Cum ne asigurăm că clienții înțeleg informațiile contabile

Una dintre grijile pe care și le fac majoritatea afacerilor care apelează la serviciile noastre de contabilitate țin de comunicare. Mai exact, de modul în care le vom furniza informațiile contabile. Antreprenorii vor să fie siguri că echipa de contabilitate va comunica și va raporta rezultatele financiare și fiscale într-un mod clar și ușor de înțeles. Și e firesc. Pentru că în caz contrar, nu ar obține niciun beneficiu. Dacă nu înțelegi care e situația financiară a propriei afaceri, nu prea ai cum să o dezvolți. Iată de ce astăzi venim cu un articol din care o să înțelegi cum furnizăm informațiile contabile către clienții noștri și cum ne asigurăm că aceste informații sunt raportate într-un mod clar și ușor de înțeles.

În ce mod informațiile contabile mă ajută să-mi dezvolt afacerea

Contabilitatea furnizează informații utile atât pentru administrația companiei, cât și pentru instituțiile statului.

Pe de o parte, informațiile furnizate de contabilitate ajută afacerile să activeze transparent și legal. Asta înseamnă că se vor evita amenzile și penalitățile din partea instituțiilor statului. Iar taxele și impozitele vor fi achitate la timp.

Pe de altă parte, echipa de contabilitate oferă administratorului informații cu privire la modul de gestionare a resurselor de care dispune compania. Aici vorbim de resurse financiare, materiale și umane. De asemenea, contabilitatea furnizează informații despre evoluția producției obținute, costurile de producție, veniturile realizate etc. Ajutându-l astfel să ia decizii bazate pe cifre.

Informațiile contabile. Ce face o echipă de contabilitate outsource

La DAD Accountant, echipele sunt formate, de regulă, din 3 persoane. E vorba de contabilul-șef, contabil și asistentul contabilului. Fiecare are responsabilitățile sale.

Asistentul contabilului se ocupă cu înregistrarea tranzacțiilor financiare în sistemul contabil, pregătirea documentelor contabile, cum ar fi facturi, chitanțe etc.

În sarcinile contabilului intră verificarea tranzacțiilor financiare în sistemul contabil, analiza documentelor contabile, pregătirea rapoartelor financiare etc.

Contabilul-șef se ocupă de organizarea lucrului în echipă, setarea particularităților contabile pentru fiecare client, verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile și consilierea clienților în luarea deciziilor fiscale.

Expertul DAD – despre raportarea informațiilor contabile către clienți

Am discutat despre asta cu colega noastră, Elena Condrea, team leader la DAD Accountant, și am rugat-o să ne spună de ce e important ca antreprenorii să înțeleagă informațiile furnizate de contabilitate și ce instrumente utilizăm la DAD Accountant pentru a asigura o comunicare eficientă cu clienții în ceea ce privește rezultatele lor financiare și fiscale.

Ce informații contabile furnizăm clienților noștri? Cât de des?

La DAD Accountant, adaptăm frecvența furnizării informațiilor contabile în funcție de nevoile și cerințele fiecărui client. În general, informațiile financiare sunt furnizate lunar, trimestrial și anual.

Lunar se expediază:

• Raportul debitori/creditori;
• Raportul cu impozite calculate;
• Informația privind situația TVA preliminar;
• Informații despre plafonul de înregistrare ca plătitor TVA;
• Informații privind plățile recurente.

O data la 3 luni contabilul verifică toată balanță companiei clientului și prezintă următoarele rezultate:

• Volumul vânzărilor timp de un trimestru;
• Profitul sau pierderea înregistrată;
• Impozitul efectiv în baza rezultatului financiar obținut;
• Se confirmă restanțele la împrumuturi;
• Se confirmă bunurile existente la companie etc.

Aceste informații sunt prezentate trimestrial clientului într-o versiune preliminară. La închiderea anului, clientul primește un raport final care conține informațiile exacte, coordonate și confirmate în cadrul procedurii de inventariere. Acest raport final oferă o imagine completă și precisă a situației financiare a companiei la sfârșitul anului și poate fi utilizat pentru raportarea financiară și luarea deciziilor strategice.

Ce metode folosim pentru a asigura o comunicare eficientă cu clienții?

• Comunicăm printr-o aplicație specială sau pe e-mail, pentru a partaja informații și documente într-un mod rapid și securizat.
• Însoțim rapoartele financiare cu explicații detaliate, pentru a oferi context și clarificări suplimentare, ajutând clienții să înțeleagă mai bine informațiile prezentate.
• Evităm terminologia contabilă complexă și explicăm conceptele financiare într-un mod ușor de înțeles pentru toți.
• Organizăm întâlniri online sau offline cu clienții pentru a discuta rezultatele financiare și fiscale. Aceste întâlniri ne permit să răspundem la întrebări, să oferim clarificări și să asigurăm o înțelegere completă a informațiilor prezentate.

E important ca antreprenorii să înțeleagă informațiile contabile?

În ce mod aceste informații îi pot ajuta pe antreprenori?

Fiecare informație prezentată de contabilitate are o relevanță mare pentru client.

Raportul debitori/creditori, de exemplu, permite identificarea debitorilor cu întârzieri de plată sau creditorilor cu termene scadente apropiate, ca ulterior să se prioritizeze plățile și să se gestioneze lichiditățile. Tot acest raport ajută administratorii să identifice clienții cu probleme financiare sau furnizorii cu risc crescut și să ia măsuri preventive pentru a minimiza expunerea la riscuri.

Citește și: De ce serviciile de contabilitate sunt mai scumpe dacă firma ta interacționează cu TVA

Raportul cu impozite calculate furnizează informații despre impozitele calculele și datorate, asigurând astfel că clienții își îndeplinesc obligațiile fiscale în mod corect și la timp. Aceasta le mai permite să planifice bugetul și să ia în considerare aceste costuri în strategiile lor financiare și de afaceri.

În ansamblu toate informațiile furnizate de contabilitate au același rol:

• Permit luarea deciziilor informate;
• Ajută la planificarea corectă a bugetului;
• Asigură respectarea cerințelor fiscale și legale;
• Descriu rentabilitatea unei afaceri.

Cum procedăm în situațiile în care clienții nu înțeleg anumite aspecte ale rezultatelor financiare și fiscale prezentate de contabilitate?

Totul se rezolvă prin comunicare. Noi suntem mereu deschiși și disponibili pentru a răspunde la neclaritățile clienților. Dacă nu ne reușește comunicarea scrisă sau telefonică, o întrevedere cu contabilul-șef sau team leaderul asigură explicarea informațiilor într-un mod clar și ușor de înțeles.

Clienții noști au posibilitatea să solicite informații suplimentare sau rapoarte personalizate în funcție de nevoile lor specifice? În ce condiții?

Clienții au posibilitatea să solicite informații suplimentare legate de activitatea companiei lor. Dacă aceste informații se încadrează în competența contabililor, ele vor fi furnizate în urma stabilirii unui termen rezonabil pentru toate părțile implicate.

Cu toate acestea, dacă clientul are nevoie de servicii care depășesc competența contabililor, cum ar fi o analiză în dinamică a rezultatelor financiare sau întocmirea unor bugete, atunci se va face legătura cu departamentul Advisory, responsabil de furnizarea acestor informații.

În astfel de cazuri, clienții vor fi informați că aceste servicii suplimentare implică costuri suplimentare care vor fi negociate în funcție de complexitatea și volumul muncii implicate.

Îți mulțumim, Elena!

Dacă ai nevoie de servicii de contabilitate în regim outsourcing, contactează-ne și hai să stabilim o întâlnire. În cadrul întrevederii o să-ți oferim toate informațiile de care ai nevoie pentru a înțelege dacă serviciile DAD Accountant sunt potrivite pentru afacerea ta. Între timp, aici poți vedea prețul aproximativ pentru serviciile noastre.

Autori:

Elena Condrea, expert
Cristina Malache, copywriter

• Facebook
• YouTube
• Telegram
• LinkedIn
• Instagram
• TikTok