5 lucruri care frânează implementarea managementului financiar - Servicii de director financiar

5 lucruri care frânează implementarea managementului financiar

08.11.2023

În ultimii ani, tot mai mulți antreprenori conștientizează importanța managementului financiar pentru o afacere. Tot mai mulți înțeleg că numai atunci când ai un scop financiar clar și când știi exact ce se întâmplă cu fiecare bănuț din companie, îți poți controla cu adevărat businessul. Problema e la implementare. Majoritatea se mulțumesc cu trecerea unui curs de management financiar. După care, pun asta pe umerii unui angajat oarecare și așteaptă primele rapoarte financiare pentru a lua decizii de business bazate pe cifre reale.

Decizii bazate pe cifre. Cât de real este?

Lucrurile însă nu sunt chiar atât de simple. Iar cifrele obținute se pot dovedi depaaaarte de realitate. De ce? Pentru că unii angajați pot să uite să introducă în rapoarte anumite informații. Alții pot să modifice intenționat anumite cifre pentru a nu rămâne fără prima lunară sau pentru a nu strica statistica. Și ce obținem în aceste fel? Niște rapoarte care nu reflectă situația reală și, drept urmare, nu pot fi utilizate pentru luarea unor decizii ce țin de dezvoltarea afacerii.

Ca să nu pățești așa, astăzi venim cu un articol în care îți explicăm care sunt principalele obstacole în implementarea managementului financiar. Dar și ce să faci pentru a le depăși.

Persoana responsabilă de implementarea managementului financiar trebuie să aibă timp și putere de decizie

Înainte de a încredința managementul financiar unui angajat, trebuie să te asiguri că acesta dispune de timp și are putere de decizie. Ce înseamnă asta? Că omul care urmează să se ocupe de managementul financiar trebuie să aibă timp pentru lucrul acesta. Monitorizarea cifrelor și elaborarea rapoartelor financiare nu e ceva ce poate fi făcut ca printre altele. E o muncă complexă, care necesită concentrare și timp.

Totodată, elaborarea rapoartelor financiare presupune că persoana responsabilă de asta va trebui să ceară informații de la toate departamentele companiei. Iar pentru asta, va avea nevoie de autoritate și putere de decizie.

Exemplu:

Proprietarul unei companii de construcție a hotărât să-și dezvolte afacerea implementând managementul financiar. Pentru a nu angaja un director financiar, a decis să-i încredințeze asta soției lui. Ea are studii în contabilitate și, s-a gândit el, în scurt timp, va înțelege ce are de făcut.

Soția proprietarului însă nu avea autoritate și nici putere de decizie. Când solicita informațiile necesare de la departamentele companiei, angajații fie o amânau, fie spuneau că nu au timp, fie o ignorau.

Asta se întâmplă atunci când unei persoane i se deleagă o sarcină, dar nu i se deleagă autoritate și putere de decizie.

Unii antreprenori hotărăsc să se ocupe de implementarea managementului financiar de sine stătător. Cât de real e asta?

Există și situații când antreprenorii, fiind entuziasmați de ideea de a implementa managementul financiar în compania lor, aleg să se ocupe de asta singuri. Acest lucru nu e rău. Doar că nu întotdeauna e posibil. După cum am mai spus, managementul financiar nu e o muncă pe care poți să o faci când ai un pic de timp liber. Adică, ca printre altele. E un job full, care necesită să te dedici 100%.

Așa că, dacă ai o firmă mică (până la 10 mln rulaj anual), cel mai probabil, vei reuși să te ocupi și de managementul financiar. Ce-i drept, cu mult efort.

Dacă însă ai o firmă mai mare (peste 10 mdl rulaj anual), pur și simplu, nu vei reuși să faci față volumului de muncă.

Pentru implementarea managementului financiar ai nevoie de o echipă

Implementarea managementului financiar e o muncă de echipă. Da, e important să existe o persoană responsabilă. Dar, acea persoană responsabilă nu va putea face mare lucru dacă nu va colabora cu echipa.

Departamentul de producere trebuie să ofere informații despre cantitatea bunurilor produse, despre costurile adiționale etc. Specialistul pe marketing trebuie să prezinte informațiile despre cheltuielile legate de promovare și publicitate. Managerii pe vânzări vin cu datele despre numărul contractelor semnate.

După cum vezi, pentru implementarea managementului financiar, e nevoie de implicarea mai multor angajați din companie. Dar, după cum am scris la începutul articolului, nu toți sunt deschiși pentru această colaborare. Unii nu înțeleg de ce trebuie să facă această muncă suplimentară. Pentru că e o muncă suplimentară. Alții tind să prezinte date „corectate” ca să nu rămână cumva fără prima lunară. Și mai sunt și din cei care pur și simplu nu reușesc să mai facă și asta.

5 lucruri care frânează implementarea managementului financiar într-o companie

Pe parcursul experienței noastre, am lucrat cu diferite afaceri din cele mai diverse domenii. Am văzut diferite situații și am dedus principalele obstacole care împiedică implementarea managementului financiar.

1.    Nu există o structură organizatorică

Structura organizatorică a unei companii este un sistem care prezintă modul în care e organizată activitatea companiei. Structura organizatorică arată cine și ce funcție deține, ce rol și ce responsabilități are. Asta îl ajută pe administrator să gestioneze mai ușor afacerea, pentru că știe exact cu ce trebuie să se ocupe fiecare angajat. Totodată, structura organizatorică, e utilă și pentru angajați, fiindcă îi ajută să înțeleagă exact care sunt atribuțiile lor și ce obiective trebuie să realizeze zilnic.

Cum lipsa unei structuri organizatorice poate împiedica implementarea managementului financiar? Iată un exemplu:

Angajatul X a fost numit responsabil pentru implementarea managementului financiar. Ca să elaboreze rapoartele financiare, el are nevoie de informații despre vânzări. Angajatul X vine la angajatul Y (managerul pe vânzări) și îi cere aceste informații.

Managerul pe vânzări însă spune că el nu se ocupă de asta și îl direcționează pe angajatul X către angajatul Z (asistentul managerului pe vânzări).

Angajatul Z spune că nici el nu se ocupă cu asta și că, de fapt, managerul pe vânzări trebuie să cunoască aceste informații.

Angajatul X rămâne fără informațiile de care are nevoie…

Dacă ar fi existat o structură organizatorică, fiecare dintre cei 3 angajați ar fi știut cine și de ce se ocupă și și-ar fi făcut treaba.

Care e recomandarea noastră?

Să te asiguri că în compania ta există o structură organizatorică și toată lumea e informată despre funcția pe care o deține și responsabilitățile care îi revin.

Citește și: Cunoaște specialiștii DAD! @Natalia: manager financiar DAD: „Pentru fiecare client, noi adaptăm raportul conform activității pe care o desfășoară.”

2.    Compania nu are un scop bine determinat

Orice specialist din domeniul managementului financiar o să-ți spună că, înainte de a implementa managementul financiar, e nevoie să identifici care e scopul companiei. Vrei să îți dublezi profitul până la anul viitor? Vrei să îți deschizi o filială în nordul țării? Sau poate îți dorești să-ți extinzi departamentul de producere? Important e să știi ce vrei să obții ca să înțelegi ce pași urmează să faci.

Apropo, în acest episod de DAD Expert, am discutat foarte detaliat despre un caz concret.

Care e recomandarea noastră?

Să stabilești un obiectiv clar. Atunci când îți stabilești un obiectiv, acesta trebuie să fie formulat în baza principiului SMART. Adică, să fie specific (vorbim concret despre un obiectiv, nu despre mai multe obiective incluse într-unul). Totodată, obiectivul trebuie să fie măsurabil (să putem verifica în ce măsură a fost sau nu atins).

Obiectivul stabilit trebuie să fie realizabil, adică să poată fi atins. Să nu țină de domeniul fantasticului. Nu ne propunem să ajungem lideri mondiali în nișa noastră peste o săptămână dacă abia am deschis afacerea și nici nu avem profit. De asemenea, obiectivul trebuie să fie actual și să aibă un indicator temporal. Adică când ne dorim să atingem acest obiectiv.

3.    Nu ți-ai pregătit echipa pentru implementarea managementului financiar

Pentru niciun antreprenor nu e secret că angajații joacă un rol esențial în dezvoltarea companiei. După cum am spus-o (și nu o singură dată!), implementarea managementului financiar e o muncă de echipă. Angajații tăi trebuie să fie implicați în acest proces și să fie pregătiți să ofere la timp toate informațiile necesare.

Să analizăm două exemple:

Așa NU!

Angajații cărora li s-au delegat responsabilități legate de managementul financiar nu sunt pregătiți. Ei nu au calificarea și abilitățile necesare.

Ce obținem? Informații eronate sau incomplete și întârzieri.

Așa DA!

Angajații cărora urmează să li se încredințeze responsabilități legate de managementul financiar sunt, mai întâi, instruiți. Li se explică ce au de făcut. De ce asta e important. Și cum managementul financiar va ajuta compania să crească. Li se explică procesele de muncă etc.

Ce obținem? O muncă eficientă, informații corecte, prezentate la timp.

4.    Angajații nu cunosc cifrele reale sau le este frică să includă în raport cifrele reale

O altă problemă care poate să împiedice implementarea managementului financiar este când angajații nu cunosc cifrele reale. Sau atunci când, din anumite motive, aceștia se tem să prezinte cifrele reale.

Care sunt recomandările noastre?

Să te asiguri că angajații tăi sunt instruiți și știu să calculeze corect datele necesare pentru managementul financiar.

Să identifici și să înlături motivele pentru care angajații tind să prezinte informații eronate. Unii o fac conștient, pentru a nu fi lipsiți de prima lunară (de exemplu). Alții poate că nu au reușit să calculeze tot și au prezentat niște date aproximative. În aceste situații, e important ca angajații să înțeleagă importanța managementului financiar.

5.    Nu apelezi la o companie/un specialist care să se ocupe de implementarea managementului financiar

Mulți antreprenori cred că e mai bine dacă se vor ocupa de sine stătător de implementarea managementului financiar. Numai că acest lucru nu e atât de simplu. Mai ales când e vorba de o companie mai mare.

Care sunt recomandările noastre?

Să fii realist și să îți măsori puterile obiectiv. Dacă ai o companie cu mai mult de 10 angajați, e puțin probabil să reușești să îți asumi și munca de antreprenor, și responsabilitățile ce țin de managementul financiar. Și o spunem din experiență.

O soluție rezonabilă, în această situație, ar fi să apelezi la o companie sau la un specialist în domeniul managementului financiar. De exemplu, la DAD Management, găsești astfel de servicii. Contactează-ne și cere mai multe detalii!