Munca la distanţă – caracteristici, avantaje și dezavantaje

Munca la distanță este un trend relativ nou în Republica Moldova, dar este adoptat de tot mai multe companii atât străine cît și autohtone.

Beneficiul preferat de angajații și angajatorii din Republica Moldova, în contextul stabilirii stării de urgență în sanătate publică, este faptul că pot să combine munca de la birou și munca de acasă.

Cele importante domenii în care munca la distanță a fost adoptată și implimentată sunt:

• sectorul IT;
• comunicațiile;
• domeniul contabilității și cel financiar.

Pentru mulți oameni pandemia de coronavirus a însemnat mutarea biroului acasă. La început era o soluție temporară, dar s-a dovedit una de durată și în legislația muncii au fost întroduse modificări privind cerințele legislative a muncii la distanță.

La 26 mai 2020, pe fundalul unei treceri comune la autoizolare, prin Legea 69/2020 a fost întrodus în Codul Muncii din Republica Moldova un capitol nou „Muncă la distanță” care reglementează organizarea lucrului la distanță.

Salariații ce prestează munca la distanță (1) Munca la distanță reprezintă forma de organizare a muncii în domeniile de activitate, prin care salariatul își îndeplinește atribuțiile specifice ocupației, funcției sau meseriei pe care o deține în alt loc decât cel organizat de angajator, folosind inclusiv mijloace din domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor. (2) Salariații cu munca la distanță sunt salariații care au încheiat un contract individual de muncă sau un acord suplimentar la contractul existent, care conțin clauze de muncă la distanță. Principiile organizării muncii la distanță (1) Salariatul cu munca la distanță se bucură de toate drepturile și garanțiile prevăzute de lege, de contractul colectiv de muncă, de contractul individual de muncă sau de alt act normativ la nivel de unitate aplicabil salariaților al căror loc de muncă este organizat de angajator. (2) Particularitățile privind munca la distanță pot fi prevăzute în contractul individual de muncă, în contractul colectiv de muncă sau în regulamentul intern al unităţii ori în alt act normativ la nivel de unitate. Încheierea, modificarea și conținutul contractului individual de muncă care prevede clauze de muncă la distanță (1) Contractul individual de muncă privind munca la distanță se încheie şi se modifică în condițiile prevăzute de prezentul cod, inclusiv prin schimbul de documente electronice cu utilizarea semnăturii electronice avansate calificate. (2) Contractul individual de muncă privind munca la distanță trebuie să conțină, în afara clauzelor prevăzute la art. 49, clauze privind: a) condițiile de prestare a muncii la distanță; b) programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea salariatului și privind modalitatea de realizare a controlului; c) modalitatea de evidență a orelor de muncă prestate de salariatul cu munca la distanță; d) condițiile privind suportarea cheltuielilor aferente activității în regim de muncă la distanță; e) alte condiții convenite de părți. Organizarea securității și sănătății în muncă pentru  salariații cu munca la distanță Angajatorul organizează securitatea şi sănătatea în muncă a salariaților cu munca la distanță în conformitate cu prevederile Legii securității și sănătății în muncă nr. 186/2008, precum şi ale altor acte normative din domeniul securității și sănătății în muncă. Încetarea contractului individual de muncă privind munca la distanță Încetarea contractului individual de muncă privind munca la distanță are loc în condițiile generale prevăzute de prezentul cod, inclusiv prin schimbul de documente electronice cu utilizarea semnăturii electronice avansate calificate.”

Munca la distanță reprezintă forma de organizare a muncii în domeniile de activitate, prin care salariatul își îndeplinește atribuțiile specifice ocupației, funcției sau meseriei pe care o deține în alt loc decât cel organizat de angajator, folosind inclusiv mijloace din domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor. Această formă de lucru se prevede în Contractul individual de muncă sau într-un acord suplimentar la contractual existent.

Salariații care prestează munca la distanță, potrivit prevederilor Codului Muncii au posibilitatea încheierii și încetării contractului individual de muncă prin schimbul de documente electronice cu utilizarea semnăturii electronice avansate calificate.

Reflectarea locului de muncă al unui salariat la distanță într-un contract individual de muncă

Potrivit prevedilor legislației, salariații cu munca la distanță sunt cei care au încheiat un contract individual de muncă, care prevede clauze de muncă la distanță sau au prevăzut această posibilitate printr-un acord suplimentar la contractul existent.

Un model de înscriere a clauzei muncii la distanță, ar fi:

1. Salariatul îndeplineşte munca specificată în prezentul Сontractul individual de muncă în afara locaţiei angajatorului (la distanţă). 2. Locul de muncă este locul desemnat de Salariat, reprezentând domiciliul / reședința / locul în care acesta locuiește în fapt (dacă acesta nu corespunde cu domiciliul ori reședința declarate legal), fiind localizat la adresa: mun. Chișinău, str. Igor Vieru 15/3 (exemplu).

Reflectarea condițiilor suplimentare de muncă al unui salariat la distanță într-un contract individual de muncă

Contractul individual de muncă privind munca la distanță poate conține, suplimentar, programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea salariatului și modalitatea de realizare a controlului, precum și modalitatea de evidență a orelor de muncă, dar și condițiile privind suportarea cheltuielilor aferente activității în regim de muncă la distanță.

1. Salariatul furnizează angajatorului zilnic şi săptămânal un raport privind activitatea de muncă. 2. Rapoartele zilnice şi săptămânale sunt furnizate electronic la adresa: office@dad.md (exemplu). 3. Raportul zilnic este furnizat în zilele lucrătoare ale salariatului până la ora 18:00. 4. Raportul săptămânal este transmis până la 17:00 în ultima zi lucrătoare a săptămânii.

Tipurile muncii la distanță:

Permanentă – când un salariat lucrează de la distanță tot timpul, nu are zile lucrătoare la birou și nici un loc de muncă staționar. De exemplu, în statele de personal al unui magazin există un contabil care nu are birou iar procesarea documentelor, raportarea, efectuarea plăților se execută online de la domiciliu.

Temporară – atunci când un salariat de birou este transferat la muncă acasă pe o perioadă determinată. În acest moment, nu are nicio obligație să meargă la birou. De exemplu, o companie IT transferă salariații să execute munca la distanță (la domiciliu) pe durata instalării stării de urgrnță în sanătate publică.

Combinată – când se alternează munca la distanță și munca la birou. De exemplu, un contabil lucrează acasă de luni până miercuri și merge la birou joi și vineri.

Condițiile de muncă la distanță

Munca la distanță necesită o auto-disciplină ridicată și o responsabilitate personală a fiecărui salariat și, prin urmare, nu este potrivită pentru toată lumea. Deci, înainte de a decide transferarea angajaților la distanță este necesar de a analiza cu atenție argumentele pro și contra.

Pentru evitarea neînțelegerilor cu salatiații, va fi corect de întocmit la unitate un regulament privind munca la distanță unde se fie descrise în detaliu cerințele, obligațiunile și responsabilitățile salariaților si a angajatorului.

Obligațiile angajaților care lucrează de acasă ce ține de securitatea datelor utilizate

La unitate se elaborează Politica de evidență a obligațiilor angajaților referitoare la securitatea datelor atunci când lucrează la distanță.

Politica va informa si reglamenta salariații privind:

• cerințele de protejare a informației confedențiale, proprii și nepublice, restricția persoanelor neangajate privind vizualizarea sau copierea informaților de serviciu;
• obligațiunea salariaților să lucreze utilizând o conexiune securizată la internet cu o parolă complexă, să realizeze o revizuire periodică a parolei și orice alte demersuri adecvate responsabilităților specifice locului de muncă și ale mediului de lucru;
• interzicerea transmiterii adresei de acces la distanță, date de autentificare sau parole pentru acces de la distanță.

Citește și: Concediile de odihnă anuale

Condițiile de securitate și sănătatea muncii la executarea obligațiunilor de muncă la distanță

Angajatorul este obligat să asigure condiții pentru că salariații să primească o instruire suficientă și adecvată în domeniul securității și sănătății muncii, în special sub formă de informații și instrucțiuni specifice locului de desfășurare a activității la distanță și utilizării echipamentelor cu ecran de vizualizare.

Obligațiile angajaților în domeniu securității și sănătății muncii care execută obligațiunile de serviciu la distanță ar fi:

• să-și desfășoare activitatea în conformitate cu pregătirea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională nici propria persoană, nici alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;
• să informeze angajatorul cu privire la echipamentele de muncă utilizate și la condițiile existente la locurile desfășurării activității muncii la distanță și să îi permită acestuia accesul, în măsura în care este posibil, în vederea stabilirii și realizării măsurilor de securitate și sănătate în muncă, necesare conform clauzelor din contractul individual de muncă, ori în vederea cercetării evenimentelor;
• să nu schimbe condițiile de securitate și sănătate în muncă de la locurile în care desfășoară activitatea muncii la distanță;
• să utilizeze numai echipamente de muncă care nu prezintă pericol pentru securitatea și sănătatea sa;
• să își desfășoare activitatea cu respectarea dispozițiilor privind obligațiile angajaților, așa cum sunt ele prevăzute în Legea SSM nr. 186/2008, cu modificările ulterioare, precum și în conformitate cu clauzele contractului individual de muncă;
• să respecte regulile specifice și restricțiile stabilite de către angajator cu privire la rețelele de internet folosite sau cu privire la folosirea echipamentului pus la dispoziție;
• să aducă la cunoştinţă angajatorului orice caz de îmbolnăvire a lor în timp ce activează de la domiciliu sau orice accident de muncă produs la domiciliu acestora.

Avantajele și dezavantajele muncii la distanță pentru salariați

Avantajele lucrului la distanță:

• absența unui loc de întâlnire obligatoriu pentru angajați (nu sunt legați geografic de angajator. Nu există deplasări obositoare la și de la serviciu. Nu este nevoie să mențină un cod vestimentar, să fie prezent fizic la întâlnirile de planificare, să guste toate „deliciile” vieții de birou).
• concentrare maximă la locul de muncă – nu există distrageri sub formă de colegi, conversații telefonice ale altora, etc.
• disponibilitatea – practic, angajatorii plătesc pentru acțiunea efectuată. Cât de repede și la ce oră a zilei se finalizează lucrările îndeplinite – depinde doar de angajat. Există, desigur, și o astfel de muncă la distanță, unde trebuie angajatul să fie în contact cu … și până la … o anumită perioadă. De exemplu: un operator de call center sau un consultant online.
• egalitatea socială – nu contează genul, vârsta, aspectul, numărul copiilor, religia și sănătatea. Principalul lucru este profesionalismul.

Dezavantajele muncii la distanță:

• nevoia de autodisciplină și responsabilitate.
• necesitatea de a cheltui propriile fonduri pentru a crea un loc de muncă. De exemplu: masa de lucru, fotoliu, etc., însă acestea pot fi individualizate și cât mai confortabile pentru salariat.
• este incertitudinea dezvoltării carierei, neavând posibilitatea de a comunica în direct cu managerii superiori.

Care sunt avantajele și dezavantajele muncii la distanță pentru angajatori?

Avantajele lucrului la distanță:

• costuri mai reduse – chirie, plăți comunale, trafic internet, cheltuieli administrare, etc., cheltuieli care pot merge către profitul companiei sau către salariile motivante pentruangajați.

• posibilitatea de a angaja specialisti din diverse localități fără limitarea la locul geografic al unității (unitățile pot angaja cel mai potrivit salariat, chiar dacă locuiește în diferite localități din țară).

Dezavantajele muncii la distanță:

• lipsa comunicării în directe dintre salariat și managerul superior.
• programul de lucru adesea neregulat și imposibilitatea gestionării corecte a muncii salariatului.
• salariații aflați la distanță pot avea un impact psihologic în legătură cu izolarea de colegii de muncă, neavând posibilitatea să se consulte fizic cu managerii superiori și colegii de echipă.