Cum poți câștiga prin externalizarea salarizării?

Conform datelor Statista, în 2019, 38% din totalul companiilor la nivel mondial își externalizează complet sau parțial departamentul de payroll. Pe lângă faptul că este destul de impunătoare, această pondere mai are și tendința să crească. În 2015, de exemplu, același indicator a avut o valoare de doar 17%. Aceste date sunt foarte apropiate de rezultatele prezentate în raportul studiului “The 2018 Payroll Operations Survey” realizat de către Deloitte. Conform acestui studiu, 39% din companii folosesc externalizarea serviciilor de Payroll pe bază de cloud, iar încă 21% analizează în serios această opțiune.

Externalizarea serviciilor de Payroll reprezintă contractarea unei companii externe cu scopul asigurării din partea acesteia a tuturor activităților și proceselor legate de salarizare. Reieșind din datele prezentate mai sus, observăm că această abordare capătă popularitate în întreaga lume, acest fapt fiind determinat de avantajele pe care le prezintă externalizarea salarizarii. În cea mai mare parte este vorba despre reducerea riscurilor, reducerea costurilor, economisirea timpului, dar și alte avantaje relevante pentru afaceri. În continuare descriem aceste avantaje, dar și atașăm o listă de recomandări care te vor ajuta să-ți externalizezi cu succes activitatea de payroll.

Beneficiile externalizării activităților de salarizare

Reduce principalele riscuri legate de salarizare

Angajând o companie expert în prestarea serviciilor payroll, obții expertiza acesteia în ceea ce privește salarizarea și reglementările fiscale aferente. Aceste reglementări de obicei sunt nuanțate și complexe. În acest sens, un partener potrivit, asigură un nivel înalt de expertiză în legislație, reglementări guvernamentale, confidențialitate și securitate. Astfel, riscurile de producere a erorilor în aceste domenii se reduc la minim. Acest lucru este deosebit de valoros dacă deții o afacere mică și ai o experiență de salarizare relativ modestă. Alegând partenerul potrivit, vei obține servicii eficiente, sigure, exacte și confidențiale. Astfel, vei putea asigura respectarea tuturor reglementărilor de către compania ta și vei putea reduce riscul erorilor în procesul de salarizare.

Generalizăm și enumerăm principalele riscuri pe care le reduce externalizarea activităților de salarizare:

• Reduce riscul de penalități și taxe costisitoare;
• Asigură respectarea legislației fiscale, legislației muncii, precum și a altor reglementări aferente procesului de salarizare;
• Reducerea riscului de plăți inexacte sau întârziate către angajați.

Salvează timp.

Odată ce externalizezi activitățile de salarizare, oferi mai mult timp departamentului HR și departamentului financiar. Acest timp poate fi valorificat prin realizarea activităților mai importante. Astfel, specialiștii din aceste departamente vor fi disponibili să lucreze mai mult la elaborarea și ajustarea strategiilor, precum și la alte activități critice pentru afacerea ta.

Reduce costurile.

Costurile directe ale procesării salarizării pot fi reduse considerabil prin colaborarea cu un furnizor de servicii payroll. Procesarea salariilor pe intern presupune atât costuri de retribuire a muncii pentru specialiștii implicați, cât și costuri de întreținere de softuri specializate. Dacă ar fi să estimezi costurile acestei activități pe intern, iar ulterior, să raportezi acest cost la cel al serviciilor de payroll, vei rămâne plăcut surprins. Externalizarea activității de salarizare, într-adevăr, este mai ieftină decât întreținerea departamentelor interne responsabile de această activitate. Acest lucru se datorează faptului că firmele care prestează servicii de payroll își pot optimiza anumite cheltuieli. În consecință, acest factor determină și costuri mai mici pentru clienți.

Vezi și: Cum se calculează salariul?

Crește securitatea.

Procesul de salarizare este un proces complex, care ar trebui să se desfășoare în condiții sporite de securitate. De obicei, crearea unui sistem personalizat de securitate a datelor și operațiunilor este costisitor și necesită un anumit nivel de expertiză în domeniu. Totodată, fără măsuri adecvate de securitate, expui atât angajații, cât și compania ta la riscuri precum extragere fonduri, furt de date cu caracter personal, etc.

În acest sens, unul dintre avantajele esențiale ale furnizorilor de servicii payroll sunt normele înalte de securitate. Companiile din acest domeniu investesc sume mari pentru a implementa metode sigure de stocare și protecție a datelor. Aceste companii, de obicei stochează date descentralizat, pe mai multe servere. Aceste măsuri, combinate cu facilitatea de a face backup-uri regulate permite securizarea datelor, cât și recuperarea lor în cazul în care acestea au fost deteriorate sau șterse.

Îți oferă o echipă de experți. 

Prin externalizarea salariului, o afacere mică poate profita de expertiza, care anterior era disponibilă doar marilor companii. Companiile de outsourcing au, de obicei, o echipă de experți specializați în diverse domenii ale resurselor umane și salarizării. Astfel, pe lângă contractarea serviciilor de payroll, poți colabora în continuare cu firma expert și pe alte aspecte, obținând expertiză calificată și ajustată specificului companiei tale.

Cum îți externalizezi payroll-ul?

Pas #1. Determină activitățile pe care le vei externaliza și sarcinile furnizorului de servicii în acest sens. 

Înainte de a alege un furnizor de salarizare, trebuie să determini activitățile exacte pe care acesta va urma să le acopere. Odată ce ai un control asupra nevoilor tale de salarizare, poți începe pregătirea listei de sarcini. Această listă va conține toate activitățile pe care ai decis să le externalizezi, divizate pe sarcini specifice.

Pas #2. Cercetează piața serviciilor de payroll. 

La această etapă vei cerceta furnizorii care pot acoperi activitățile de salarizare pe care dorești să le externalizezi. Este recomandat să cercetezi companiile în 2 etape:

• prima ar fi cercetarea companiei pe online (analiza site-ului, serviciilor prestate, analiza expertizei pe care o poate oferi compania);
• a doua etapă de analiză s-ar referi la ședințele particulare cu firmele care te-au interesat după ce le-ai analizat la etapa precedentă.

Ar fi bine să creezi și o listă de avantaje și dezavantaje pentru fiecare companie pe care o analizezi. Acest lucru te va ajuta să iei o decizie mai obiectivă.

Salarizarea este un aspect vital pentru orice companie. Astfel, atunci când alegi compania de externalizare a activității de payroll este recomandat să analizezi minuțios următoarele aspecte:

• nivelul de expertiză a companiei;
• experiența companiei;
• asigurarea cu resursele necesare (resurse umane, resurse software);
• capacitatea de a reacționa prompt la solicitările tale;
• normele de securitate a datelor.

Pasul #3: Alege compania cu care vei colabora și stabilește conexiunea.

După ce ai ales compania către care vei expedia activitățile de salarizare, urmează să stabilești conexiunea cu compania în cauză. Prin conexiune se subînțelege totalitatea acțiunilor prin efectuarea cărora veți construi un model eficient de comunicare. Acest model îți va permite să organizezi un proces eficient și corect de externalizare a activității de payroll.

Capacitatea de a plăti salariul continuu, la timp și în conformitate cu legislația actuală va depinde în mod direct de disponibilitatea organizației tale de a face față diferitelor provocări ale procesului de salarizare. Deși salarizarea o parte esențială a afacerii, cât și o parte vitală a creșterii, aceasta poate fi externalizată cu succes.

Apelează-ne cu încredere – experții DAD Accountant îți vor oferi o consultație gratuită și ajustată necesităților tale!