Legislația muncii prevede posibilitatea de a efectua gestiunea documentelor din domeniul relațiilor de muncă în formă electronică, fără duplicarea documentelor pe hârtie. Procedura poate fi aplicată pentru documentele de personal care sunt prevăzute în format obligatoriu pe hârtie, să fie semnarea electronică a documentelor pentru resursele umane.
Dreptul de a semna Contracte Individuale de Muncă (în continuare – CIM) și modificări ale acestora în timpul lucrului la distanță cu semnătură electronică calificată avansată (SEAC) există din 26 mai 2020.
În conformitate cu Legea 69/2020, Codul Muncii a fost completat cu Capitolul IX1 „Lucrul de la distanță”, care a permis semnarea cu SEAC a unor documente (CIM, acord suplimentar la CIM, ordin de încetare a rapoartelor de muncă) cu angajații care activează la distanță.
Implementarea semnăturii electronice în relațiile de muncă începând cu data de 10 ianuarie 2022 a devenit mult mai atractivă pentru unitățile din țară, permițând gestiunea documentelor de personal în format electronic cu toți angajații unității nu numai pentru angajații care activează la distanță.
Codul muncii a extins capacitatea unităților să-și modifice organizarea resurselor umane în format electronic și a permis dezvoltarea de instrumente capabile să răspundă noilor cerințe digitale. Aceste modificări au fost executate prin Legea 175 din 11.11.21 (MO302-306 / 12.10.21).
| Art. 56 alin (3): «(3) Contractul individual de muncă se semnează de către părți: a) fie cu semnătură olografă – în două exemplare, dintre care un exemplar se înmânează salariatului, iar celălalt se păstrează la angajator; b) fie cu semnătură electronică avansată calificată – în cazul în care părţile contractului individual de muncă au convenit încheierea acestuia prin schimb de documente». |
| Art. 68 alin. (1): «(1) Contractul individual de muncă poate fi modificat printr-un acord suplimentar semnat de părți, inclusiv cu utilizarea semnăturii electronice avansate calificate. Acordul suplimentar este parte integrantă a contractului individual de muncă». |
Semnarea electronică a documentelor de resurse umane cu SEAC se poate efectua cu toți angajații care au convenit acest schimb de documente și nu depinde de genul de activitate a unității și de locul de muncă a angajaților.
Forma documentară prin care părțile convin semnarea electronică a documentelor și schimbul de documente în format electronică nu este reglementat de lege.
Fiecare unitate poate elabora un model de acord al angajatului, care va fi semnat de părți și va permite angajatului și angajaților să semneze documentele (CIM, acordul suplimentar la CIM, etc.) cu SEAC.
Acordul angajatului poate fi partea unui acord suplimentar la CIM semnat de părți sau un alt document elaborat și aprobat la nivelul unității. El poate conține lista documentelor care vor fi semnate de părți cu SEAC, modul de recepționare, condițiile schimbului de documente electronice, cine va suporta cheltuielile pentru semnarea electronică, etc.
Unele companii la moment, permit angajaților care lucrează la distanță să facă semnarea electronică a documentelor de personal (CIM, acorduri suplimentare la CIM și alte documente) cu o simplă semnătură electronică. În acest caz, unitatea își asumă un anumit risc. O simplă semnătură electronică nu este întotdeauna recunoscută în instanțe de judecată, iar inspectorii sunt sceptici cu privire la acest tip de semnătură în timpul controalelor. Perspectiva unui litigiu, dacă este aplicată semnătura electronică simplă, crește odată cu apariția unui angajat în conflict, care poate profita de prevederile legislației în vederea schimbului și semnării digitale a documentelor de personal.
Angajatorii și angajații pot opta pentru utilizarea mai multor tipuri de confirmare a recepționării/înștiințării documentelor din domeniu relațiilor de muncă în formă scrisă.
Codul Muncii a fost completat cu două noțiuni noi, care permit schimbul digital de informații „forma scrisă” și „confirmarea recepționării/ înștiințării” cu următorul cuprins:
a) notificarea este predată destinatarului;
b) notificarea este predată la adresa poștală indicată de destinatar în acest scop ori, în lipsa acesteia, la sediul destinatarului persoană juridică sau la domiciliul destinatarului persoană fizică;
c) notificarea este transmisă prin poștă electronică sau prin alt mijloc de comunicare individuală, când poate fi accesată de către destinatar, inclusiv potrivit regulilor de expediere și recepționare a documentului electronic prevăzute de legislație;
d) notificarea este pusă în orice alt fel la dispoziția destinatarului într-un loc și într-un mod care fac posibil, în mod rezonabil, accesul destinatarului fără întârziere.
La angajarea persoanele care urmează să fie angajate sunt familiarizate cu mai multe documente interne (Regulamentul intern al unității, contractul colectiv de muncă, fișa postului, etc.). Iar în timpul activității de muncă ulterioare, se eliberează anual încă zeci de documente cu care angajatul ia cunoștință sub semnătura (ordine, grafice, avize, alte acte normative interne).
Toate aceste documente se aduc la cunoștința angajaților sub semnătură și nu tot timpul este posibil de a respecta termenul prevăzut de legislație, în special la întreprinderile în care angajații lucrează la distanță, au un caracter de muncă care necesită deplasări frecvente în țară și peste hotare sau conducătorul unității (persoană responsabilă) nu este întotdeauna la birou, iar pe documente se cer semnătura conducătorului companiei (persoanei responsabile) și semnătura angajatului.
Informarea angajaților în formă electronică reprezintă cea mai bună modalitate de a respecta legislația muncii.
Începând cu 10 ianuarie 2022 legislația muncii, permite implementarea managementului documentelor de personal electronic cu risc minim pentru companie.
Citește și: Departamentul de resurse umane: rolul lui și responsabilități
| Nr. d/o | Denumirea documentului | Norma legislativă (Codul muncii) |
| 1 | Informarea privind condițiile de activitate anterior angajării sau transferării într-o nouă funcție a angajatului | Art. 48 alin.(1) |
| 2 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) de angajare în cazul în care angajatorul la emis | Art. 65 alin. (2) |
| 3 | Regulamentul intern al unității | Art. 199 alin. (3) |
| 4 | Cerințele privind prelucrarea datelor personale ale salariatului și garanțiile referitoare la protecția lor | Art. 91 p. h) |
| 5 | Anunț privind introducerea unor norme noi de muncă | Art. 169 alin. (3) |
| 6 | Ordin privind atragerea salariatului la muncă suplimentară | Art. 104 alin. (7) |
| 7 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) privind aplicarea sancțiunilor disciplinare | Art. 210 alin. (2) |
| 8 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) privind transferul salariatului la altă muncă permanentă în cadru unității | Art. 74 alin. (3) |
| 9 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) privind suspendarea CIM | Art. 75 alin. (4) |
| 10 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) privind reluării activității de muncă | Art. 75 alin. (4) |
| 11 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) privind încetarea CIM | Art. 81 alin. (3) |
| 12 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) cu privire la preavizarea angajaților în legătură cu lichidarea unității ori în legătură cu reducerea numărului sau a statelor de personal | Art. 88 alin. (1) p. d) |
| 13 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) cu privire la preavizarea angajaților despre intenția sa de a desface CIM | Art. 184 alin. (1) |
| 14 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) privind încetarea CIM pe un termen de până la 2 luni | Art. 278 alin. (2) |
| 15 | Ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) privind încetarea CIM pentru îndeplinirea lucrărilor sezoniere | Art. 282 alin. (2) |
De exemplu, compania este obligată să informeze fiecare angajat în scris despre componentele salariilor care îi sunt datorate pentru perioada relevantă, cuantumul și motivele deducerilor efectuate, suma totală datorată pentru plată (art. 142 alin. (3) Codul Muncii). Distribuirea informației date prin e-mail, cu acordul prealabil al angajatului, este recunoscută în timpul controalelor.
De exemplu, SEAC se va folosi pentru a semna documente de bază a personalului (CIM, acordul suplimentar la CIM, ordinul de încetare a raporturilor de muncă, etc.) atât din partea angajatului, cât și a conducătorului unității. Semnătura electronică protejează cel mai bine documentele de modificări neautorizate, astfel încât va fi mai ușor de a dovedi autenticitatea semnării acestor documente în timpul controalelor sau în instanță de judecată.
Regulamentul privind funcționarea sistemului electronic de management al documentelor de personal al unității poate include următoarele noțiuni:
Având în vedere inovațiile în managementul documentelor electronice de personal atât pentru managerii de personal, cât și pentru toți angajații unității, trebuie să fim pregătiți că în procesul de lucru pot surveni modificări și precizări a modalității de gestiune a sistemului. Cu toate acestea, în viitor, semnarea electronică va ajuta la reducerea timpului și la optimizarea muncii cu documentele de personal din unitate.
O unitate este structurată în jurul documentelor, iar activitatea ei se desfășoară prin intermediul acestor documente. Statisticile arată că o dată la cinci ani numărul de documente gestionate într-o unitate se dublează. Gestionarea corectă și eficientă a documentelor este o parte componentă și esențială de administrare prudentă a riscurilor în cadrul oricărei unități și în deosebi în gestionarea resurselor umane.
Un sistem bine organizat al managementului electronic a documentelor de personal asigură stocarea securizată a documentelor și oferă o abordare inovativă cu privire la modul de gestiune și organizare a documentelor, reducând considerabil timpul de acces la documente precum și modul de distribuire și modificare al acestora.
autor: Mursa Liuba
redactat: DAD Human Capital
2023-05-25
În ultima perioadă, apar tot mai multe companii care prestează servicii în regim outsourcing. Printre acestea sunt și firmele de...
Mai mult
2023-03-22
Fie că ai o companie mare sau mică, oricum, mai devreme sau mai târziu, ai de-a face cu recrutarea personalului....
Mai mult
2022-12-15
Adesea se întâmplă că în perioada de probă noii angajați lucrează bine și sunt eficienți, iar imediat după, productivitatea lor...
Mai mult
Acasă 
