Administrarea documentației de personal - Servicii de recrutare

Administrarea documentației de personal

11.08.2022

De câți ani ești în domeniul afacerilor? Un an? Cinci? Zece? Fie că ai experiență sau nu, încă din primii ani, dar ce ani, chiar din primele zile, ai înțeles că vei avea de furcă cu multe verificări, revizii și evaluări. Fiscul, Inspecția Muncii și Serviciul Sanitaro-Epidemiologic de Stat sunt doar câteva dintre organele de control din RM cu care, mai devreme sau mai târziu, se întâlnește fiecare agent economic. Și nimeni nu vrea să aibă probleme cu acestea. De aceea e bine ca toate lucrurile să fie puse la punct și toate actele în regulă.

Astăzi însă ne vom opri la documentele de personal, vom vorbi despre cât de important e ca aceste acte să fie administrate corect și ce beneficii ai tu din asta.

Care sunt principalele documente de personal

Poate că te gândești la contractele de muncă, ordinele de angajare și fișele personale. Da, și acestea. Dar nu numai. Documentația de personal include:

  • Contracte (contractul colectiv de muncă, contractul individual de muncă, contractul de confidențialitate, contractul cu privire la răspunderea materială etc.);
  • Regulamente (regulamentul cu privire la angajarea salariaților, regulamentul cu privire la desfășurarea anchetei de serviciu etc.)
  • Cereri, ordine și procese-verbale;
  • Statele de personal;
  • Dosarele personale, fișele de post, tabelele de pontaj etc.
  • Organigrama.

De ce e important ca documentația de personal să fie administrată corect?

Dacă pe scurt, imaginează-ți că treci vama cu propriul automobil. Ți se cer actele personale (pașaportul sau buletinul) și documentele pentru automobil, asigurarea, cartea verde etc. Începi să cauți prin buzunare și prin mașină. Nu le găsești. Dai de o asigurare expirată. Treaba se întinde și ghici ce va urma… nu mai pleci nicăieri. Și toate astea ți se întâmplă anume din cauza faptului că nu ai avut actele în ordine.

Dacă însă totul e pus la punct, orice verificare va trece ca un lucru ordinar, iar tu vei continua să-ți desfășori activitatea liniștit.

Ce presupune administrarea documentației de personal?

De obicei, fiecare companie are un om sau un departament responsabil de HR. Ori caută o firmă specializată în domeniul respectiv, încheie un contract și firma ceea își asumă să se ocupe de administrarea documentației de personal și de alte lucruri ce țin de resursele umane.

Ce presupune asta? Specialistul HR are grijă ca actele să fie elaborate și completate corect, în conformitate cu specificul activității tale. De exemplu, dacă ai o afacere unde se lucrează după un alt grafic decât cel standard, persoana noastră se va asigura ca totul să fie legal. Totodată, specialistul pe resurse umane urmărește ca documentația să fie înregistrată, sistematizată și actualizată, astfel încât să corespundă cu situația de facto (dacă un angajat pleacă în concediul de maternitate, dacă i se schimbă funcția sau statutul sau dacă există alte modificări ce țin de salariu, grafic de lucru etc.). Asta face ca firma ta să fie asigurată în caz de control și să nu existe niciun motiv pentru amenzi sau alte sancțiuni.

Citește și: Cum să atragi angajați buni chiar dacă oferi salarii mici

Administrarea-documentației-de-personal_DAD-Human-Capital-2

De ce să alegi serviciile DAD Human Capital?

Nu o să-ți promitem marea și sarea, pentru că nu avem obiceiul de a induce lumea în eroare. În schimb, îți vom spune concret ce o să obții dacă alegi să-ți externalizezi serviciul de administrare a documentației de personal și să ne încredințezi nouă această responsabilitate.

La DAD Human Capital, avem grijă ca toate actele ce țin de personal să fie întocmite conform legislației. Asta înseamnă că toți salariații tăi vor lucra în baza unui contract individual de muncă, va exista un contract colectiv de muncă, salariile vor fi calculate corect și la timp, în funcție de numărul de ore lucrate de fiecare persoană. Ceea ce înseamnă că angajații tăi vor ști că muncesc legal și se bucură de toate beneficiile sociale, vor lucra după un grafic prestabilit și vor primi salariul pe care l-au negociat la interviul de angajare.

Toate aceste lucruri îi vor face pe oamenii tăi să se simtă în siguranță în compania ta și să te perceapă ca pe un angajator sigur. Ce obții din asta? Crede-ne, muuulte.

  • În primul rând, vei avea o rată mai mică a fluctuației de personal. Oamenii nu pleacă de acolo unde le este bine, unde văd că totul e transparent și unde au o claritate și o siguranță în ceea ce ține de actele semnate cu angajatorul.
  • În al doilea rând, îți va fi mult mai ușor să angajezi. Într-adevăr, din cauza emigrărilor masive din ultimii ani, pe piața muncii din RM există un deficit de personal. Asta însă nu va mai fi o problemă pentru tine. Oamenii caută de muncă inclusiv prin recomandări, iar acolo unde condițiile sunt bune, vor toți.
  • Pe de altă parte, cu cât mai mulțumiți sunt angajații tăi, cu atât mai mică e probabilitatea ca aceștia să depună o plângere la vreun organ de control. Drept urmare, atunci când documentația de personal e administrată corect, nu trebuie să-ți faci griji că ai putea să te pomenești cu vreun control inopinat pe capul tău. Pentru că nu încalci nimic. Și chiar dacă Inspecția Muncii te va vizita, va fi o verificare de rutină. Când activezi transparent și toată activitatea ta este reflectată în acte ce pot demonstra acest lucru, nu are de ce să-ți fie frică.
  • Totodată, documentația de personal administrată corect te asigură în cazul în care se întâmplă vreun accident de muncă sau vreun conflict între salariați și administrație. Iar la DAD Human Capital, avem grijă ca salariații tăi să fie informați despre riscurile profesionale și urmărim ca să ai în colectiv o persoană instruită în SSM (securitatea și sănătatea în muncă).

Administrarea eficientă a documentației de personal îți permite să-ți dezvolți afacerea. La DAD Human Capital, sistematizăm toată informația legată de angajații tăi, statele de personal, mărimea salariilor, graficul de muncă și graficul concediilor etc. Având aceste informații organizate într-o formă clară, vei putea să-ți creezi o imagine de ansamblu despre starea lucrurilor în compania ta. Vei ști câți angajați ai, dacă cineva urmează să plece în concediul de maternitate, când anume și pentru cât timp, vei putea decide dacă mai ai sau nu nevoie de oameni noi, vei ști dacă ai bani pentru salarii, dacă salariații tăi progresează și când trebuie să promovezi o persoană. Înainte de a planifica anumite ședințe sau deplasări, vei lua în considerare graficul concediilor ca să nu te pomenești că ai o întâlnire importantă, iar directorul tău financiar sau juristul e în concediu.

Cu alte cuvinte, reprezentanții DAD Human Capital îți furnizează toate informațiile de care ai nevoie pentru a ști în ce direcție trebuie să meargă compania ta.

Un alt avantaj pe care îl ai la DAD Human Capital este mai multă siguranță. Când există un contract colectiv de muncă, contracte individuale de muncă etc., întocmite după toate rigorile, acestea contribuie la îmbunătățire considerabilă a raporturilor dintre tine și salariații tăi. Nu te vei trezi că ai rămas peste noapte fără un specialist important. Vei ști din timp când trebuie să începi să cauți un om nou și când e cazul să pui capăt colaborării cu unii dintre salariații tăi. În plus, vei fi sigur că salariile angajaților tăi sunt stabilite în conformitate cu cerințele legislației.

La DAD Human Capital te ajutăm să reduci la minimum riscul de a fi amendat sau sancționat din cauza unor încălcări legate de condițiile de muncă din compania ta. Nu facem minuni, dar dacă ești deschis spre colaborare, noi facem tot posibilul și chiar un pic mai mult pentru ca documentația de personal să corespundă legislației, iar tu să fii scutit de orice probleme cu legea.

Mai ai întrebări despre administrarea documentației de personal sau poate vrei să afli mai multe detalii despre oferta noastră, contactează-ne acum!