Mulți antreprenori la început de cale aleg să se ocupe de toate procesele ce țin de afacerea lor. Inclusiv de contabilitate. Unii speră că în acest mod vor economisi. Alții cred că numai astfel vor putea să controleze tot ce se întâmplă în companie. Această decizie însă nu e cea mai potrivită. Un antreprenor care e ocupat cu toate procesele operaționale riscă să nu reușească să facă alte lucruri mai importante din afacere: să gândească strategii, să negocieze cu furnizorii, să identifice oportunități etc. Iată de ce azi vorbim despre externalizare. Mai exact despre tipurile de servicii contabile și care dintre serviciile contabile ar trebui să fie externalizate.
Pentru început hai să clarificăm un lucru: nimic nu TREBUIE. Nu suntem aici ca să-ți dictăm ce să faci și ce să nu faci. Totuși, din observațiile noastre și din experiențele pe care ni le-au împărtășit mai mulți antreprenori de succes, anumite servicii chiar e mai bine să le externalizezi. Azi ne concentrăm pe serviciile contabile.
De ce să externalizezi? Pentru că, pe de o parte, încredințezi această muncă unor specialiști în domeniu. Așadar, obții servicii de calitate. Pe de altă parte, scapi de un șir de taskuri operaționale care îți răpesc din timp și te împiedică să te ocupi de munca ta de antreprenor.
Indiferent că ai sau nu ai un contabil angajat in house, externalizarea acestui serviciu îți poate aduce beneficii. Îți explicăm cum anume. Pentru început hai să vedem ce anume înseamnă acest serviciu. Controlul și instituirea procedurilor contabile presupune stabilirea unor proceduri contabile eficiente pentru afacerea ta. Asta înseamnă că vom analiza necesitățile companiei și îți vom propune un sistem de procese pe care să le implementezi. Toate procesele contabile sunt bine definite și respectă standardele legale și de reglementare. Implementarea unor proceduri clare contribuie la o gestionare financiară mai eficientă și la reducerea riscurilor. Și asta indiferent că ai un contabil in house sau nu.
Un alt proces pe care îl poți externaliza fără a sta prea mult pe gânduri este procesarea și arhivarea documentelor primare. Acest serviciu contabil presupune colectarea, verificarea și înregistrarea documentelor contabile, cum ar fi facturile și chitanțele. Avem grijă ca toate documentele să fie procesate și organizate corect. Totodată, venim cu soluții de arhivare care permit stocarea sigură a documentelor și accesul la acestea oricând vei avea nevoie.
Când vorbim de calcularea salariului ne referim nemijlocit la procesul în care se determină suma de bani pe care o va primi salariatul pentru munca pe care o îndeplinește, valoarea contribuțiilor de asigurări sociale de stat obligatorii și impozitele care trebuie reținute.
La DAD Accountant, ne ocupăm de tot acest proces cap-coadă. De la calcularea salariilor brute și nete până la generarea fluturașilor de salariu și efectuarea plăților.
Externalizând acest serviciu contabil, te asiguri că angajații tăi sunt plătiți corect și la timp, în conformitate cu legislația în vigoare.
Acest serviciu presupune pregătirea și depunerea tuturor declarațiilor și rapoartelor necesare către instituțiile statului (fiscul, statistica și alte organisme de reglementare). Externalizând acest serviciu, te asiguri că toate informațiile sunt corecte, că toate rapoartele sunt depuse la timp și că sunt în conformitate cu cerințele legale.
Un alt serviciu pe care îl poți externaliza la DAD este serviciul de management financiar. Ei bine, acesta nu mai e un serviciu contabil. E mult mai mult. Ce presupune? Simplu – specialiștii noștri vor analiza informațiile contabile și vor elabora rapoarte financiare pe care ți le vom furniza la o dată stabilită de comun acord. Aceste raportări te vor ajuta să știi ce se întâmplă cu banii companiei, în ce direcție merită să investești, cum să-ți planifici bugetul și cum să-ți optimizezi afacerea, astfel încât să-ți atingi cât mai repede obiectivele financiare propuse.
Dacă tu, ca antreprenor, te ocupi inclusiv de contabilitate, externalizarea acestor servicii contabile te vor ajuta să-ți eliberezi agenda și să te ocupi de munca ta de antreprenor (fondator/administrator/director). Asta înseamnă să nu mai fii implicat în operațional. În schimb, să gândești strategii de dezvoltare, să vii cu noi idei, să cauți parteneriate, granturi, oportunități etc. Să-ți gestionezi resursele umane, financiare etc.
În cazul în care ai un contabil angajat, externalizarea serviciilor contabile îl eliberează pe acesta de un șir de sarcini, permițându-i să se concentreze pe lucruri mai importante și mai urgente.
Bineînțeles, în această situație, ai opțiunea să externalizezi doar anumite sarcini. De exemplu – instituirea unor procese contabile. Dacă acestea încă nu există. De asemenea, poți externaliza calcularea salariilor sau prelucrarea documentației primare.
Am discutat despre acest subiect cu expertul nostru, Elena Condrea, team leader DAD Accountant. Am rugat-o să ne spună părerea ei în ceea ce ține de contabilitatea în regim outsource, cât de avantajoasă e, cât de greu sau ușor se lucrează într-un astfel de format. De asemenea, am vorbit despre serviciile noastre, pentru cine sunt și ce beneficii obțin clienții noștri.
Care este părerea ta despre contabilitatea în outsourcing? E la fel de eficientă? Care sunt avantajele/dezavantajele?
Contabilitatea în outsourcing este o opțiune foarte bună pentru antreprenori. Eficiența acesteia depinde de mai mulți factori, inclusiv de alegerea unui furnizor de încredere și de stabilirea unor procese clare de comunicare și colaborare.
În general, outsourcing-ul poate fi eficient datorită:
– Expertizei specializate (accesul la profesioniști cu cunoștințe avansate și actualizate în domeniul contabilității).
– Reducerii costurilor (eliminarea necesității de a menține o echipă internă completă și a costurilor asociate).
– Flexibilității (capacitatea de a ajusta serviciile în funcție de nevoile afacerii).
Costuri reduse – externalizarea poate fi mai rentabilă decât angajarea unei echipe interne, eliminând costurile asociate cu salariile, beneficiile și formarea.
Acces la expertiză – oferă acces la profesioniști cu experiență și cunoștințe actualizate în domeniul contabilității și fiscalității, inclusiv în mai multe ramuri.
Scalabilitate – serviciile pot fi ajustate în funcție de nevoile afacerii, permițând flexibilitate în perioadele de creștere sau reducere a activității.
Concentrare pe activitatea principală – permite companiilor să se concentreze pe activitățile lor principale, lăsând contabilitatea în seama experților.
Adaptabilitate redusă – furnizorii de servicii externalizate pot avea procese standardizate care nu se potrivesc întotdeauna cu nevoile specifice ale companiei.
Timp de răspuns – în funcție de volumul de muncă al furnizorului, timpul de răspuns la solicitările urgente poate fi mai lung decât în cazul unei echipe interne.
Cultura organizațională – furnizorii externi pot să nu fie familiarizați cu cultura și valorile organizaționale ale companiei, ceea ce poate afecta colaborarea și alinierea la obiectivele companiei.
Pentru cine sunt potrivite serviciile de contabilitate în regim outsourcing?
Serviciile de contabilitate în regim outsourcing sunt potrivite pentru diverse tipuri de organizații, în funcție de nevoile și obiectivele lor specifice. Iată câteva exemple:
Întreprinderi mici și mijlocii (IMM-uri) – acestea pot beneficia de outsourcing pentru a accesa expertiza contabilă fără a angaja personal intern, economisind astfel costuri și resurse.
Start-upuri – companiile aflate la început de drum pot folosi outsourcing-ul pentru a se concentra pe creșterea afacerii, lăsând gestionarea contabilității în seama experților.
Companii care doresc să se concentreze pe activitatea principală
Externalizarea contabilității permite companiilor să se concentreze pe activitățile lor principale, lăsând sarcinile financiare în seama profesioniștilor.
Ce servicii contabile pot fi externalizate către DAD Accountant?
În funcție de complexitatea activității unei entități, către DAD Accountant pot fi externalizate următoarele servicii:
Sarcinile de operare includ emiterea facturilor fiscale la solicitarea clientului; efectuarea plăților curente și efectuarea plăților la solicitare. Aceasta ajută la optimizarea proceselor de muncă și la creșterea productivității.
Calcularea salariilor presupune calcularea salariilor și reținerea impozitelor și a alocațiilor de stat aferente salariilor. Acest serviciu asigură calcularea corectă a salariilor și respectarea tuturor reglementărilor legale în vigoare, reducând riscul de penalități și sancțiuni.
Prezentarea rapoartelor către client. Aici vorbim de astfel de rapoarte precum: Raportul cu impozite calculate, Raportul debitori/creditori, Rezultatele obținute în cadrul închiderii preliminare a balanței etc. Aceste rapoarte ajută antreprenorii să ia decizii informate, bazate pe cifre concrete.
Totodată, acest serviciu include și prezentarea rapoartelor către stat – prezentarea dărilor de seamă lunare (IPC/TVA), trimestriale (TL), anuale (BIJ, TFD, IALS, UNIF, SIMM, VEN, ONG), prezentarea situațiilor financiare anuale, a rapoartelor către statistică.
Citește și: Optimizarea fiscală în 2024 – ce soluții ai?
Suport în restituirea TVA. Îți oferim suport începând de la depunerea cererii pentru restituirea TVA, întocmirea dosarului și până se obțin banii pe cont.
Închiderea anului contabil
Procedura de închidere de an în contabilitate implică verificarea și reconcilierea tuturor documentelor și conturilor pentru a asigura corectitudinea soldurilor, efectuarea ajustărilor necesare și întocmirea situațiilor financiare, inclusiv bilanțul, situația de profit și pierdere, și fluxurile de numerar. Aceste documente sunt revizuite intern, prezentate managementului pentru aprobare și ulterior depuse la autoritățile de stat, conform cerințelor legale.
Aceste servicii pot fi adaptate în funcție de nevoile specifice ale fiecărei companii, permițându-le să se concentreze pe activitățile lor principale, în timp ce experții DAD gestionează aspectele financiare.
Ce beneficii obțin companiile care ne încredințează nouă aceste servicii contabile?
Companiile care externalizează serviciile contabile către DAD Accountant, pot obține o serie de beneficii, printre care:
Reducerea costurilor
Externalizarea contabilității poate fi mai cost-eficientă decât angajarea unui departament intern de contabilitate. Companiile pot economisi bani pe salarii, impozite salariale, beneficii, echipamente de lucru și formare.
Acces la expertiză
Furnizorii de servicii de contabilitate outsourcing au echipe de experți cu cunoștințe și experiență vastă și cel mai important, actuală, în domeniu. Acest lucru asigură o gestionare corectă și conformă a aspectelor contabile și fiscale.
Eficiență și precizie
Procese contabile bine structurate și eficiente, care reduc riscul de erori și asigură acuratețea datelor financiare.
Concentrare pe activitatea principală
Externalizarea contabilității permite managementului și angajaților să se concentreze pe activitățile de bază ale afacerii, cum ar fi dezvoltarea produselor, vânzările și serviciile pentru clienți. O oră pe săptămână, asta e timpul maxim care trebuie să îl acorzi contabilității.
Scalabilitate
Serviciile de contabilitate outsourcing sunt flexibile și pot fi ajustate în funcție de nevoile companiei. Ești sigur că odată cu creșterea companiei tale, noi o să facem față.
Acces la tehnologie avansată
Tot ce-ți trebuie este accesul la aplicație: comunicare zilnică (mesaje, sunete, video), acces la toate actele companiei tale, noutăți fiscale și nu numai, task management, notificări.
Confidențialitate și securitate
Furnizorii de servicii de contabilitate outsourcing au măsuri stricte de securitate pentru a proteja datele financiare ale clienților, asigurând confidențialitatea informațiilor. Ai acord de confidențialitate la nivel de fiecare persoană.
Gestionarea activității echipei în caz de concedii de odihnă/concedii medicale
În caz de concedii anuale sau medicale, sarcinile membrului lipsă sunt gestionate de ceilalți membri, astfel încât clientul niciodată nu rămâne fără răspuns.
Aceste beneficii contribuie la optimizarea operațiunilor financiare ale companiilor și le permit să se concentreze pe obiectivele lor strategice.
Îți mulțumim, Elena!
Pentru mai multe informații despre serviciile noastre de contabilitate outsourcing, contactează-ne! Totodată, aici poți vedea prețul aproximativ pentru aceste servicii.
Autori:
Elena Condrea, expert
Cristina Malache, copywriter
2024-05-07
Odată ce concurența în lumea afacerilor crește pe an ce trece, antreprenorii locali încearcă să-și eficientizeze cât mai mult activitatea....
Mai mult
2024-04-30
Una dintre grijile pe care și le fac majoritatea afacerilor care apelează la serviciile noastre de contabilitate țin de comunicare....
Mai mult
2024-03-26
Managerul financiar este o persoană-cheie în orice companie. Acesta cunoaște cel mai bine care sunt resursele financiare ale afacerii, care...
Mai mult
Acasă 
