Evită să ajungi în incapacitate de plată, optimizând procesele

Evită să ajungi în incapacitate de plată prin setarea corectă a proceselor din companie

29.10.2024

Cu siguranță ai auzit de sumbra statistică, potrivit căreia 90% dintre companii dau faliment în primii 5 ani de activitate. Majoritatea dau faliment pentru că ajung în incapacitate de plată. Iată de ce azi venim cu un articol în care îți spunem cum să eviți incapacitatea de plată prin setarea corectă a proceselor din cadrul afacerii.

Ce înseamnă incapacitate de plată      

Incapacitatea de plată este situația în care o companie nu mai este capabilă să-și acopere cheltuielile (salariile, chiria, furnizorii etc.). Sau altfel spus, situația în care compania ajunge să nu-și mai poată onora obligațiile de plată. Dacă această problemă nu e rezolvată la timp, duce inevitabil la faliment.

Cum să nu ajungi în incapacitate de plată. Principalele cauze

Cauze sunt multe. De la lipsa unui cash-flow și, drept urmare, gestionarea haotică a banilor companiei, până la retragerea dividendelor într-o perioadă nefavorabilă sau cheltuirea banilor primiți în avans înainte de onorarea obligațiilor etc. O altă cauză este că unii antreprenori „confundă” banii companiei cu banii personali. Ceea ce iarăși duce la o gestionare haotică a resurselor financiare. Deci cauze chiar sunt multe. Aici însă vom analiza principalele 3 cauze pentru care companiile ajung în incapacitate de plată.

  • Utilizarea resurselor atrase pe termen scurt pentru a acoperi necesitățile pe termen lung;
  • Investiții greșite;
  • O politică greșită a dividendelor.

Top 3 cauze pentru care companiile ajung în incapacitate de plată

Utilizarea resurselor atrase pe termen scurt pentru a acoperi necesitățile pe termen lung

Utilizarea resurselor atrase pe termen scurt pentru a acoperi necesitățile pe care le are compania pe termen lung poate face ca aceasta să ajungă în incapacitate de plată fiindcă creează dezechilibre financiare și pune compania într-o poziție vulnerabilă. Cum anume? Iată un exemplu:

Compania X folosește împrumuturi pe termen scurt pentru investiții care vor genera venituri pe termen lung. Să zicem că e vorba de crearea și lansarea unui nou produs sau serviciu (necunoscut pe piață). În această situație, există un risc destul de mare ca obligațiile de plată să apară înainte ca investițiile să înceapă să aducă profit.

Investiții greșite

Vorbim de investiții greșite atunci când banii sunt investiți în proiecte care sunt sortite eșecului, adică nu generează profit. Investiții greșite pot fi și acelea care deși generează profit, acest lucru se întâmplă prea lent. Extrem de lent. Drept urmare, resurse financiare importante, care ar putea fi investite în dezvoltarea afacerii sunt, pur și simplu, blocate în proiecte care nu funcționează.

O politică greșită a dividendelor

Încă o cauză care poate face ca afacerea ta să ajungă în incapacitate de plată este distribuirea greșită a dividendelor. Dividendele reprezintă o parte din profitul companiei care revine fiecărui acționar în conformitate cu clasele și în funcție de numărul acțiunilor pe care le posedă.

Dacă scoți dividendele în avans (trimestrial sau semestrial), iar în lunile următoare firma înregistrează pierderi, vei fi nevoit să întorci acei bani care, de fapt, nici nu ți se cuveneau. În caz contrar, firma poate ajunge în incapacitate de plată.

Cum eviți incapacitatea de plată prin setarea corectă a proceselor

  • Planificarea bugetului pentru cel puțin un an înainte. Bugetul afacerii este un instrument de management financiar cu ajutorul căruia îți poți crea o imagine de ansamblu despre resursele afacerii tale și modul în care ar trebui să le gestionezi. Astfel vei ști cum să gestionezi banii pentru a acoperi toate cheltuielile și, totodată, pentru a-ți dezvolta afacerea.
  • Implementarea unui calendar de plăți care te va ajuta să vezi când urmează să vină bani în companie și când trebuie să faci anumite plăți (salarii, chiria, furnizori, credite etc.).În acest fel, vei putea să planifici eficient și rezonabil veniturile și cheltuielile companiei.
  • Monitorizarea fluxului de numerar;
  • Analiza constantă a cheltuielilor (fixe și variabile)
  • Automatizarea proceselor financiare (automatizarea plăților și a încasărilor);

Ce spune specialistul DAD Accountant

Am vorbit despre acest subiect cu Natalia Zabolotnîi, manager în domeniul financiar la DAD Management. Am discutat despre indicatorii care arată că o afacere riscă se ajungă în incapacitate de plată și cum putem identifica acești indicatori din timp. De asemenea, am vorbit despre cum setarea corectă a proceselor din companie poate ajuta la evitarea incapacității de plată.

Semne care arată că riști să ajungi în incapacitate de plată

Care sunt primele semne că o companie ar putea ajunge în incapacitate de plată și cum acestea pot să fie identificate din timp?

Atunci când vorbim de primele indicii care arată că o afacere riscă să ajungă în incapacitate de plată, aș menționa următoarele semne:

  • probleme cu fluxul de numerar (lipsa lichidităților pentru a acoperi cheltuielile curente);
  • întârzieri în plăți (întârzieri frecvente în plățile către furnizori sau creditori);
  • scăderea vânzărilor (o tendință constanta de scădere a vânzărilor față de perioada anterioară).

Pentru ca aceste semne să poată fi identificate din timp e nevoie să fie întreprinse următoarele acțiuni:

  • monitorizarea regulată a raporturilor financiare (bilanțul, raportul de profit și pierdere și fluxul de numerar);
  • stabilirea unui buget anual și compararea periodică a performanțelor;
  • comunicarea constantă cu furnizorii și clienții pentru a înțelege termenele de plată și pentru a evita penalizările.

Prin implementarea acestor strategii, o companie poate identifica din timp semnele de avertizare și poate întreprinde măsuri pentru a preveni incapacitatea de plată.

Optimizarea proceselor VS riscul de a ajunge în incapacitate de plată

În ce mod setarea corectă a proceselor din cadrul unei afaceri poate ajuta această afacere să evite să ajungă în incapacitate de plată?

Setarea corectă a proceselor într-o afacere este esențială pentru prevenirea incapacității de plată.

Procesele bine definite asigură o gestionare eficientă a resurselor, monitorizarea continuă a sănătății financiare a afacerii și o reacție rapidă la eventualele probleme. Există câteva exemple de procese care pot ajuta în acest sens.

Managementul fluxului de numerar

Exemplu de proces: Implementarea unui sistem de prognoză a fluxului de numerar.

Controlul cheltuielilor

Exemplu de proces: Stabilirea unui buget anual cu procese de aprobat cheltuielile.

Managementul creanțelor și a datoriilor

Exemplu de proces: Implementarea unui sistem de gestionare a creditului clienților.

Analiza financiară periodică

Exemplu de proces: Crearea unor rapoarte financiare lunare.

Cum te ajută serviciile de management financiar

Cum serviciile noastre de management financiar ajută companiile să-și optimizeze procesele financiare și să evite riscul de a ajunge în incapacitate de plată?

Aș evidenția următoarele modalități prin care serviciile de management financiar de la DAD pot ajuta companiile să evite să ajungă în incapacitate de plată:

  • expertiza specializată a tuturor proceselor financiare existente prin identificarea ineficiențelor și implementarea celor mai bune practici;
  • monitorizarea și realizarea raportărilor financiare regulate și detaliate, care oferă companiilor o imagine clara asupra situației lor financiare;
  • planificarea, dezvoltarea bugetelor și a proiecțiilor financiare personalizate, cu ajutorul cărora companiile planifica mai bine cheltuielile și veniturile și evită deficitele de lichiditate;
  • optimizarea proceselor de încasare, astfel se reduc întârzierile în primirea încasărilor.

Recomandări de la expert

Ce recomandări ai avea pentru companiile care vor să-și organizeze cât mai eficient procesele financiare ca să nu ajungă în incapacitate de plată?

Iată câteva recomandări:

  • implementarea unui sistem de gestionare a fluxului de numerar, prin care vei putea monitoriza fluxul de numerar zilnic, lunar și anual;
  • elaborarea unui buget detaliat, bazat pe date istorice și previziuni realiste;
  • identificarea politicilor de plată și încasare prin determinarea unor termene clare pentru clienți și furnizori;
  • crearea unei rezerve financiare pentru a face față cheltuielilor neprevăzute.

Mulțumim, Natalia!

Concluzii despre cum să nu ajungi incapacitatea de plată

Orice afacere, indiferent de etapa de dezvoltare la care se află, ar putea, teoretic, să ajungă în incapacitate de plată.

Incapacitatea de plată este situația când compania nu mai e în stare să-și onoreze obligațiile financiare pe care le are față se salariați, furnizori, stat etc. Vorbim de plata salariilor, a chiriei, plata furnizorilor, achitarea impozitelor, a creditelor etc.

Principalele cauze care pot face ca o companie să ajungă în incapacitate de plată sunt:

  • Utilizarea resurselor atrase pe termen scurt pentru a acoperi necesitățile pe termen lung;
  • Investiții greșite;
  • O politică greșită a dividendelor.

Totuși această situație poate fi foarte ușor evitată, dacă se întreprind anumite acțiuni concrete, menite să prevină riscul de incapacitate de plată. O soluție în acest sens ar fi setarea corectă a proceselor din cadrul afacerii. Iar specialiștii vin cu următoarele recomandări:

  • Elaborează și planifică un buget detaliat pentru cel puțin un an înainte. La elaborarea bugetului, trebuie să ții cont de date concrete și să te bazezi pe un scenariu realist.
  • Implementează un sistem eficient de gestionare a resurselor financiare (acesta trebuie să te ajute să monitorizezi fluxul de numerar zilnic, lunar și anual).
  • Creează un fond de rezervă pentru situații imprevizibile sau situații de criză.
  • Optimizează politicile de plăți și încasări. Stabilește niște condiții și proceduri foarte clare în legătură cu plățile pe care urmează să le faci către furnizori și în legătură cu încasările (de la clienți, parteneri, recuperarea creanțelor etc.)

Pentru mai multe informații despre serviciile noastre de management financiar, contactează-ne! Hai să stabilim o întrevedere în care îți vom oferi toate detaliile de care ai nevoie pentru a decide dacă serviciile noastre sunt potrivite pentru tine.

incapacitate de plată bonus rapoarte

Autori:

Natalia Zabolotnîi, expert
Cristina Malache, copywriter