Fișa postului – formalitate sau necesitate? - DAD Human Capital

Fișa postului – formalitate sau necesitate?

11.01.2021

Fișa postului este un instrument critic pe care îl folosești atât la etapa de recrutare a angajaților, cât și în procesul ulterior de management al acestora. Este important ca fiecărui post din compania ta să îi corespundă o fișă de post oficială. Această fișă de post stipulează toate atribuțiile, responsabilitățile și calificările pe care ar trebui să le posede un angajat pentru a activa într-un anumit post. Totodată, fișa postului stabilește raportul dintre angajator și angajat în ceea ce privește responsabilitățile și așteptările clar definite pe care le are angajatorul de la angajat. Este recomandat să expediezi candidatului fișa postului înaintea interviului. Astfel, candidatul va putea studia mai bine specificul postului respectiv în compania ta, iar în consecință, interviul va deveni mai productiv.

De ce este important să întocmești o Fișă de Post pentru fiecare poziție din compania ta?

  • În primul rând, întocmind fișa postului pentru o anumită poziție, descrii mai desfășurat rapoartele deja descrise în contractul individual de muncă. De cele mai multe ori fișa de post reprezintă o anexă suplimentară la contractul de muncă de bază. Astfel, fișa postului devine un instrument eficient de detaliere, concretizare și excludere a anumitor lacune de sens sau neînțelegeri potențiale.
  • Fișa postului este un element important în procesul de organizare a unui management de performanță eficient. Poți folosi acest instrument și pentru a descrie exact criteriile de performanță la obținerea bonusurilor / primelor / KPI / etc. Acordând suficientă atenție acestui aspect din fișa postului, te vei asigura că angajații cunosc cu certitudine care sunt așteptările tale. Totodată, angajații tăi vor cunoaște și modul în care vor fi remunerați pentru performanță și rezultat.
  • Poți folosi o parte pentru procesul de recrutare. Dat fiind faptul că fișa postului furnizează informații exacte referitor la specificul postului, poți folosi o parte din aceste informații în anunțurile de recrutare. Este recomandat să alegi doar aspectele cheie:
    – aspectele cheie care ar fi atractive pentru potențialii angajați;
    – aspectele cheie care ar trezi cel mai mult interes și care ar genera mai multe întrebări de concretizare din partea candidaților.

Ce valoare oferă o fișă de post reușită?

  • Fișa postului – instrument de recrutare. În procesul de recrutare, fișa postului te ajută să compari abilitățile fiecărui candidat în parte cu abilitățile necesare pentru postul respectiv (conform fișei de post).
  • Fișa postului îți permite să reduci timpul  de pregătire a întrebărilor pentru interviuri de angajare. Fișa postului, de fapt, poate deveni planul tău pentru interviurile de angajare structurate.
  • Fișa postului poate fi, de asemenea, utilizată pentru a determina aspectele postului care au nevoie de formare și dezvoltare, atunci când angajatul nu îndeplinește așteptările sau cerințele propuse.
  • Precum am menționat, fișa postului este un instrument eficient în procesul de îmbunătățire a managementului de performanță a angajaților. Din perspectiva angajatului, o descriere clară a postului îl ajută să-și înțeleagă responsabilitățile și rolul poziției pe care o ocupă.  

Citește și: Tendințe în HR pentru anul 2021

Recomandări utile pentru o fișă de post excelentă

Fișa de post devine un instrument eficient doar în cazul în care este întocmită într-un mod corect. Mai jos găsești un șir de recomandări pe care le poți aplica în procesul de creare a fișei de post pentru pozițiile din compania ta.

  • Tratează fișa postului ca un document specific. O fișă reușită descrie activitatea tipică a unui angajat pentru o anumită poziție. Este important ca fișa pe care o întocmești să fie cât mai exactă și detaliată. Dacă descrii procesul de raportare, descrie cu exactitate cât de des angajatul va raporta, care este forma de raportare și care este persoana sau departamentul căruia ar trebui livrate raportările.
  • Folosește fișa postului ca instrument de responsabilizare a angajaților. În cazul în care este bine concepută, fișa postului motivează angajații să-și îndeplinească munca atribuită conștient, cu un nivel ridicat de responsabilitate. Odată ce definești responsabilitățile fiecărui angajat în parte, aceștia vor cunoaște care anume sunt responsabilitățile lor și cum ar trebui să le îndeplinească. Astfel, eviți situații de neclaritate și incertitudine, în care anumite taskuri nu sunt îndeplinite din simplu motiv că angajații nu cunosc cine anume ar trebui să le îndeplinească.
  • Formulează propoziții cât mai simple. Propozițiile cu o structură cât mai simplă sunt percepute și memorate mai ușor.
  • Începe fiecare punct cu un verb de acțiune. Mai jos găsești o listă de verbe care s-au dovedit a fi cele mai eficiente pentru a formula sarcinile / responsabilitățile din fișa postului.
    – Îndeplinește
    – Execută
    – Realizează
    – Analizează
    – Aplică
    – Menține
    – Evaluează
    – Consultă
    – Gestionează
    – Identifică
    – Asigură.

Antiexemplu: cum să nu procedezi atunci când întocmești o fișă de post

  • Nu utiliza jargon profesional sau intern. Cel mai curând, membrii echipei tale sunt familiarizați cu anumite cuvinte / expresii relevante pentru domeniul de activitate a companiei. Totodată, când creezi fișa postului, este recomandat să eviți utilizarea acestor termeni. Astfel, nu vei fi nevoit să dai explicații candidaților noi, care nu sunt familiarizați cu unele cuvinte sau expresii care sunt deja tipice pentru compania ta.
  • Nu utiliza un stil narativ. Îmbină informația în cele mai simple scenarii cu Da sau Nu și nu ezita să folosești cifre exacte pentru a măsura unele fenomene / activități / taskuri.
  • Nu neglija actualizarea fișei postului. Chiar și după ce ai creat fișa postului, munca asupra ei nu s-a finalizat. Este important să păstrezi fișa postului actualizată, corelând conținutul acesteia cu nevoile actuale ale postului. Revizuiește periodic descrierile postului pentru a te asigura că reflectă orice schimbări ce s-au produs în compania ta.

Întocmirea fișelor de post reprezintă un element important în procesul de recrutare a candidaților și în procesul de management al angajaților actuali. Fișa de post stă la baza multor procese importante precum recrutarea, stabilirea relațiilor dintre angajați, stabilirea responsabilităților, managementul performanței. Astfel, fișa postului este un instrument vital pentru afacerile din toate domeniile. Până la urmă, indiferent de activitatea pe care o desfășoară compania ta, odată ce ai cel puțin un angajat, deja ai nevoie de o fișă de post întocmită corect.

Suntem aici pentru a-ți oferi suportul necesar în această activitate, apelează cu încredere 078067887, și obține o consultație gratuită de la experții DAD Human Capital!