În prezent, când tehnologia se dezvoltă „cu viteza luminii”, digitalizarea proceselor de muncă dintr-o afacere nu mai e un moft sau un lux, ci o necesitate. Iar contabilitatea nu e o excepție. Astăzi vorbim despre digitalizarea contabilității. Îți spunem ce presupune asta, ce beneficii aduce companiei și cum poți digitaliza procesele contabile fără prea multe cheltuieli.
Digitalizarea departamentului contabil presupune adoptarea și integrarea tehnologiilor digitale în contabilitate. Aici vorbim atât de automatizarea anumitor procese contabile, cât și de utilizarea diferitor software-uri specializare, menite să crească eficiența în cadrul departamentului contabil.
Ca să nu te buimăcim cu prea multă teorie, hai să analizăm câteva exemple concrete. Per general, menirea departamentului contabil este, în primul rând, să ajute compania să activeze legal și să respecte prevederile fiscale și, în al doilea rând, să ajute antreprenorul să ia decizii informate, să planifice eficient bugetul și să înțeleagă dacă afacerea e sau nu rentabilă.
Pentru asta, de exemplu la DAD, le prezentăm clienților noștri un șir de informații contabile. Lunar, aceștia primesc:
O data la 3 luni contabilul verifică toată balanță companiei clientului și prezintă informațiile ce țin de:
Elaborarea acestor informații și rapoarte necesită timp și efort. Pentru asta e nevoie de colectat acte, de analizat, de introdus facturi etc. Digitalizarea contabilității permite ca o bună parte din munca unui contabil să fie automatizată. Astfel, crește productivitatea departamentului și se reduce considerabil riscul că vor fi comise anumite erori.
MSign este utilizată pentru aplicarea semnăturii electronice. Acest serviciu permite semnarea actelor la distanță prin utilizarea unui sistem informațional securizat;
E-factura reprezintă un sistem informațional care asigură circulația electronică a facturilor între furnizori și beneficiari;
Platformele raportare.md și servicii.fisc.md prin intermediul cărora este posibilă depunerea rapoartelor online. Astfel, contabilii nu mai trebuie să te deplaseze la fisc sau să stea la coadă pentru a depune aceste rapoarte.
Platforme pentru automatizarea procesului de introducere a facturilor:
1-C Contabilitate este utilizat de peste 90% din companiile de la noi. Acesta este folosit pentru ținerea contabilizării, generarea raportării financiare, statistice și fiscale, evidența personalului și calcularea salariilor.
Te întrebi de ce ai nevoie de digitalizarea contabilității, dacă și așa tot merge bine? Află că aceasta poate aduce un șir de beneficii afacerii. În primul rând, eficiență. Apoi, vorbim de reducerea cheltuielilor. Se obține același rezultat (sau chiar mai bun), doar că mai repede și cu mai puține resurse (oameni, bani etc.)
Dar hai să le luăm pe rând. Iată câteva avantaje pe care ți le aduce digitalizarea departamentului contabil.
După cum ți-am zis, digitalizarea departamentului contabil duce inevitabil la economisirea resurselor companiei. De exemplu, automatizarea proceselor operaționale care altădată erau făcute de contabil manual îi va permite acestuia să se concentreze pe alte sarcini. Totodată, cu ajutorul soluțiilor digitale, aceleași task-uri vor putea fi realizate mult mai repede și mult mai ușor.
Atunci când contabilul tău are de făcut „n” task-uri și mai e și presat de timp, e posibil să scape anumite erori. Integrarea soluțiilor digitale vine ca un airbag care îl ajută pe contabil să evite erorile și astfel să reducă riscul unor penalizări din partea fiscului.
Digitalizarea departamentului contabil presupune și digitalizarea informațiilor. Iar asta înseamnă că oricând ai nevoie, vei găsi cu ușurință orice date dorești. Totodată, așa te vei asigura că informațiile se păstrează în siguranță și nu se poate întâmpla ca vreo factură să se piardă prin arhivă.
Când toată documentația contabilă se păstrează inclusiv în format digital, există mai multă transparență în relațiile cu partenerii și clienții.
Am discutat despre acest subiect cu Olesea Bagautdinova, manager fiscal la DAD Accountant. Am întrebat-o despre beneficiile pe care le aduce afacerii digitalizarea contabilității și am vorbit concret despre experiența DAD.
Ce presupune digitalizarea în cadrul departamentului contabil?
Când vorbim despre digitalizarea departamentului contabil ne referim la următoarele aspecte:
Automatizarea proceselor
Utilizarea de software contabil pentru automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi facturarea, gestionarea plăților, reconcilierea bancară și generarea rapoartelor financiare.
Stocarea digitală a documentelor
Înlocuirea arhivelor fizice cu stocarea electronică a documentelor financiare (facturi, contracte, registre contabile), ceea ce facilitează accesul rapid și securizat la date.
Utilizarea soluțiilor de cloud computing
Permite accesul la date financiare în timp real, din orice locație, și oferă siguranță și backup automat al informațiilor.
Respectarea normelor fiscale și contabile
Sistemele digitale asigură conformitatea automată cu normele și reglementările fiscale actuale, inclusiv actualizări automate ale taxelor și TVA-ului.
Cât de importantă este pentru o afacere digitalizarea departamentului contabil? Ce beneficii aduce asta afacerii?
Digitalizarea contabilității este importantă pentru că poate aduce afacerii un șir de beneficii majore. Iată câteva dintre acestea:
– Digitalizarea elimină procesele manuale care sunt consumatoare de timp și predispuse la erori.
– Procesele manuale implică riscul de a comite greșeli în introducerea datelor sau în calcularea indicatorilor financiari. Digitalizarea minimizează aceste riscuri prin utilizarea de software care efectuează calcule și verificări automate.
– Deși implementarea inițială a unui sistem digital poate implica o investiție, pe termen lung, digitalizarea reduce costurile operaționale prin eliminarea nevoii de hârtie, de stocare fizică a documentelor și prin eficientizarea proceselor contabile.
– Sistemele digitale permit colaborarea eficientă între departamente și între diferite locații ale companiei. Acest lucru este crucial pentru afacerile cu echipe distribuite sau cu multiple puncte de lucru.
– Facturarea și plățile digitale sunt mai rapide și mai eficiente, ceea ce duce la o mai bună relație cu clienții și furnizorii. Accesul instant la istoricul tranzacțiilor permite rezolvarea rapidă a disputelor și clarificarea oricăror neînțelegeri financiare.
Citește și: Cum ne asigurăm că clienții înțeleg informațiile contabile
Digitalizarea proceselor contabile face posibilă îndeplinirea sarcinilor într-un timp mai scurt. În plus, atunci când automatizezi anumite procese, contabilii vor avea mai mult timp pentru a se concentra pe alte aspecte ale muncii. Astfel, ei vor putea realizeză un volum mai mare de lucru și vor deveni mai productivi.
Tehnologia cloud îți permite să ai acces la informațiile contabile de oriunde te-ai afla. Asta înseamnă că cu doar câteva click-uri, vei putea să afli de sine stătător datele de care ai nevoie. Fără ca să mai trebuiască să le soliciți de la contabil și să aștepți până îți vor fi transmise.
Tot datorită sistemului cloud, poți beneficia de servicii de contabilitate la distanță. Fie că alegi să externalizezi contabilitatea, fie că vrei să le oferi angajaților tăi posibilitatea de a munci uneori remote, acest sistem le asigură angajații tăi accesul la contabilitatea ta indiferent unde se află.
Automatizarea operațiunilor ce țin de cash-flow-ul afacerii ajută la eficientizarea întregului proces de plăți. Totodată, automatizarea operațiunilor cu numerar îți oferă un control sporit asupra procesului de plată. În acest mod, vei putea urmări mai ușor soldurile raportate, valoarea și perioada plăților. Un alt avantaj pe car el vei primi dacă automatizezi operațiunile cu numerar este faptul că vei putea preveni erorile umane ce țin de aceste operațiuni. Sistemul de automatizare captează cu un grad ridicat de precizie informații atât din facturile digitale, cât și de pe hârtie. Ulterior, sistemul procesează aceste facturi automat și verifică încrucișat informațiile.
Digitalizarea contabilității implică anumite cheltuieli. Mai ales dacă e vorba de un departament contabil intern. Asta înseamnă să achiziționezi anumite softuri, să investești în instruirea angajaților, să achiți abonamente la anumite platforme. Totuși există și posibilitatea de a beneficia de o contabilitate digitalizată fără prea multe costuri. Cum? Să externalizezi contabilitatea afacerii către o companie care oferă servicii digitalizate de contabilitate.
Ce facem noi, la DAD Accountant, în această direcție? Ce procese/aspecte contabile sunt digitalizate?
– Integrarea cu e-factura (emitem facturile fiscale si importăm facturile primite de la clienți);
– Asigurăm acces la facturi și acte HR direct din 1C eliminând necesitatea de a stoca informația pe suport de hârtie.
– Integrarea cu client banc – încărcarea extraselor bancare în 1C și formarea plăților bancare direct din softul contabil.
– Acces la 1C la distanță din orice colț al lumii prin web. Asta ne oferă posibilitatea de a lucra în regim outsourcing, având acces la informațiile financiare în orice moment.
– Backup și recuperare de date. În cazul unor probleme tehnice sau pierderi de date, sistemele digitale oferă backup automat, prevenind astfel pierderi majore de informații.
Prin urmare, digitalizarea nu doar că minimizează riscurile de erori, dar și creează un mediu mai sigur și mai eficient pentru gestionarea proceselor financiare.
Îți mulțumim, Olesea!
Dacă ai nevoie de servicii de contabilitate, contactează-ne! Îți vom oferi toate informațiile de care ai nevoie pentru a înțelege dacă serviciile DAD Accountant sunt sau nu potrivite pentru compania ta. Între timp, aici poți vedea prețul aproximativ pentru serviciile noastre.
2024-10-01
Mulți antreprenori la început de cale aleg să se ocupe de toate procesele ce țin de afacerea lor. Inclusiv de...
Mai mult
2024-05-07
Odată ce concurența în lumea afacerilor crește pe an ce trece, antreprenorii locali încearcă să-și eficientizeze cât mai mult activitatea....
Mai mult
2024-04-30
Una dintre grijile pe care și le fac majoritatea afacerilor care apelează la serviciile noastre de contabilitate țin de comunicare....
Mai mult
Acasă 
