Cum reduci cheltuielile fără a pierde din vânzări? - DAD Accountant

Cum reduci cheltuielile fără a pierde din vânzări?

19.04.2021

Planificarea strategică a cheltuielilor pornește de la abordarea fiecărei cheltuieli drept cheltuială importantă. Totodată, în procesul acestei planificări a cheltuielelor managerii de afaceri înțeleg care sunt cheltuielile cu adevărat importante și vitale pentru afacere, iar care cheltuieli ar putea fi reduse. În acest articol descriem câteva modalități eficiente prin care poți evalua și reduce cheltuielile afacerii tale fără a afecta semnificativ proces operațional.

Clasifică cheltuielile

O modalitate eficientă pentru determinarea priorităților este raportarea cheltuielilor la beneficiile pe care le generează acestea. În cazul în care afacerea ta are anumite cheltuieli care nu generează sau nu vor genera în viitor beneficii esențiale, ar fi cazul să revizuiești și sp reduci cheltuielile de acest tip. De exemplu, dacă anticipezi cheltuieli legate de achiziționarea unui utilaj nou, calculează în ce măsură acesta va avea aport la procesul operațional. În cazul în care aportul este neesențial, ar fi bine să analizezi oportunitatea de a reduce cheltuielele prin upgrade-ul utilajului actual, de exemplu.

O asemenea abordare îți va permite să determini relevanța cheltuielelor, dar și să le clasifici în dependență de prioritatea pe care le au. Reieșind din aceasta, poți realiza o clasificare a cheltuielilor în modul următor:

  • cheltuieli cu prioritate înaltă (de care depinde eficiența sau continuitatea procesului operațional);
    
  • cheltuieli acceptabile (cheltuieli care nu au influență majoră în prezent, dar pot contribui la prosperitatea afacerii pe termen lung);
    
  • cheltuieli inutile (cuprind toate cheltuielile reducerea cărora nu va afecta semnificativ afacerea ta).

O clasificare a cheltuielilor reieșind din prioritatea acestora te va ajuta să identifici aspectele pentru care cheltuielile nu pot fi reduse nicidecum, dar, totodată, și aspectele pentru care poți reduce cheltuielele fără niciun risc. După ce ai stabilit prioritățile financiare a afacerii tale ar fi bine să faci un scurt audit a cheltuielilor cu prioritate redusă (cheltuieli inutile). Realizând acest audit vei observa că lista “must-have-urilor” se va reduce semnificativ, iar eliminarea ulterioară a cheltuielilor inutile va deveni mai simplă.

Folosirea resurselor disponibile într-un mod eficient și aplicarea KPI-urilor

Pentru a utiliza eficient resursele companiei tale și pentru a reduce cheltuielele este important ca fiecare resursă investită să aducă cât mai multă utilitate afacerii. Acest lucru este valabil pentru toate cheltuielile companiei tale (inclusiv cele salariale). O modalitate eficientă de a face acest lucru este implementarea KPI-urilor. Implementarea indicatorilor de performanță îți permite consolidarea cheltuielilor, astfel încât vei aloca cheltuieli doar pentru performanța și eficiența deja atestată.

Astfel, KPI-urile sunt mai mult decât cifre pe care le monitorizezi la un anumit interval de timp. Acești indicatori îți permit să înțelegi performanța anumitor cheltuieli și să decizi dacă este rentabil pentru afacerea ta să suporte aceste cheltuieli în continuare.

Reducerea costurilor de aprovizionare

Când vine vorba de costurile de aprovizionare, fiecare bănuț economisit este un bănuț câștigat. Astfel, dacă afacerea ta efectuează în mod regulat achiziții, obținerea celor mai bune oferte de la furnizori face diferența și reprezintă un factor care determina  profitabilitatea afacerii.

Pentru a reduce costurile de achiziții, în calitate de manager a afacerii  este important să verifici mereu disponibilitatea reducerilor și existența surselor de achiziții alternative.  De exemplu, un proprietar de panificație ar putea descoperi că un nou depozit vinde făină cu 25% mai puțin decât furnizorul actual. Proprietarul se poate întoarce la furnizorul existent și poate solicita o reducere de 25% sau poate schimba furnizorul.

Un lucru răspândit în procesul de achiziții este jena de a cere reduceri. Deseori, managerii de afaceri au percepția eronată că în relațiile B2B nu este loc pentru reduceri. De fapt, reducerea de preț este un element de bază a unui proces de negociere, astfel, dacă dorești să reduci costurile de achiziții nu ezita să negociezi reduceri. Efectiv, nu fiecare negociere se va solda cu o reducere de preț. Totodată, nu este exclus că, solicitând reducere de la un furnizor vei obține reciprocitate și, respectiv, o reducere de preț. Până la urmă, solicitarea unei reduceri nu te costă nimic, dar, totodată poate reduce costurile de aprovizionare în cazul în care reușești să obții reducerea.

O modalitate de a vă crește șansele de a obține reduceri este să-ți creezi o imagine pozitivă în rândul furnizorilor plătind facturile cu promptitudine. Majoritatea furnizorilor apreciază clienții care achită rapid sau chiar în avans, de aceea sunt de acord, uneori, să ofere reduceri suplimentare pentru a păstra acest parteneriat.

Citește și: Flexibilitatea – must have for Horeca în 2021

Reducerea costurilor de producție

În calitate de proprietar de afacere, caută întotdeauna modalități de a reduce costurile materiale și de a vă optimiza resursele. Iată câteva sugestii:

  • În cazul în care e posibil, creează un proces operațional bazat pe reciclare internă: reutilizează resturile procesului operațional precedent. Astfel, vei reuși să utilizezi și mai rațional materia primă.
    
  • Optimizează utilizarea tehnologiei. Gestionarea informațiilor despre stocuri, furnizări, vânzări, poate fi realizată prin intermediul instrumentelor automatizate. Implementarea unei platforme care va facilita acest tip de evidența îți va permite, în primul rând, să reduci anumite costuri, iar în al doilea, să te eliberezi de la anumite sarcini organizaționale.
    
  • Optimizează utilizarea spațiului de producere. Deseori, anume spațiul în care se desfășoară procesul operațional reprezintă un cost fix semnificativ. În cazul în care poți reduce suprafața spațiului pe care îl închiriezi fără a afecta volumul de producție, nu ezita să te reorganizezi deoarece, pe lângă costurile fixe, vei reuși să reduci și anumite costuri variabile.
    
  • Urmărește și măsoară eficiența operațională a afacerii tale pentru a ajusta și optimiza utilizarea resurselor disponibile. Setează parametri de performanță care ar reflecta obiectivele tale de eficiență și ar oferi stimulente atunci când aceste obiective sunt atinse.

Efectuarea analizei financiare înainte de contractarea împrumuturilor

Analiza financiară a afacerii te ajută să înțelegi căror aspecte să le oferi prioritate în ceea ce privește finanțarea suplimentară. Totodată, rapoartele financiară servesc drept bază solidă pentru calculul anumitor indicatori de creditare, precum ar fi capacitatea de împrumut, capacitatea de rambursare, etc. În vederea celor descrise, contractarea împrumuturilor fără o analiză financiară a afacerii determină riscuri pe 2 direcții:

  • contractarea împrumuturilor neperformante (incapacitatea companiei de a rambursa împrumutul conform condițiilor agreate);
    
  • contractarea împrumuturilor pentru cheltuieli inutile, iar ulterior, utilizarea irațională a finanțărilor obținute.

Astfel, pentru a consolida sistemul de cheltuieli și a exclude cheltuielile inutile este important ca, înainte de contractarea împrumuturilor, să se analizeze afacerea per ansamblu. Această analiză facilitează un proces decizional obiectiv și reduce riscul de contractare a împrumuturilor care nu vor contribui esențial la performanța afaceri.

Reducerea cheltuielilor este o pârghie reală prin care poți optimiza profitabilitatea afacerii tale. În cazul în care vei reuși să reduci cheltuielile fără a influența procesul operațional și fără a pierde din vânzări, valoarea cheltuielilor economisite va reprezenta un spor la profit. Experții DAD Accountant îți pot oferi suportul necesar în consolidarea cheltuielilor pe care le suportă afacerea ta.

Sună acum și obține o consultație gratuită pentru servicii de contabilitate sau servicii de raportare financiară. Vezi pagina de contacte.