Cum organizezi ședințe online productive? - DAD Human Capital

Cum organizezi ședințe online productive?

19.04.2021

Numărul de organizații care utilizează ședințe online a crescut de la 50.000 în 2017 la 500.000 în 2020. Aceste date au fost obținute în urma studiului realizat de către Venture Beat. Cu o dinamică în creștere, ședințele online erau populare și în afara circumstanțelor pandemice, dar, odată cu lansarea pandemiei, popularitatea acestora a crescut. Popularitatea în acest caz este determinată, de fapt, de necesitatea de a organiza meeting-uri și imposibilitatea de a face acest lucru în condiții tradiționale.

Totodată, conform studiului realizat de către echipa Lifesize, 98% din angajații care sunt implicați regulat în meetinguri online susțin că acestea le oferă un boost de productivitate. Astfel, se pare că adaptarea la noua realitate prin organizarea ședințelor online reprezintă nu doar un instrument eficient de acoperire a necesităților de comunicare corporativă, dar și un instrument de creștere a productivității angajaților.

Ședințele online au devenit o parte indispensabilă a vieții corporative și, datorită avantajelor care le prezintă, acest tip de întrunire va rămâne actual chiar și în afara circumstanțelor pandemice. Anume din acest motiv este important ca managerii de afaceri să stăpânească arta organizării unor meeting-uri virtuale eficiente, meetinguri în care angajații o să fie implicați și productivi. În continuare descriem o serie de sfaturi și tehnici care te vor ajuta să organizezi asemenea meetinguri eficiente.

Crează o agendă virtuală clară și structurată

Odată ce ședința va avea loc în regim virtual, ar fi bine ca și agenda pentru aceasta să fie una interactivă. Un mod eficient de a face acest lucru este partajarea agendei odată cu invitația la meeting. Nu ai nevoie de softuri sofisticate pentru a face acest lucru, Google Calendar se descurcă destul de bine cu această misiune. Astfel, poți seta o invitație în Google Calendar care ar conține link-ul și agenda ședinței. Totodată, ai putea da tag membrilor echipei care sunt responsabili de pregătirea anumitor materiale / informații. Acesta ar putea fi un kindly reminder foarte util pentru aceștia.

Pentru a evita lipse / întârzieri / deconectări de la meeting-ul planificat, este recomandat să partajezi agenda ședinței cu cel puțin 24 ore înainte de ședința planificată. Acest lucru ar permite angajaților remote să-și organizeze taskurile în așa mod, încât să fie prezenți și productivi în cadrul ședinței stabilite.

Păstrează-ți echipa implicată

Una dintre cele mai mari provocări ale întâlnirilor virtuale este determinată de dificultatea de a păstra toți participanții implicați și interesați. În acest sens, în calitate de facilitator al ședințelor, misiunea ta este de a te asigura că fiecare participant are posibilitatea de a-și expune părerea. Un fenomen răspândit în cadrul ședințelor online este monopolizarea discuției – situația în care în mare parte discută doar câțiva participanți. Un trick eficient în acest sens este utilizarea tehnicii Round Robin. Această tehnică presupune că fiecare participant va oferi propriile comentarii pentru fiecare subiect abordat. Astfel vei reuși să păstrezi membrii echipei implicați în dezbaterea subiectului, reducând, totodată, riscul că aceștia se vor plictisi pe parcursul ședinței.

Partajează rezumatele ședințelor

Este important ca membrii echipei tale să rețină momentele cheie discutate la ședințe pentru a le implementa în modul corespunzător. În acest sens, drept alternativă notițelor tradiționale poți veni cu o abordare mai specială. Poți înregistra în format video ședințele online pentru a le folosi pe intern sub forma unui rezumat al ședințelor. Astfel, membrii echipei tale vor putea accesa înregistrarea de fiecare dată când vor avea nevoie să analizeze sau să recapituleze anumite secvențe din ședințele anterioare. Acesta este, totodată, un trick foarte eficient în cazul în care petreci în regim online nu doar ședințe, dar și instruiri. Înregistrarea instruirilor te-ar ajuta să-ți formezi o bază solidă de cunoștințe, bază pe care o vei putea aplica în instruirea viitorilor angajați. 

Citește și: Departamentul HR – de ce este important pentru compania ta?

Ședințe virtuale – ședințe interactive

Ședințele plictisitoare sunt dificile în moderare și foarte modeste în ceea ce privește eficiența acestora pentru afacerea ta. O metodă eficientă și simplă de a face ședințele mai captivante este utilizarea anumitor instrumente de prezentare interactivă. De exemplu, dacă scopul ședinței este determinarea obiectivelor și modalităților de a le realiza, prezintă aceste obiective într-o prezentare dinamică. O abordare și mai interactivă ar presupune să stabilești împreună cu echipa aceste scopuri și să creați o prezentare în timp real. Astfel, pe lângă participarea la ședința propriu-zisă veți face și un good teamwork în ceea ce privește alegerea șablonului de prezentare, design-ului, etc.

Promovează ședințe online cu “camere conectate”

O ședință online în care toți participanții se conectează nu doar cu sunet, dar și cu video, crește efectul de prezență. Este un trick util în special pentru echipele care lucrează la distanță permanent sau echipele care se văd foarte rar în oficiu. Atunci când participanții se conectează între ei cu video, aceștia interacționează mai ușor între ei, sunt mai deschiși și mai implicați.

Deși au devenit o parte firească a vieții corporative, meeting-urile online în continuare creează anumite provocări pentru managerii de afaceri și lideri de echipe. Sursa acestor provocări provine de la faptul că este mai dificil de a organiza și a menține implicați membrii unei echipe remote. Totodată, o agendă bine structurată și partajată din timp, fiind combinată cu o moderare profesionistă a ședinței îți poate oferi rezultate de productivitate impresionante. Astfel, odată ce vei reuși să organizezi ședințe online eficiente, vei reuși nu doar să construiești o echipă remote productivă, dar și să reduci anumite costuri aferente ședințelor tradiționale (face-to-face).

Echipa de experți DAD Human Capital îți oferă suportul necesar în alegerea celor mai eficiente cadre, apelează cu încredere la servicii de recrutare. Vă oferim o consultație personalizată și absolut gratuită! Vezi aici pagina de contacte.