Ce este diurna, cui se achită și cum se calculează - DAD Accountant

Ce este diurna, cui se achită și cum se calculează

26.04.2022

Ai o afacere care presupune ca angajații tăi să aibă frecvent deplasări de serviciu? Vrei să știi cum e corect să le compensezi cheltuielile de călătorie și ce anume include așa-numita diurnă? Ai ajuns exact unde trebuie!

Pentru că știm cât de prețios este timpul tău, am adunat aici tot ce trebuie să știi despre diurne, astfel încât să faci totul legal.

Orice salariat care trebuie să se deplaseze în interes de serviciu are dreptul la plata tuturor cheltuielilor de drum și cazare, pentru că na, nu degeaba deplasarea e în interes de serviciu și ar fi extrem de nedrept să fie nevoit să le acopere din propriul buzunar. Pe lângă aceste compensații, angajatul trebuie să mai primească și o indemnizație de delegare, numită diurnă.

Dacă te întrebi DE CE? Pentru că în timpul deplasărilor de serviciu, pe lângă transportul tur-retur și hotel, angajatul mai are nevoie să ia masa undeva, să se deplaseze prin oraș și dacă ți se pare puțin, ia în calcul că se pot întâmpla situații neprevăzute care să genereze, la rândul lor, niște cheltuieli în plus.

Ce este diurna?

Diurna este o indemnizație zilnică care se achită de către angajator fie în moneda națională (dacă e vorba de deplasări pe teritoriul țării), fie în valută străină (dacă deplasările sunt în străinătate), pentru a acoperi cheltuielile suplimentare suportate de angajat pentru: hrană, anumite servicii, transportul prin orașul/localitatea în care a fost delegat, precum și orice alte cheltuieli survenite (bineînțeles, dacă acestea sunt relevante în contextul deplasării de serviciu și pot fi demonstrate prin anumite acte).

Cine beneficiază de diurne?

Au dreptul să beneficieze de diurne persoanele fizice care au calitatea de salariați și care, din dispoziția angajatorului, au fost delegate să îndeplinească anumite lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor de serviciu în afara locului lor de muncă.

Totuși, dacă activitatea permanentă a salariaților tăi se desfășoară în timpul aflării în drum sau poartă un caracter mobil sau ambulant (de exemplu, un curier care livrează produse în toată țara sau un vânzător ambulant), călătoriile lor de serviciu pe teritoriul Republicii Moldova nu pot fi calificate drept deplasări de serviciu. De asemenea, îndeplinirea lucrărilor de prospecțiuni şi geodezico-topografice în teren nu se consideră deplasare și, drept urmare, acești salariați nu vor primi diurne pentru astfel de călătorii de serviciu.

În ce situații trebuie să le achiți angajaților tăi diurna?

Indiferent de domeniul de activitate a afacerii tale, tipul de proprietate și forma juridică de organizare a companiei tale, dacă îți trimiți angajații în deplasări de serviciu, trebuie să respecți toate aspectele legale stipulate în Regulamentul cu privire la delegarea salariaților entităților, ceea ce înseamnă inclusiv achitarea diurnelor.

Când diurna NU se achită?
  • Dacă deplasarea de serviciu durează o singură zi și e pe teritoriul Republicii Moldova;
  • Dacă angajatul nu se întoarce la timp (din vina lui);
  • Dacă salariatul e delegat într-o localitate de unde el are posibilitate să revină zilnic la locul său permanent de trai;
IMPORTANT! Dacă, la încheierea programului zilei de lucru, persoana delegată hotărăște să rămână la locul delegării, la prezentarea actelor de cazare, îi vei restitui cheltuielile.

Dacă angajatul pleacă în deplasare (la o conferință, un seminar, un simpozion etc.), iar  organizatorul îi acordă mijloace financiare sub formă de diurnă, burse, alte plăţi confirmate documentar (invitație, scrisoare electronică, alte documente emise de organizator).

IMPORTANT! Dacă mijloacele financiare acordate de organizator pentru o zi sunt mai mici decât normele pentru diurnă stabilite prin prezentul Regulament, atunci va trebui să compensezi diferenţa la prezentarea documentelor confirmative (demers oficial al organizatorului).
Când se achită diurna?

Când planifici o deplasare, emiți un ordin și soliciți acordul angajatului (în anumite situații, el are dreptul să refuze). Înainte de deplasare, îi dai salariatului o sumă de bani cu care acesta să-și poată deconta cheltuielile pentru transport, cazare, masă etc. Avansul poate fi virat pe BUSSINES card, cardul bancar al salariatului, la solicitarea acestuia, ori eliberat în numerar. 

Dacă urmează să plece în străinătate, îi dai avans în valută străină, dacă deplasarea e pe teritoriul Republicii Moldova, avansul va fi în lei. În decurs de 5 zile de la întoarcerea sa din deplasare, salariatul va trebui să prezinte un raport al cheltuielilor și să întoarcă banii care i-au rămas din avansul primit. În caz contrar, acei bani vor fi reținuți din salariul lui. Alteori, poți să nu-i dai niciun avans, iar la întoarcerea angajatului din deplasare, să-i compensezi cheltuielile în baza actelor confirmative pe care el ți le prezintă.

Cheltuielile vor fi înregistrate în contabilitate în moneda națională, însă cu aplicarea cursului oficial al leului moldovenesc valabil față de valutele străine.

Pe lângă acestea, e important să știi că, dacă salariatul se află în statele de tranzit pentru mai mult de 24 de ore sau dacă, în drum spre destinație sau la întoarcere, apar situații neprevăzute și el e nevoit să staționeze (fără vina lui) și să se cazeze într-un hotel din statul de tranzit, diurnele pentru acele zile se plătesc integral, conform normei stabilite pentru acel stat. Pentru zilele de plecare şi sosire diurnele se plătesc în mărime de 100% din normele stabilite.

Dacă deplasarea de serviciu durează doar o singură zi și e pe teritoriul Republicii Moldova, diurna nu se va plăti, dacă însă e vorba de o deplasare de serviciu în străinătate, chiar dacă e vorba de o singură zi, diurna se va achita. Ce-i drept, nu integral, ci în mărime de 50% din norma stabilită.

Atunci când durata deplasării peste hotarele Republicii Moldova depăşeşte 30 de zile calendaristice, cuantumul diurnei se reduce cu 20% pentru fiecare zi suplimentară.

Citește și: Rezident IT Park. Care este rolul Moldova IT Park?

De ce depinde mărimea diurnei?

Normele diurnelor depind de destinația călătoriei de serviciu și sunt diferențiate pe categorii, în funcție deposturile deţinute de salariaţii delegaţi,de scopul şi de caracterul misiunii. Astfel, dacă e vorba de o deplasare de serviciu pe teritoriul Republicii Moldova, diurna va fi mult mai mică decât diurna prevăzută pentru o deplasare de serviciu în străinătate.

Modul şi mărimea compensării cheltuielilor legate de deplasările în interes de serviciu se aprobă de Guvern, bazându-se, în mare parte, pe prețurile din țara unde va avea loc deplasarea și, bineînțeles, de valuta acceptată acolo. Astfel, pentru deplasările în interes de serviciu pe teritoriul Republicii Moldova, diurnele se achită în lei și depind de localitate. Drept exemplu, dacă angajatul tău pleacă într-o deplasare la Chișinău, diurna va constitui 130 de lei, dacă însă va pleca într-o localitate rurală, diurna va fi de 100 de lei. Motivul e destul de clar. Prețurile în capitală sunt mai mari decât în alte localități din țară. Pentru deplasările în străinătate, diurna se achită în valută străină, pentru că ce să faci cu lei moldovenești, spre exemplu, la Paris?

Cuantumul diurnelor pentru fiecare zi de aflare în deplasare a salariatului pot fi găsite aici.

IMPORTANT! Unitățile cu autonomie financiară pot stabili în contractul colectiv de muncă mărimi sporite ale compensațiilor de călătorie în interes de serviciu, inclusiv a diurnelor.
De ce aspecte trebuie să ții cont la calculul și achitarea diurnei?

Pentru a calcula corect diurnele pe care trebuie să le achiți salariaților tăi, trebuie să cunoști normele diurnelor prevăzute de lege. Totodată, e important să ții cont de următoarele aspecte:

  • Categoriile personalului pentru stabilirea normelor de diurne;
  • Perioada deplasării;
  • Destinația deplasării;
  • Mărimea diurnei oferite (dacă depășești sau nu limitele prevăzute de Regulament).
Ce documente trebuie să îndeplinești pentru monitorizarea tranzacțiilor ce țin de achitarea diurnelor?

Deplasarea e pe teritoriul Republicii Moldova? Atunci delegarea salariatului se efectuează în baza ordinului sau a legitimației de deplasare.

În legitimația de deplasare se indică: denumirea entității pe care o reprezintă, numele, prenumele salariatului, funcția, localitățile de destinație, denumirea entității la care este delegat, scopul şi termenul delegării. Totodată, în legitimație se fac menţiuni despre data plecării în deplasare, data sosirii la destinație, data plecării de la destinație și data sosirii la locul de muncă permanent. Toate acestea se autentifică prin ştampilele entităţilor corespunzătoare.

Atunci când angajații tăi trebuie să plece într-o deplasare în străinătate, data la care au traversat frontiera se va determina potrivit documentelor de călătorie (paşaportul, biletele de călătorie, legitimaţia de deplasare, foaia de parcurs pentru autoturism eliberat pentru perioada deplasării, alte documente ce confirmă că persoana s-a aflat peste hotare).

Odată ce mulți cetățeni ai țării noastre dețin, totodată, și cetățenia României și, respectiv, pot avea un pașaport românesc, e recomandat ca angajații cu dublă cetăţenie, care sunt delegați într-o deplasare în interes de serviciu, să călătorească cu paşaportul de cetăţean al RM, astfel încât toate însemnările despre datele de ieșire/intrare în/din Republica Moldova să se facă în acel act pentru confirmarea zilelor de deplasare. În caz contrar, va trebui să solicite de la poliția de frontieră acte care să confirme că anume el e cel care a traversat frontiera cu pașaportul altui stat.

Dacă salariatul revine din deplasare (la locul său permanent de muncă) în aceeași zi în care a fost delegat, nu e neapărat să eliberezi legitimația de deplasare, pentru că în astfel de cazuri, delegarea se efectuează în baza emiterii unui ordin.

Sunt sau nu impozitate diurnele?

Și DA, și NU. Adică, depinde de situație. Dacă mărimea diurnelor nu depășește limitele stabilite de Regulamentul menționat mai sus, acestea nu vor fi impozitate pentru că nu reprezintă venituri ale salariaților. Dacă însă diurnele pe care le primește salariatul sunt mai mari decât valorile indicate în Regulament, suma cu care s-au depășit limitele va fi impozitată, deoarece pentru salariatul delegat, reprezintă o sursă de venit impozabilă.

Astfel, tu, ca angajator,va trebui să calculezi și să reții din această sumă un anumit impozit determinat după modul stabilit de Guvern.

Sau, dacă nu vrei mari bătăi de cap, poți să apelezi la DAD Accountant, iar noi te vom ajuta cu toate serviciile de contabilitate.