Cum arată firma ideală de contabilitate outsourcing – 6 reguli de bază

Aproximativ 30% dintre companiile care externalizează contabilitate au primit sfaturi de la firmele lor de contabilitate, sfaturi care le-au ajutat să crească profitul (conform studiului Bill.com). Același procent se simte, de asemenea, mai pregătit să ia decizii de afaceri. Astfel, observăm că în prezent outsourcing-ul de contabilitate este un serviciu complex nu doar de analiză și prelucrare date, dar și de ghidare. Totodată, ca să beneficiezi de toate avantajele outsourcingului de contabilitate, este foarte important să alegi cel mai bun furnizor de servicii contabile. În acest articol descriem principalele trăsături a unei firme ideale de outsourcing contabil. Aceste trăsături te vor ajuta să identifici și să contractezi cea mai bună și cea mai oportună companie contabilă. Astfel, o companie ideală de contabilitate în outsourcing este compania care:

1. Efectuează analiza perioadei anterioare, precedentă perioadei în care a preluat contabilitatea

Pentru a avea o viziune clară asupra situației în care se află compania ta, firma contabilă pe care o contractezi ar trebui să analizeze și perioada precedentă colaborării.

Analiza perioadei precedente oferă companiei contabile posibilitatea de a analiza procesele contabile anterioare și de a revizui anumiți indicatori relevanți pentru afacerea ta. Ulterior, analizând dinamica acestor indicatori poți stabiliti trenduri sau direcții de dezvoltare, precum și metode de minimizare a cheltuielilor sau maximizare a profitului.

2. Dispune de resurse și capacități pe care le poate aplica în cazul în care compania ta va crește semnificativ

Îți va fi dificil să atingi noi înălțimi dacă cei care lucrează pentru tine nu vor fi capabili sau nu vor avea resursele necesare pentru a fi într-un pas cu compania ta.

Contractând o companie de contabilitate capabilă să se adapteze la creșterea afacerii tale, nu vei avea nevoie să-ți schimbi compania de outsourcing în momentul unui volum majorat de lucru condiționat de creșterea dimensiunii companiei. Într-o percepție mai simplă, fiecare nouă etapă din viața companiei tale presupune noi provocări și noi necesități, inclusiv contabile. Respectiv, o trăsătură cheie a unei companii contabile profesioniste este capacitatea de adaptare și acoperire a nevoilor progresive pe care le au clienții care cresc.

Ai nevoie de suport în contabilitate? Apelează-ne cu încredere

3. Implementează cu succes tehnologiile informaționale

O companie ideală de servicii de contabilitate outsourcing trebuie să aplice cele mai performante tehnologii informaționale și softuri pentru a garanta eficiența proceselor contabile și a reduce riscul erorilor umane. Acestea, de fapt, sunt 2 cele mai importante avantaje pe care le oferă tehnologiile moderne aplicate în procesele contabile. Capacitatea firmei contabile de a implementa și utiliza tehnologiile informaționale determină direct calitatea procesului de raportare, transparența și eficiența colaborării per general. Totodată, utilizarea tehnologiilor este un factor vital care va determina cât de mulți bani vei putea economisi în perioada colaborării cu respectiva firmă de contabilitate. 

4. Dispune de experiență în toate domeniile de activitate a afacerilor

Capacitatea unei firme contabile de a oferi o gamă largă de servicii pentru clienți cu specific diferit provine din experiența companiei în toate domeniile de activitate. Analizând această trăsătură te vei asigura că firma contabilă pe care o contractezi are experiență de lucru cu clienți diferiți, iar domeniul de activitate al companiei tale nu va reprezenta ceva radical nou pentru echipa acestei companii. Astfel, crește probabilitate că îți vei externaliza compania către profesioniști multilateral dezvoltați și cu o experiență variată.

            Diversitatea experienței poate fi verificată destul de simplu. Poți face acest lucru în 2 pași:

• înainte de ședința de inițiere cu compania contabilă pe care ai decis să o contractezi, analizează site-ul acesteia. Experiența face parte din trăsăturile cheie a unei companii contabile, de aceea, în majoritatea cazurilor, este relatată pe site.
• la prima ședință cu firma contabilă solicită detalii referitor la experiența pe care o are compania și cât de diversă este această experiență. Perfect ar fi dacă firma cu care negociezi ți-ar oferi anumite referințe la unii clienți actuali sau din trecut.

5. Are o reputație bună și este lider de opinie

Reputația companiei contabile determină atât satisfacția clienților din trecut, cât și abilitatea companiei de a asigura securitatea și confidențialitatea datelor obținute de la clienți. Informația cu care lucrează companiile contabile este confidențială. Raportând acest lucru la faptul că, în majoritatea cazurilor, companiile contabile au echipe extinse, reputația și încrederea devine unul dintre factorii decisivi care va determina calitatea colaborării cu firma de contabilitate și nivelul de securitate al datelor pe care le vei livra.

Companiile care posedă practici bune determinate din experiența de lucru cu clienți diverși, sunt capabile să livreze informații eficiente atât din domeniul contabil, cât și din domeniul afacerilor per general.

6. Puterea oamenilor, implică angajați calificați

Calitatea serviciilor prestate de o firmă specializată în servicii de contabilitate outsoucing depinde și de nivelul de calificare a angajaților acesteia. Contractând o firmă de contabilitate ai dori să fii sigur că angajații care vor lucra cu contabilitatea ta sunt calificați și sunt implicați în procese pe care le cunosc și în care au fost implicați până în prezent. O abordare răspândită în acest sens este contractarea unor companii contabile mai vechi, cu contabili seniori mai în vârsta. Unii antreprenori consideră că în domeniul contabilității vârsta este factorul decisiv care determină nivelul de experiență și profesionalism. De fapt, vechimea companiei sau vârsta medie a echipei de contabili nu oferă garanții directe referitor la nivelul de calificare. Deseori, o echipă formată din contabili mai tineri îți poate oferi servicii calificate, bazate pe utilizarea tehnologiilor informaționale și a bunelor practici contemporane.

Alegerea corectă a companiei contabile determină într-o anumită măsură succesul afacerii tale. Contractând o companie care întrunește trăsăturile enumerate mai sus, vei lua o decizie corectă și vei reuși să valorifici avantajele pe care contabilitatea outsourcing le poate oferi afacerii tale.