Business card: cum îl utilizează afacerile - DAD Accountant

Business card: cum îl utilizează afacerile

07.10.2021

În desfășurarea activității companiile încearcă să găsească soluții pentru eficientizarea achitărilor pentru materialele sau bunurile achiziționate fără numerar, fără a pierde timpul cu un transfer bancar și totodată să nu încalce legea privind limitările de sumă achitate în numerar. Această dilemă poate fi rezolvată cu ușurință folosind business card.

La prima vedere se poate crea impresia că utilizarea business cardului este foarte flexibilă. Dar de fapt nu. Există într-adevăr multe nuanțe la acest subiect pe care contabilitatea ar trebui să o comunice administratorilor de afacere.

În acest articol, scotem în evidență subiecte precum: ce este un business card, cum poate fi utilizat un business card, ce documente contabile sunt necesare în tranzacțiile cu business card și care sunt consecințele neprezentării documentelor confirmative.

Ce este un business card?

Business card este un card bancar emis de banca la care este deschis contul curent al afacerii și conectat la acest cont. Contul de card corporativ, la care este atașat cardul business, în Republica Moldova poate fi deschis în una din următoarele valute: MDL, USD, EUR.

Cardurile business se emit după ce Serviciul Fiscal de Stat va lua la evidență contul de card corporativ.

Uneori se deschide un cont separat pentru un card business, dar care este legat de companie. Singura diferență dintre un cont separat: înainte de a cumpăra ceva, va trebuie de suplinit din contul principal. Plățile pot fi efectuate în orice valută, indiferent de valuta contului de business card.

De fapt, plata cu un card corporativ este exact aceeași operațiune ca și plata prin transfer bancar, doar că este mai convenabilă, deoarece se face achitarea pe loc. Folosind business cardul puteți achita achizițiile prin internet, cheltuieli de reprezentanță și de deplasare, să vă achitați cu furnizorii locali. Principalul lucru este să vă asigurați cu documente confirmative pentru fiecare operațiune.

Cardul business se poate de folosit și în străinătate, iar conversia în valută va fi efectuată automat la rata internă a băncii în MDL.

Cardurile business pot fi personalizate și nepersonalizate. Un card personalizat este atribuit unui anumit angajat, de exemplu, unui director. Dacă un alt angajat a efectuat o plată cu un astfel de card, operațiunile vor fi înregistrate după director, ceea ce înseamnă că el va fi responsabil pentru achiziții. Cardurile nepersonalizate pot fi utilizate de toți angajații companiei, important este să urmăriți cine face cumpărături și să vă asigurați că se vor colecta toate documentele confirmative privind tranzacțiile.

Achitarea cu business card – toate cheltuielile sunt deductibile în scopuri fiscale?

În primă fază fiecare antreprenor credem că ar trebui să cunoască despre faptul că business cardul nu este deschis pentru a efectua cheltuieli personale. Pentru ca cheltuielile efectuate cu business cardul să fie deductibile în scopuri fiscale, acestea trebuie justificate economic: achiziția trebuie să corespundă tipului de activitate a companiei dvs. și în mod normal în viitor să aducă profit.

De exemplu, dacă sunteți o companie de asigurări, achiziționarea unei perechi de schiuri ar fi o cheltuială ciudată. Dar, dacă activitatea principală a companiei dvs. este închirierea echipamentului de schi, atunci cumpărarea unei perechi de schiuri este destul de justificată.

Fără careva impedimente practic orice afacere poate cumpăra mobilier, articole de papetărie, echipamente de birou pentru că se justifică cumva achiziția pentru activitate. Un telefon mobil este, de asemenea, posibil de procurat dacă cu el vă ajută să vă conduceți afacerea în fiecare zi.

Pentru a proteja compania de efectuarea cheltuielilor exagerate cu business cardul fiecare bancă la care e deschis business cardul oferă posibilitatea de a limita tranzacțiile zilnice sau lunare pentru fiecare card în parte, posibilitatea de a limita cheltuielile a unui angajat anumit, de a stabili limita competenței acestuiea în achitarea cheltuielilor companiei.

În comparație cu bani în numerar, pierderea business cardului nu va afecta nici compania nici persoana care a pierdut banii. În orice moment potrivit este posibil ca cardul să fie blocat, banii ramân protejați în contul bancar.

Citește și: Ce impozite achităm în cazul școală online prin franciză de la nerezident? 

Care sunt documentele confirmative la achitarea cu business card?

Orce entitate juridică, fie că este Societate cu Răspundere Limitată, Societate pe Acțiuni, Organizație Necomercială sau altă formă de organizare, care duce evidența contabilă după metoda de angajamente trebuie să dețină acte confirmative pentru banii cheltuiți din cardul business. Achizițiile neconfirmate (există bonul fiscal dar nu există factura fiscală și viceversa) vor fi considerate cheltuieli în scopuri personale și vor fi impozitate ca un salariu obișnuit, totodată suma achitată cu business cardul va fi considerată suma netă.  Ca și soluție, uneori e mai bine de solicitat restituirea sumei neconfirmată.

Pentru confirmarea faptului achiziționării cu ajutorul business card obligatoriu către contabilitate trebuie să fie transmisă factura fiscală la care se atașează și bonul fiscal din terminalul bancar și din aparatul de casă.

Cheltuielile în străinătate vor trebui confirmate suplimentar prin invoiceuri, fișe sau chitanțe din bancomat.
Pe lângă documentele justificative ale achiziției, pentru contabilitate, trebuie să întocmiți un decont de avans. Acesta este un document care este generat după fiecare achiziție utilizând un card business.

Conform legii, decontul de avans trebuie să fie completat de angajatul care a efectuat achiziția. Dar, în practică, contabilitatea o va face singură – mai rapid și fără greșeli.

Putem retrage bani numerar folosind business card?

Dacă retrageți bani prin business card, operațiunea se va reflecta de bancă după cum urmează – emiterea numerarului în gestiune. Aceasta înseamnă că achizițiile cu bani retrași trebuie, de asemenea, confirmate cu documente și cu un decont de avans. Trebuie de menționat ca pe teritoriul Republicii Moldova nu se permite retragerea numerarului în valuta străină prin intermediul cardurilor business emise de către bănci și atașate la contul de card corporativ.

Cum se poate de depus bani în contul de business card?

Alimentarea business cardului poate fi efectuată prin depunerea numerarului sau prin transfer bancar.

Este recomandat să depuneți bani într-un cont corporativ printr-o sucursală bancară, unde va fi clar indicat scopul încasării, fie că e îmrpumut, fie că e venitul din vînzări sau altă proviniență. Când încasați banii prin intermediul unui bancomat poate aparea o neclaritate, pentru că în comentarii nu este indicat scopul depunerii, ceea ce pentru contabilitate este important să reflecte corect mișcarea banilor pe conturile corespunzătoare.

Pentru a evita neclaritățile, informați contabilitatea în prealabil cu privire la fiecare alimentare a contului prin cardul corporativ.

Important: Înainte de a cumpăra prin intermediul cardului corporativ, consultați contabilitatea, sau dacă nu aveți adresați-vă la DAD Accountant, vă vom ajuta să înțelegeți ce se poate de procurat, ce acte confirmative să prezentați și care sunt riscurile dacă acestea lipsesc.