Brainstorming-ul un instrument eficient pentru afacerile contemporane

Brainstorming-ul eficient permite echipei tale să creeze planuri reușite de acțiuni și să implementeze cu ușurință proiecte noi. Totodată, organizarea regulată a brainstorming-urilor crește nivelul de implicare a angajaților din compania ta și reduce fluctuația personalului. La aceste concluzii au ajuns cercetătorii NIU  după ce au studiat 151 participanți repartizați în 41 grupuri de brainstorming. Un alt aspect important descoperit în cadrul cercetării ține de efectul “spărgător de gheață” caracteristic brainstormingului. Studiul a demonstrat că desfășurarea brainstorming-urilor cu implicarea noilor membri în echipele deja formate “topește” gheața și permite membrilor noi să se simtă mai implicați. Același lucru funcționează și în cazul companiilor: desfășurând brainstorminguri cu implicarea angajaților noi, accelerezi procesul de adaptare a acestora. 

Astfel, putem contura principalele 3 beneficii pe care le poți valorifica, organizând brainstorminguri:

1. Generare de idei noi și diverse, capabile să genereze la rândul său soluții potrivite pentru afacerea ta. În cadrul brainstormingului, o problemă este privită din mai multe puncte de vedere. Acest lucru îți permite să obții o diversitate în ceea ce privește soluțiile generate, iar ulterior, să alegi soluția oportună pentru business-ul tău.
   
2. Consolidare lucrului în echipă. Sesiunile de brainstorming consolidează echipele și cresc nivelul de implicare al angajaților. În cadrul brainstorming-urilor membrii echipei “sunt într-o barcă”, de aceea sunt determinați să găsească modalități eficiente de colaborare și comunicare.
   
3. Reducerea rutinei zilnice. Sesiunile de brainstorming, deși presupun efort intelectual și emoțional, ar putea servi drept refugiu de la rutina zilnică care îți afectează angajații. În procesul de căutare a soluțiilor angajații devin mai entuziasmați, productivi și implicați.

Pentru a valorifica aceste avantaje, este important să organizezi brainstorming-uri complexe cu setarea clară a problemelor și selectarea modului oportun de desfășurare a acestora. În continuare descriem principalele etape în desfășurarea sesiunilor de brainstorming eficiente, dar și unele recomandări aferente acestor etape.

Cum organizezi un brainstorming eficient? Etape și recomandări

1. Definește problema care va fi abordată.

Problema ar trebui formulată prin intermediul unei întrebări clare. Totodată, întrebarea ar trebui să determine participanții la brainstorming să genereze soluții concrete. Exemple de întrebări:

• Cum putem crește productivitatea la etapa de producție X?
• Cum putem crește notorietatea brandului?
• Cum putem reduce costurile fixe?

2. Adună o echipă.

Conform statisticilor, cele mai eficient brainstorminguri sunt cele la care participă 5-8 participanți. Însă, nu este interzis să experimentezi cu numărul participanților. O condiție vitală pentru desfășurarea unui brainstorming eficient este ca majoritatea participanților să se cunoască între ei. Ce ține de moderator, acesta trebuie să  fie  o persoană de încredere, capabilă să gestioneze conflictele, să completeze pauzele și să dirijeze lucrul întregii echipe.

3. Setează agenda brainstormingului.

În primul rând, alocă suficient timp pentru a descrie problema și limitele soluțiilor care vor fi generate. Pentru această activitate se recomandă să aloci aproximativ 20 de minute.

• generare ideilor (aproximativ 30 minute);
• discuția, sortarea și filtrarea ideilor generate (20 minute);
• finalizarea sesiunii de brainstorming (cu totalizări, concluzii și decizii generate în cadrul sesiunii).

4. Desfășurarea și moderarea eficientă a sesiunii de brainstorming.

Această etapă presupune moderarea ședinței și gestionarea echipei în procesul de generare de idei și soluții. Pentru a crește productivitatea acestor sesiunii, deseori, companiile implementează diverse tehnici de desfășurare a brainstorming-urilor. Aceste tehnici presupun abordări speciale, care permit echipei tale să fie mai productivă și să genereze idei inovative. În continuare descriem câteva tehnici de brainstorming, care vor oferi brainstorming-urilor tale un nou nivel de eficiență și interactivitate.

Tehnici de brainstorming neobișnuite, dar eficiente

Analiza “DE CE-urilor”.

Această tehnică a derivat din una dintre practicile bune utilizate de către cei de la Toyota. Tehnica constă în faptul că fiecare răspuns obținut la o întrebare este urmat de întrebarea repetată “De ce?”. Astfel, fiecare problemă este discutată în cadrul mai multor iterații și este trecută prin mai multe filtre. Acest lucru permite echipei să găsească adevăratul miez al problemei. Aplicând această metodă în compania ta ar trebui să asiguri o comunicare deschisă a participanților la brainstorming. Comunicarea liberă și deschisă este condiția vitală care determină buna funcționare a acestei abordări.

Rolestorming.

Această tehnică permite generarea de idei, abordări și soluții specifice. Esența tehnicii este simplă: este necesar ca membrii echipei să abordeze problema prin prisma unei alte personalități. Cu alte cuvinte, echipa ta ar trebui să  se pună în rolul unei personalități relativ renumite și să analizeze problema din punctul de vedere al acesteia. Poți alege orice rol care ți se pare relevant pentru problema pe care o pui în discuție. Principalul beneficiu al acestei abordări constă în faptul că participanții brainstorming-ului se vor abstractiza și vor gândi dincolo de limite. Tehnica este extrem de potrivită pentru soluționarea unor probleme speciale sau pentru implementări inovatoare.

Tehnica ideilor prompte.

Această tehnică se bazează pe legea lui Parkinson despre extinderea muncii în așa mod, încât aceasta să umple timpul disponibil pentru finalizarea ei. Poți folosi acest fenomen în propriul avantaj. Setează o limită de timp pentru generarea ideilor în cadrul brainstorming-ului. În condiții de timp limitat, creierul uman este mai productiv. Astfel, cel mai curând, utilizând această metodă vei putea crește productivitatea brainstorming-urilor tale, fără a afecta calitatea ideilor. Tehnica se potrivește perfect pentru echipele mereu suprasolicitate, care evită ședințe lungi.

Reverse brainstorming.

Această tehnică se deosebește radical de celelalte tehnici prin faptul că scopul participanților nu este de a rezolva o problemă, ci dimpotrivă, de a o crea. Aplicând această tehnică de brainstorming vei pune în discuție întrebarea: “Cum putem provoca apariția acestei probleme?”. Această tehnică este eficientă în procesul de testare a soluțiilor sau a produselor / proceselor recent implementate. Utilizând această abordare echipa ta va reuși să rezolve anumite probleme până la apariția acestora.

Escalada de brainstorming.

Această tehnică de brainstorming presupune generarea individuală de idei, discuția lor în grupuri separate, iar ulterior, împărtășirea cu întreaga echipă. Procesul începe cu un facilitator care pune o întrebare întregului grup. După aceasta în încăpere rămân doar doi coechipieri care discută subiectul. Ceilalți mebri ai echipeii așteaptă în altă sală, iar ulterior, facilitatorul permite celui de al treilea membru să se alăture echipei.

Al treilea și noul coechipier își împărtășește mai întâi ideea, iar ulterior o discută cu ceilalți doi coechipieri. Al patrulea membru al grupului intră apoi în cameră și își împărtășește mai întâi ideea, după care o discută cu ceilalți 3 coechipieri. Procesul continuă astfel până când toți membrii grupului se alătură echipei și își împărtășesc ideile.

Aplicând această tehnică vei reduce influența factorului de grup asupra ideilor individuale. Totodată, utilizând abordarea respectivă oferi posibilitatea de exprimare membrilor mai timizi, care ar ezita să discute ideea cu un grup mai mare de colegi.

Brainstormingul reprezintă un instrument eficient pentru afacerile contemporane în ceea ce privește generarea de idei și soluții, și totodată, în ceea ce ține de consolidarea echipei. Sesiunile de brainstorming nu presupun anumite costuri, dar în schimb, ideile generate în cadrul acestor sesiuni pot deveni de neprețuit. Astfel, organizarea brainstorming-urilor ar trebui să devină o activitate regulată pentru companiile care tind să valorifice potențialul maxim al fiecărei oportunități.