Conform studiului realizat de Clutch, peste o treime din întreprinderile mici (37%) externalizează în prezent cel puțin un proces contabil. Externalizarea nu numai că poate reduce costurile și crește eficiența companiei, ci poate prezenta și anumite provocări. O mare parte din aceste provocări apar chiar la etapa inițială. Adică, la etapa de selectare a companiei de outsourcing. Așa că azi venim cu un articol despre principalele aspecte cărora ar trebui să le acorzi atenție când externalizezi contabilitatea.
Odată ce ai hotărât ferm că outsourcingul e cea mai potrivită opțiune pentru afacerea ta, treci la treabă. Un prim pas e să cercetezi piața. Vezi ce firme de contabilitate există. Află ce oferă. E important să fii atent la câteva aspecte precum: experiența, personalul, valorile companiei, feedbackul clienților, prețul. Nu vei încredința contabilitatea afacerii tale unei firme care activează de două zile. Dacă ți se spune că toată munca e făcută de un singur om, de asemenea, nu e o variantă bună. Ce se întâmplă când se duce în concediu? Se va opri munca? Contează să-ți convină prețul. Aici fii atent la raportul preț/calitate. Și recențiile pe care le au de la clienți, de asemenea, trebuie luate în calcul.
Vezi aici mai multe sfaturi utile despre cum să alegi firma de contabilitate potrivită.
Compania către care ai decis să faci outsourcing de contabilitate este compania pe care va trebui să o abordezi ca pe un partener. Astfel, este important ca acest partener să cunoască cât mai multe detalii despre aspectele-cheie ale afacerii tale. E vorba de: istoricul businessului, obiectivele strategice, nișa în care activează compania, dinamica de dezvoltare. Cunoscând aceste detalii, firma de outsourcing îți va putea oferi o abordare individuală, bazată pe necesitățile reale pe care le are compania ta. Astfel, serviciile de outsourcing vor fi maxim eficiente.
Procesele din interiorul companiei tale reprezintă „mașinăria” care pune în funcțiune afacerea ta. În acest sens, compania-partener care va prelua contabilitatea companiei tale are nevoie de informații cât mai exacte și structurate despre cum au loc procesele în compania ta. Un mod eficient de a prezenta cum au loc business procesele din compania ta este crearea unei diagrame a procesului operațional. Această diagramă ar cuprinde toate etapele de lucru, precum și departamente responsabile pentru fiecare etapă / activitate. O asemenea abordare permite înțelegerea mai clară a proceselor și a procedurilor care stau la baza funcționării entității tale. Preluând această informație, compania de outsourcing va reuși să-și creeze un plan eficient de acțiune. Astfel, va putea să acționeze la timpul potrivit și în direcția potrivită. Fără a scăpa din vedere vreun aspect important al afacerii tale.
Deși activitatea de contabilitate va fi externalizată, oricum, va fi nevoie să deleghezi anumite persoane din compania ta care vor comunica cu firma-partener. Aceste persoane, în majoritatea cazurilor, sunt persoanele care dețin putere de decizie și au un rol vital în cadrul companiei. Anume aceste persoane cunosc cel mai bine modul în care decurg procesele la nivel de întreprindere. Și cum acestea ar trebui gestionate pentru a obține eficiență maximă. Angajații respectivi ar trebui identificați din start. Totodată, ei ar trebui incluși în comunicarea și negocierea cu compania de outsourcing de la bun început. Astfel, te vei asigura că firma către care externalizezi contabilitatea este pe aceeași undă cu viziunile și abordările echipei tale.
În cadrul ședințelor de inducție cu compania de outsourcing este foarte important să adresezi toate întrebările relevante și să concretizezi orice aspecte importante pentru afacerea ta. Acest lucru te va ajuta să înțelegi dacă compania de outsourcing pe care urmează să o contractezi corespunde așteptărilor tale și va putea acoperi acele activități pe care le va prelua.
Citește și: Optimizarea fiscală în 2024 – ce soluții ai?
Comunică deschis care sunt așteptările de la furnizorul serviciilor de contabilitate, de exemplu: poate ai nevoie doar de servicii de evidență a documentației primare, sau poate de atribuții ca și contabil șef (pentru a calcula salarii, a prezenta dările de seama, a structura informația în programele contabile), sau poate numai de servicii de raportare către fondatori a unor indicatori financiari ai afacerii tale.
Deși majoritatea companiilor de outsourcing în contabilitate oferă full service packages, deseori, se poate întâmpla ca o anumită companie să nu poată acoperi o anumită necesitate pe care o are compania ta. Acesta este un lucru răspândit în cazul companiilor cu un domeniu de activitate destul de specific sau în cazul companiilor care doresc să externalizeze doar o anumită activitate, la fel, destul de specifică. Astfel, este important să ca necesitățile și așteptările care urmează să fie acoperite să fie expuse clar și structurat. Astfel, te poți asigura că contractezi compania de outsourcing care, într-adevăr, se va descurca cu activitățile pe care le va prelua și va acoperi așteptările pe care le ai.
Externalizarea ar trebui să reprezinte un instrument prin care compania ta ar economisi resurse și timp. Cel mai des costul externalizarii nu va depăși costurile de întreținere a unui departament de contabilitate, ar fi cazul să analizezi și transparența costurilor aplicate de compania de contabilitate. Transparența costurilor se manifestă prin faptul că vei cunoaște exact pentru ce se va aloca fiecare leu transferat.
Deși externalizarea contabilității presupune și anumite provocări, echipa de experți DAD Accountant îți oferă servicii full-package orientate spre eficientizarea și simplificarea lucrului departamentului contabil.
Dacă ai nevoie de servicii de contabilitate, contactează-ne! Îți oferim toate informațiile necesare pentru a înțelege dacă serviciile DAD Accountant sunt sau nu potrivite pentru compania ta. Între timp, aici poți vedea prețul aproximativ pentru serviciile noastre.
2024-10-23
Dacă ai ajuns aici, înseamnă că ai decis deja să externalizezi contabilitatea. Deci nu mai e nevoie să-ți demonstrăm avantajele...
Mai mult
2024-10-01
Mulți antreprenori la început de cale aleg să se ocupe de toate procesele ce țin de afacerea lor. Inclusiv de...
Mai mult
2024-05-07
Odată ce concurența în lumea afacerilor crește pe an ce trece, antreprenorii locali încearcă să-și eficientizeze cât mai mult activitatea....
Mai mult
Acasă 
