Dacă ai ajuns aici, înseamnă că ai decis deja să externalizezi contabilitatea. Deci nu mai e nevoie să-ți demonstrăm avantajele acestei decizii. Dacă totuși, ai nevoie de o confirmare că ceea ce faci e de bine, ai aici un șir de beneficii. Azi însă e despre altceva. Mulți antreprenori, atunci când ajung să externalizeze, semnează contractul de colaborare și cam asta. Ca să beneficiezi de o colaborare cât mai eficient, noi îți sugerăm să adresezi câteva întrebări esențiale înainte de a externaliza contabilitatea. Acest lucru te va ajuta să știi exact ce așteptări poți avea de la această colaborare, ce depinde de tine și cum să faci ca acest parteneriat să fie cât mai productiv. Așadar, iată ce să întrebi înainte de a externaliza contabilitatea.
Pentru a-ți oferi o perspectivă mai obiectivă, am discutat despre acest subiect cu specialistul nostru, Elena Condrea, team leader la DAD Accountant. Am rugat-o să ne sugereze care ar fi, după părerea ei, cele mai importante întrebări pe care ar trebui să le pună orice client înainte de a externaliza contabilitatea. De asemenea, am vorbit despre criteriile de care ar trebui să țină cont o companie când alege firma de contabilitate și am rugat-o să ne descrie ce presupune o colaborare cu DAD Accountant.
Din perspectiva ta de team leader la DAD Accountant, care sunt principalele întrebări pe care orice client ar trebui să le adreseze firmei de contabilitate cu care urmează să colaboreze?
Alegerea unei firme de contabilitate potrivite pentru afacerea clientului este esențială, deoarece aceasta trebuie să îndeplinească pe deplin nevoile și așteptările clientului. Este crucial să existe un nivel ridicat de încredere între cele două părți, deoarece o evidență contabilă corectă depinde în mare măsură de informațiile furnizate de client.
Consider că înainte de a externaliza serviciile de contabilitate, un client ar trebui să adreseze următoarele întrebări unei firme de contabilitate:
Clarificarea serviciilor oferite și a costurilor asociate ajută clientul să înțeleagă exact ce primește pentru investiția sa, prevenind eventualele dezamăgiri pe parcursul colaborării în cazul în care solicită informații care nu sunt acoperite de competențele echipei de contabilitate.
În acest mod se vor stabili așteptări clare referitoare la frecvența și modalitatea de comunicare și raportare. Este important să se discute asupra tipului de informații necesare, care pot varia de la rapoarte săptămânale, lunare sau trimestriale, în funcție de preferințele și necesitățile clientului. Această abordare nu doar că va facilita o comunicare transparentă, dar va și întări încrederea în parteneriate, asigurându-se că toate părțile implicate au acces constant la date relevante pentru luarea deciziilor strategice.
Aceasta oferă clientului încrederea că firma dispune de măsuri solide pentru protecția datelor, asigurând astfel securitatea informațiilor confidențiale. Când clientul are certitudinea că datele sale sunt în siguranță, devine mai deschis la colaborare, ceea ce facilitează o comunicare eficientă și transparentă. Această deschidere contribuie nu doar la o relație de parteneriat mai strânsă, ci și la o evidență contabilă mai precisă și corectă.
Discutarea acestor aspecte critice permite clientului să înțeleagă mai bine valorile, serviciile și abordările noastre, asigurându-se că există o aliniere între așteptările sale și ceea ce putem oferi.
Ce criterii ar trebui să folosească clienții pentru a evalua competența unei firme de contabilitate?
La alegerea unei firme de contabilitate, administratorii de companii trebuie să țină cont de următoarele criterii:
Prin luarea în considerare a acestor aspecte, clienții pot face o alegere bine fundamentată și pot stabili o colaborare de succes cu firma de contabilitate.
Să luăm un client X care apelează la serviciile DAD Accountant. Spune-ne care ar fi responsabilitățile firmei (ale noastre) VS responsabilitățile clientului în această colaborare?
DAD Accountant colaborează cu clienții săi prin stabilirea unui parteneriat în care fiecare responsabilitate a noastră este strâns legată de responsabilitățile clientului și viceversa. În acest context, voi prezenta câteva dintre responsabilitățile DAD Accountant, subliniind că acestea pot fi îndeplinite cu succes doar dacă și clientul își onorează obligațiile corespunzătoare.
| Responsabilitățile DAD Accountant | Responsabilitățile Clientului X |
| Evidență contabilă corectă | |
| Oferirea de servicii contabile precise, inclusiv înregistrarea tranzacțiilor financiare, întocmirea bilanțurilor și a rapoartelor financiare. | Oferirea tuturor documentelor și a informațiilor necesare, cum ar fi facturi, cecuri, contracte și alte acte relevante. |
| Respectarea termenilor | |
| Întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale și raportarea către client în termenii stabiliți. | Expedierea actelor către contabilitate conform termenilor agreați. |
| Consultanță eficientă | |
| Asigurarea consultanței privind impozitarea, inclusiv optimizarea fiscală și respectarea legislației fiscale. | Consultarea cu firma de contabilitate, până la inițierea unei acțiuni. Post factum poate fi înregistrat doar rezultatul. Dar ca să fie un rezultat dorit, este foarte necesar să anunțe contabilul despre planurile pe care le are, ca acesta să le ofere soluții. |
| Comunicarea eficientă | |
| Menținerea unei comunicări eficiente cu clientul, oferind actualizări și răspunzând la întrebări într-un mod prompt. | Participarea activă în discuțiile cu echipa contabilă și oferirea răspunsurilor cât mai detaliate referitor la întrebările primite, pentru a facilita înregistrarea corectă a informațiilor contabile. |
| Asigurarea confidențialității | |
| Firma trebuie să protejeze informațiile clientului, respectând reglementările de confidențialitate. | Clientul este responsabil să comunice orice modificări în activitatea sa sau în structura organizațională care ar putea afecta confidențialitatea. |
În concluzie, colaborarea eficientă dintre DAD Accountant și clienți se bazează pe un parteneriat solid, în care fiecare parte are responsabilități clare și interdependente. Prin onorarea obligațiilor asumate, atât firma de contabilitate, cât și clientul contribuie la atingerea obiectivelor financiare și la asigurarea unei evidențe contabile corecte. Această abordare nu doar că facilitează o comunicare deschisă, dar și consolidează încrederea necesară pentru o colaborare pe termen lung.
Îți mulțumim, Elena!
Citește și: Ce tipuri de servicii contabile pot fi externalizate
Înainte de a încredința contabilitatea unei companii din extern, care prestează astfel de servicii, e important să-i adresezi mai multe întrebări care vizează principalele aspecte ale colaborării. Acestea ar ține de obligațiile fiecăreia dintre părțile implicate, necesitățile companiei tale, așteptările pe care le ai, metodele de comunicare și transmitere a informațiilor etc.
Aici vorbim de astfel de întrebări precum:
Concluzie: Aceste întrebări te vor ajuta să înțelegi ce se cere concret de la tine și de la compania ta pentru ca firma de contabilitate să-ți poată presta servicii de calitate. Vei înțelege cât de implicat va trebui să fii tu sau echipa ta și dacă îți convine acest lucru.
Concluzie: Aceste întrebări te vor ajuta să știi de care aspecte se va ocupa firma de contabilitate și de care nu. Vei ști exact ce include serviciul de contabilitate și ce informații financiare îți vor fi livrate.
Concluzie: Răspunsurile la întrebările de mai sus sunt importante pentru că te vor ajuta să pui bazele unei colaborări eficiente. Totodată, așa vei reuși să eviți neînțelegerile și conflictele generate de lipsa de comunicare. Vei ști exact cu cine trebuie să iei legătura în caz că intervine vreo urgență. Vei ști cine îți poate oferi suport și cui îi poți comunica despre eventualele nemulțumiri legate de serviciile prestate. De asemenea, vei afla despre metodele de lucru, softurile și instrumentele pe care le folosește contabilitatea.
Concluzie: Confidențialitatea informațiilor este una dintre cele mai mari griji pe care și le fac antreprenorii care externalizează anumite servicii. Fie că e vorba de externalizarea contabilității, a serviciilor IT sau HR. Fiecare afacere vrea să fie sigură că informațiile care trebuie să rămână în intern nu vor ajunge la concurenți. Sau altundeva. Aceste întrebări te vor ajuta să-ți dai seama cum anume firma de contabilitate are grijă să respecte confidențialitatea informațiilor.
Concluzie: A greși e omenește. Totuși, aici nu vorbim neapărat de greșeli umane. Poate cădea netul, poate să nu funcționeze un soft etc. Iar erorile, în anumite cazuri, pot aduce cu sine un șir de consecințe neplăcute sub forma unor penalități. De aceea, înainte de a externaliza contabilitatea, e important să precizezi cine va fi responsabil de eventualele erori și cum sunt gestionate situațiile de criză.
Aici vorbim de aspecte importante specifice activității tale. De exemplu, un call centru ar putea să analizeze opțiunea de a se înregistra în IT Park. Așa că ar putea adresa o întrebare cu privire la avantajele pe care le-ar obține privind sistemul de impozitare.
Concluzie: În funcție de domeniul de activitate, contabilitatea are particularitățile sale. De aceea, e important să pui toate întrebările care te interesează strict cu privire la activitatea ta. Informațiile primite te pot ajuta să-ți optimizezi resursele și să lucrezi mai eficient.
Orice decizie importantă trebuie să fie luată în baza unor informații concrete. Răspunsurile la aceste întrebări îți vor oferi o imagine clară despre serviciile firmei cu care urmează să colaborezi. Vei înțelege beneficiile pe care le vei primi. Vei ști care sunt obligațiile ambelor părți, la ce rezultate să te aștepți și care sunt condițiile de colaborare. Astfel, vei minimiza riscul unui parteneriat eșuat și vei alege serviciile care corespund cel mai bine necesităților companiei tale.
Pentru mai multe informații despre serviciile noastre de contabilitate, contactează-ne! Hai să stabilim o întrevedere la care îți vom oferi toate detaliile, ca să înțelegi dacă serviciile noastre sunt potrivite pentru firma ta.
Autori:
Elena Condrea, expert
Cristina Malache, copywriter
2024-10-01
Mulți antreprenori la început de cale aleg să se ocupe de toate procesele ce țin de afacerea lor. Inclusiv de...
Mai mult
2024-05-07
Odată ce concurența în lumea afacerilor crește pe an ce trece, antreprenorii locali încearcă să-și eficientizeze cât mai mult activitatea....
Mai mult
2024-04-30
Una dintre grijile pe care și le fac majoritatea afacerilor care apelează la serviciile noastre de contabilitate țin de comunicare....
Mai mult
Acasă 
