștință cu ghidul nostru de Cultură organizațională;
12:00 – 13:30 Prânzul cu mine și noii tăi colegi de muncă;
13:30 – 14:30 Introducere a softurilor pe care le vei folosi cel mai des în companie;
14:30 – 17:00 Întâlnire cu Mihai și Maria- noii tăi colegi de echipă cu care vei colabora cel mai mult.

Dacă ai întrebări înainte de prima zi de lucru, nu ezita să mă să suni la (număr mobil).
Încă o dată, suntem încântați să te avem în echipă și așteptăm să fi alături de noi.

Salutări,
(Semnătura managerului)

În prima zi de muncă a noului angajat

  • Prezintă-l echipei, fă-i o introducere memorabilă, întâlnește-l în mod original, dar și foarte prietenos;
  • Discută cu el despre post, despre sarcini și responsabilități;
  • Condu-l într-un tur al clădirii. Turul de familiarizare implică și prezentarea locurilor în care acesta e necesar să aibă acces (ex: bucătăria, locul pentru recreare, etc.);
  • Prezintă-i valorile, misiunea și viziunea companiei, programul de lucru, dress code-ul, etc.;
  • Desemnează un mentor, un buddy – cineva care să îi fie alături în această perioadă de început;
  • Scoate-l la o cafea sau la prânz cu restul echipei;
  • Oferă-i ghidul de cultură organizațională care ar cuprinde: istoria companiei, valori, norme comportamentale, tradiții și evenimente, istorii de succes și eroii companiei, contacte importante.

În prima săptămână

  • Informează-l despre primele proiecte la care va lucra și setează obiective pentru 2 sau 3 luni.

În prima lună

  • Stabilește întâlniri – pentru a-i oferi sfaturi, pentru a-l întreba cum se descurcă și pentru a-i oferi feedback constructiv;
  • Oferă-i materiale pentru dezvoltare personală: cărți, instrucțiuni, ghiduri, video training;
  • Încurajează-l să interacționeze cu echipa nu doar la muncă, ci și în afara biroului;
  • Lista de pași poate continua la nesfârșit, însă important este să ținem cont de aspectele profesionale și personale ale angajaților noștri și să le luăm în considerare în egală măsură;
  • În acest moment poți deja să evaluezi procesul de integrare. Poți observa ce a funcționat și ce nu și poți cere opinia noului angajat, pentru îmbunătățirea procesului pe viitor.
  • Eliminați procedurile inutile.
    Dacă doriți ca noul angajat să se integreze cât mai repede, nu-l copleșiți cu tone de documente pe care să le parcurgă. Pentru a evita această problemă, puteți crea și folosi o listă cu elementele procesului de integrare și să vă asigurați în fiecare zi că parcurgeți fiecare pas.
  • Pachetul de bun-venit în companie.
    Este un gest tot mai mult apreciat de către noii angajați. Puteți să îi puneți pe birou un mic pachet cu articole de birotică personalizate, un tricou personalizat, o cană cu logo-ul companiei, etc. Pachetul de bun venit va fi ales în dependență de valorile și misiunea fiecărei companii.
  • Prezentarea companiei, a misiunii și a valorilor.
    Această parte, cunoscută și sub numele de ,,induction” este esențială pentru ca noul angajat să se adapteze la cultura organizațională și să se integreze cât mai rapid. Acest pas al procesului de integrare se realizează de obicei de un membru al echipei de HR și are loc în prima zi de muncă, pentru ca începând cu cea de-a doua zi, noul angajat să poată trece la instruirile specifice postului ocupat.
  • Prezentarea rolului în companie.
    Aici nu ne referim doar la fișa postului, document desigur esențial în orice raport de muncă. Vorbim despre rolul fiecărui angajat în companie. Este în avantajul organizației ca noul angajat să aibă clar sensul muncii sale, contribuția în economia organizației ca întreg. Mai mult, este important să i se prezinte beneficiile pe care compania le aduce în lume în general și pe piața muncii.
  • Conturarea unui plan de dezvoltare profesională.
    Una dintre strategiile companiilor pentru o integrare eficientă este stabilirea unui plan de dezvoltare profesională pentru cel puțin 6 luni a fiecărui nou angajat. Sugerăm luarea în considerare a unei perioade de 1 an. Este o modalitate de motivare a angajatului. Prin setarea unor obiective clare de performanță, acesta va fi motivat să parcurgă pașii necesari pentru a avea o carieră frumoasă în cadrul organizației. În plus, se va simți apreciat încă de la început.

Foarte important! Nu stabili obiective vagi, fără sisteme clare de măsurare. Nu uita că feedback-ul este esențial – managerul direct trebuie să aibă întâlniri constante cu noul angajat pentru a monitoriza progresul în atingerea obiectivelor de performanță.

Angajații de azi, în special generația Y (millennials), sunt extrem de sensibili, iar lipsa unui proces de integrare poate genera cu ușurință demotivare și pierderea interesului. Acestea pot duce la plecare din companie, ceea ce generează costuri nedorite.

,,Onboarding-ul” este un proces care merită atenție sporită. Nu îl creați pe fugă, sau pentru că ,,așa trebuie”. Important este să găsiți structura potrivită pentru organizația dumneavoastră și să aveți specialiști care să vă susțină în acest parcurs.

Cât durează perioada de integrare?

Nu există o durată standard, depinde de anumiți factori. Onboardingul poate coincide cu perioada de probă (de obicei 3 luni) sau poate să continue pe parcursul a 6 – 12 luni.

La nivel de companie se va decide durata perioadei de integrare, având în vedere următorii factori:

  • caracteristicile postului ocupat de noul angajat;
  • experiența într-un post similar;
  • politicile și procedurile aplicabile în organizație;
  • potențialul profesional al noului angajat.
  1. Primele sarcini stabilite de către manager – trebuie să nu fie foarte complexe, dar să îl implice cât mai mult în activitatea firmei, să îi ocupe timpul pentru a se simți util.
  2. Desemnarea unui îndrumător (mentor) pentru noul angajat. Managerul are obligația de a numi un mentor pentru noul angajat.
  3. Este important ca noul angajat să înțeleagă corect urmatoarele aspecte:
    – strategia și obiectivele organizației;
    – responsabilitățile sale de bază;
    – obiectivele personale, KPI-urile;
    – comportamentul solicitat pentru a-și îndeplini obiectivele;
    – regulile pe care trebuie să le respecte.
  4. Instruirea noului angajat – la locul de muncă (managerul, mentorul, trainerul intern) sau în alte domenii: IT, resurse umane, financiar; Instruirea este un pas extrem de important în procesul de integrare al noului angajat pentru că presupune informarea despre oportunităţile de dezvoltare profesională în cadrul organizaţiei, identificarea nevoilor de training ale noului angajat, fixarea parametrilor de performanţă şi a obiectivelor pe termen lung.
  5. Evaluarea procesului de integrare se face prin:
    – Realizarea unor interviuri periodice cu noii angajați, punctându-se fiecare dintre etapele stabilite în Graficul integrării;
    – Stabilirea încă de la angajare a unor obiective de performanță și criterii de evaluare; la finalul perioadei de probă, noul angajat va fi evaluat pe baza elementelor de mai sus. Monitorizarea, evaluarea și sustenabilitatea programului de integrare a noului angajat presupune o atentă colectare de feedback din partea noului angajat privind impactul asupra sa al derulării programului de integrare.

Fii alături de angajații tăi, începând cu primele lor momente petrecute în cadrul companiei dacă îți dorești ca ei să fie alături de tine pentru o perioadă îndelungată.