Digitalizarea în cadrul departamentului contabil - o necesitate în anul 2020

Digitalizarea în cadrul departamentului contabil – o necesitate în anul 2020

04.12.2020

Un sondaj recent, realizat de AvidXchange, arată că trei din patru departamente contabile au început să utilizeze cel puțin o soluție tehnologică nouă, drept răspuns la pandemie. Având în vedere acest lucru, observăm că departamentele de contabilitate au identificat importanța, necesitatea și eficiența inteligenței artificiale. Dacă ar fi să analizăm tipurile de tehnologii care, în opinia contabililor, ar avea cel mai mare impact în anul 2020, acestea ar fi:

  • inteligența artificială / AI / învățarea automatizată (58,6% respondenți);
  • plățile în timp real (43,6% respondenți);
  • automatizarea altor procese (53,8% respondenți).

Digitalizarea proceselor contabile nu doar sporește nivelul de eficiență a departamentelor contabile, dar reduce și nivelul de stres al contabililor. Astfel, conform studiului, aproximativ 80 la sută dintre respondenții la sondaj au declarat că noile tehnologii le fac munca mai puțin stresantă în timpul pandemiei. Astfel, dacă până nu demult, aplicarea tehnologiilor în contabilitate era mai mult o opțiune, acum acest lucru devine, treptat, un must have. Mediul actual nu permite departamentelor contabile să-și desfășoare activitatea fără aplicarea tehnologiilor contemporane și fără acces la informații de la distanță. În acest sens digitalizarea contabilității oferă un șir de avantaje și soluții care contribuie la  buna funcționare a celorlalte procese din cadrul companiei.

Anul 2020, fiind marcat de pandemia COVID-19, a scos în evidență, precum am menționat, necesitatea acută de aplicare a tehnologiilor în contabilitate. Astfel, aproximativ 60% din proprietari de afacere consideră că trebuie să reevalueze planul lor de pregătire pentru situații excepționale după ce au experimentat efectele pandemiei. Mai mult decât atât, circa 16% din respondenți nu aveau niciun plan de acest gen înainte de acest an. Natura globală a pandemiei a arătat cât de important este ca fiecare companie, indiferent de regiune sau dimensiune, să fie gata să-și facă treaba în afara biroului la un moment dat. Acest lucru este valabil și pentru departamentele de contabilitate sau companiile contabile.

Digitalizarea circuitului de acte și rapoarte

Una dintre măsurile aplicate pentru a combate pandemia COVID-19 a fost distanțarea socială. Această măsură a avut impact imediat asupra circuitului fizic de acte. Disponibilitatea fizică a actelor a scăzut brusc, făcând destul de dificilă semnarea acestora în modul obișnuit. În aceste condiții, decisiv devine nivelul de digitalizare deja existentă în cadrul companiei sau capacitatea companiei de a digitaliza rapid procesele contabile.

Circulația și semnarea actelor la distanță în Republica Moldova se realizează prin intermediul platformelor guvernamentale:

  • Msign – pentru aplicarea semnăturii electronice: serviciul permite semnarea actelor la distanță prin utilizarea unui sistem informațional securizat;
  • E-factura – sistem informațional care asigură circulația electronică a facturilor între furnizori și beneficiari.
  • platforme de stat pentru recepționarea electronică a rapoartelor precum raportare.md, servicii.fisc.md. Prin intermediul acestor platforme poți depune rapoarte online, evitând contactul fizic și aglomerațiile.

Facilitățile enumerate mai sus erau puse la dispoziția antreprenorilor și pînă la lansarea situației pandemice. Totodată, importanța și necesitatea lor s-a evidențiat într-un mod special în circumstanțele actuale. Datorită sistemelor de semnare acte, circulație acte și raportare online, întreprinderile au reușit să se adapteze măsurilor impuse de pandemie. Circulația și semnarea actelor nu s-a stagnat odată cu distanțarea socială, iar aceasta este o condiție vitală pentru desfășurarea neîntreruptă a activităților economice.

Care sunt direcțiile în care îți poți digitaliza procesele din departamentul contabil?

1. Automatizează-ți procesele contabile pentru a crește eficiența zilnică.
Digitalizarea permite îndeplinirea unor sarcini de până la cinci ori mai rapid decât realizarea lor manuală. Astfel, automatizarea proceselor îți permite să nu mai pierzi timp pentru procesele de rutină. Totodată, scutind angajații din departamentul contabil de sarcinile de rutină, crești automat eficiența lor. Astfel, ei vor fi disponibili să realizeze un volum mai mare de lucru și să devină mai productivi.

2. Urmărește și accesează contabilitatea în timp real.
Implementarea tehnologiei cloud în contabilitate îți permite să ai acces la ea și în afara biroului. Doar prin câteva click-uri vei putea afla datele de care ai nevoie. Astfel, vei putea urmări și eficientiza procesele din departamentul contabil, sporind totodată și eficiența comunicării. În cazul în care vei avea nevoie de date pe care le poți accesa singur, nu va fi nevoie să sustragi angajații tăi din departamentul contabil. Astfel, vei oferi departamentului contabil mai mult timp pentru îndeplinirea sarcinilor mai importante.

3. Externalizează-ți contabilitatea la domiciliul angajaților.
O direcție actuală pentru anul 2020 și pentru situația pandemică în care ne aflăm. Precum am menționat, pandemia COVID-19 a evidențiat importanța soluțiilor alternative de adaptare la lockdown. Datorită sistemului cloud, poți asigura accesul la contabilitatea ta pentru angajații care vor fi nevoiți să lucreze remote. Astfel, te vei asigura că o bună parte din procesele contabile din compania ta vor derula și în condiții de izolare.

4. Automatizează-ți operațiunile cu numerar.
Automatizarea operațiunilor ce țin de cash-flow-ul companiei ajută la eficientizarea întregului proces de plăți. Totodată, automatizarea operațiunilor cu numerar îți oferă un control sporit asupra procesului de plată. Astfel, vei putea urmări mai ușor soldurile raportate, valoarea și perioada plăților, etc. Un alt avantaj al acestei direcții de digitalizare este prevenirea erorilor umane ce țin de operațiuni cu numerar. Sistemul de automatizare captează  cu un grad ridicat de precizie informații atât din facturi digitale, cât și de pe hârtie. Apoi sistemul procesează aceste facturi automat și verifică încrucișat informațiile.

Adaptarea digitală rapidă a permis departamentelor contabile să răspundă și să se adapteze situației pandemice. ,,Noua normalitate” a limitat contactul fizic, respectiv și circulația fizică a actelor. În circumstanțele respective, cel mai bine și rapid reușesc să se adapteze companiile a căror departamente contabile sunt digitalizate. Aceste companii reduc considerabil riscul de stagnare a operațiunilor contabile. Totodată, datorită digitalizării, companiile respective pot externaliza o parte din procesele contabile la domiciliile angajaților. Astfel, digitalizarea în cadrul departamentului de contabilitate reprezintă unul dintre factorii vitali de care depinde în mod direct activitatea eficientă și neîntreruptă a companiei în general.