Ce trebuie să cunoști când externalizezi Contabilitatea?

Overview

1. Prezintă compania ta companiei de contabilitate
2. Descrie detaliat business procesele din cadrul companiei tale
3. Deleghează persoane care vor duce comunicarea cu compania de contabilitate
4. Identifică din timp toate aspectele care te-ar interesa să le afli despre compania-partener
5. Comunică din start care sunt așteptările tale de la această externalizare
6. Analizează costul serviciilor și transparența acestora

Conform studiului realizat de către Clutch, peste o treime din întreprinderile mici (37%) externalizează în prezent cel puțin un proces contabil. Totodată, externalizarea nu numai că poate reduce costurile și crește eficiența companiei, ci poate prezenta și anumite provocări. O mare parte din aceste provocări apar chiar la etapa inițială de selectare și lansare colaborare cu o companie de outsourcing. Anume din acest motiv în continuare descriem principalele aspecte cărora ar trebui să le acorzi maximă atenție atunci când începi să lucrezi cu o companie de externalizare a contabilității.

Prezintă compania ta companiei de contabilitate

Compania către care ai decis să faci outsourcing de contabilitate (ca și alt oarecare tip de outsourcing), este compania pe care va trebui să o abordezi ca pe un partener. Astfel, este important ca acest partener să cunoască cât mai multe detalii despre aspectele cheie ale afacerii tale, precum: istoricul businessului, obiectivele strategice, nișa în care activează compania, dinamica de dezvoltare. Cunoscând aceste detalii, compania de outsourcing îți va putea oferi o abordare individuală, bazată pe necesitățile reale pe care le are compania ta. Astfel, serviciile de outsourcing vor fi maxim eficiente.

Descrie detaliat business-procesele din cadrul companiei tale

Procesele din interiorul companiei tale reprezintă “mașinăria” care pune în funcțiune afacerea ta. În acest sens, compania – partener care va prelua contabilitatea companiei tale are nevoie de informații cât mai exacte și structurate despre cum au loc procesele în compania ta. Un mod eficient de a prezenta cum au loc business procesele din compania ta este crearea unei diagrame a procesului operațional. Această diagramă ar cuprinde toate etapele de lucru, precum și departamente responsabile pentru fiecare etapă / activitate. O asemenea abordare permite înțelegerea mai clară a proceselor și a procedurilor care stau la baza funcționării entității tale. Preluând această informație, compania de outsourcing va reuși să-și creeze un plan eficient de aplicare a expertizei în așa mod, încât să acționeze la timpul potrivit și în direcția potrivită, fără a scăpa din vedere un aspect important al afacerii tale.

Deleghează persoane care vor duce comunicarea cu compania de contabilitate

Deși activitatea de contabilitate va fi externalizată, oricum, va fi nevoie să deleghezi anumite persoane din compania ta care vor comunica cu compania de outsourcing. Aceste persoane, în majoritatea cazurilor, sunt persoanele care dețin putere de decizie și un rol vital în cadrul companiei. Anume aceste persoane, de obicei, cunosc cel mai bine modul în care decurg procesele la nivel de întreprindere și cum acestea ar trebui gestionate pentru a obține eficiență maximă. Angajații respectivi ar trebui identificați din start, totodată, ei ar trebui incluși în comunicarea și negocierea cu compania de outsourcing de la bun început. Astfel, te vei asigura că compania către care externalizezi contabilitatea este pe aceeași undă cu viziunile și abordările pe care le ai tu și echipa ta.

Identifică din timp toate aspectele care te-ar interesa să le afli despre compania-partener

În cadrul ședințelor de inducție cu compania de outsourcing este foarte important să adresezi toate întrebările relevante și să concretizezi orice aspecte importante pentru afacerea ta. Acest lucru te va ajuta să înțelegi dacă compania de outsourcing pe care urmează să o contractezi corespunde așteptărilor tale și va putea acoperi acele activități pe care le va prelua.

Citește și: Cum afacerile mici pot concura cu cele mari în 2021?

Comunică din start care sunt așteptările tale de la această externalizare

Comunică deschis care sunt așteptările de la furnizorul serviciilor de contabilitate, de exemplu: poate ai nevoie doar de servicii de evidență a documentației primare, sau poate de atribuții ca și contabil șef (pentru a calcula salarii, a prezenta dările de seama, a structura informația în programele contabile), sau poate numai de servicii de raportare către fondatori a unor indicatori financiari ai afacerii tale.

Deși majoritatea companiilor de outsourcing în contabilitate oferă full service packages, deseori, se poate întâmpla ca o anumită companie să nu poată acoperi o anumită necesitate pe care o are compania ta. Acesta este un lucru răspândit în cazul companiilor cu un domeniu de activitate destul de specific sau în cazul companiilor care doresc să externalizeze doar o anumită activitate, la fel, destul de specifică. Astfel, este important să ca necesitățile și așteptările care urmează să fie acoperite să fie expuse clar și structurat. Astfel, te poți asigura că contractezi compania de outsourcing care, într-adevăr, se va descurca cu activitățile pe care le va prelua și va acoperi așteptările pe care le ai.

Analizează costul serviciilor și transparența acestora

Externalizarea ar trebui să reprezinte un instrument prin care compania ta ar economisi resurse și timp. Cel mai des costul externalizarii nu va depăși costurile de întreținere a unui departament de contabilitate, ar fi cazul să analizezi și transparența costurilor aplicate de compania de contabilitate. Transparența costurilor se manifestă prin faptul că vei cunoaște exact pentru ce se va aloca fiecare leu transferat.

Deși externalizarea contabilității presupune și anumite provocări, echipa de experți DAD Accountant îți oferă servicii full-package orientate spre eficientizarea și simplificarea lucrului departamentului contabil.

Apelează cu încredere la DAD Accountant și valorifică toate avantajele externalizării! Vezi pagina de contacte AICI.